Okres rozliczeniowy

Przepisy kodeksowe nie definiują okresu rozliczeniowego. Rozumienie tego pojęcia wywodzi się z ogółu przepisów Kodeksu pracy regulujących czas pracy, w tym zwłaszcza ustalających sposób obliczania wymiaru.

Można przyjąć, iż okres rozliczeniowy to określone przez pracodawcę na podstawie obowiązujących przepisów ramy czasowe, w granicach których ustalany jest wymiar, a na jego podstawie rozkład czasu pracy danego pracownika, z uwzględnieniem postanowień umowy o pracę, w zakresie w jakim rozstrzyga ona o czasie pracy zatrudnionego oraz postanowień normatywnych aktów wewnętrznych pracodawcy. Z upływem okresu rozliczeniowego pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia wykonania ustalonego rozkładu, a w szczególności do stwierdzenia i rozliczenia ewentualnej pracy pracownika ponad obowiązujące go normy bądź ponad przedłużony wymiar czasu pracy.

Kodeks pracy dopuszcza różne okresy rozliczeniowe, niekiedy uzależnione od systemu czasu pracy w jakim zatrudniony jest pracownik. Okres standardowy nie może przekraczać 4 miesięcy. Stosowany jest on w zdecydowanej większości przypadków do zatrudnionych w normach podstawowych (tj. 8 godzin pracy na dobę, przeciętnie 40 godzin i przeciętnie 5 dni w tygodniu). Występują również okresy rozliczeniowe krótsze. I tak, okres rozliczeniowy w systemie pracy w ruchu ciągłym nie może być dłuższy niż 4 tygodnie. W systemach:

• równoważnego czasu pracy,
   
• skróconego tygodnia pracy,
   
• pracy weekendowej,

co do zasady, okresy rozliczeniowe nie mogą przekroczyć jednego miesiąca. Z tym że w szczególnie uzasadnionych przypadkach w wariancie podstawowym systemu równoważnego oraz przy pilnowaniu, okres można wydłużyć do 3 miesięcy - jeśli jest to uzasadnione oraz do 4 miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku czy warunków atmosferycznych. Ponadto okres rozliczeniowy można wydłużyć - niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy - do 12 miesięcy kalendarzowych. Musi to być jednak uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, a ponadto zachowywać ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 K.p.).

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy w okolicznościach wskazanych w art. 129 § 2 K.p. ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie organizacje nie występują, w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 K.p.). Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p.

Uwaga! Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy wprowadza wydłużenie okresu rozliczeniowego protokołem dodatkowym. Do protokołu dodatkowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 241⁹ § 1 K.p.).

Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym, zamierzający wprowadzić 12-miesięczny okres rozliczeniowy, powinien:

Przykład porozumienia w sprawie wydłużenia okresów rozliczeniowych.

Przedłużony okres rozliczeniowy, zwłaszcza do maksymalnych 12 miesięcy, sprzyja znacznemu zróżnicowaniu liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach. W skrajnych przypadkach plan pracy na dany miesiąc może w ogóle nie przewidywać pracy. Na tę ostatnią okoliczność ustawodawca zabezpieczył interesy pracownika, który jest wynagradzany stawką godzinową lub według wyników pracy, wprowadzając gwarancję minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W pozostałych przypadkach, tj. gdy plan przewiduje choćby jedną godzinę pracy, gwarancja taka wynika z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2017 r. poz. 847). W myśl art. 7 ust. 1-2 tego aktu prawnego, jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania. Wyrównanie wypłaca się za okres każdego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia.

Producent lodów, u którego obowiązuje 12-miesięczny okres rozliczeniowy (od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku) w związku ze specyfiką produkcji zamierza w miesiącach letnich zaplanować maksymalną możliwą ilość godzin pracy, przy uwzględnieniu obowiązkowych odpoczynków, a w pozostałych miesiącach odpowiednio mniej, za wyjątkiem listopada, w którym pracownicy nie będą wykonywać pracy w ogóle. Pracownicy są wynagradzani według stawki za 1 godzinę.

W miesiącach, w których wynagrodzenie pracowników nie osiągnie poziomu minimalnego z powodu niskiej liczby roboczogodzin, pracodawca wypłaci im wyrównanie, a w listopadzie br., pomimo nieświadczenia pracy, wynagrodzenie w kwocie 2.100 zł.

Uwaga! W przypadku gdy pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, reguły ochronne nie znajdują zastosowania, gdyż za każdy miesiąc zatrudnienia powinien on otrzymać pełną stawkę umowną. Powyższe wynika ze specyfiki tego wynagrodzenia. Za każdy miesiąc przepracowany w pełnym zaplanowanym zakresie, niezależnie od liczby godzin roboczych, pracownik otrzymuje stawkę zagwarantowaną w umowie. Nie ma podstaw do wstrzymania tego wynagrodzenia w miesiącach, w których nie zaplanowano pracy w ogóle. Prowadziłoby to do faktycznego nieopłacenia skumulowanego wysiłku pracownika w części okresu przewidującego większą ilość godzin pracy, a w dłuższym okresie do uzyskania przez niego łącznie jedynie części wynagrodzenia wynikającego z umowy.

Pracodawca, o którym mowa w poprzednim przykładzie, objął 12-miesięcznym okresem rozliczeniowym także pracowników obsługi administracyjnej. Również dla nich rozplanuje pracę w taki sposób, aby listopad, który jest miesiącem planowych remontów i zabiegów higieniczno-sanitarnych, był miesiącem wolnym od pracy. Pracownicy ci są wynagradzani stałą stawką miesięczną. Za każdy miesiąc przepracowany w pełnym zakresie oraz za listopad 2018 r. otrzymają oni pełną stawkę wynagrodzenia zagwarantowaną umową.