Dieta krajowa

Dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju wynosi 30 zł (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży). Ta kwota obowiązuje zarówno pracowników sfery budżetowej, jak i zatrudnionych przez przedsiębiorców i innych pracodawców spoza budżetówki. Wynika to z faktu, iż 30 zł - czyli dieta krajowa pracownika budżetówki - to minimalna wysokość diety krajowej i zagranicznej gwarantowana pozostałym pracownikom w przypadku ustalania wysokości należnych im diet w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w indywidualnych umowach o pracę. W praktyce oznacza to, że pracodawca spoza budżetówki może obniżyć jedynie diety zagraniczne. W przypadku diet krajowych dopuszczalne jest jedynie podwyższenie diety. Wypłacając pracownikom wyższe diety krajowe lub zagraniczne trzeba liczyć się z tym, że nadwyżka dobowa ponad 30 zł lub kwotę diety określoną w przepisach dla danego państwa docelowego podróży będzie traktowana jako przychód ze stosunku pracy.

Kolejną cechą charakterystyczną diety krajowej jest to, że służy ona jedynie pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży). W konsekwencji zapewnienie pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia - przez co rozumie się trzy posiłki - powoduje, że za tą dobę podróży krajowej traci on prawo do diety (§ 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży). Dieta krajowa nie przysługuje ponadto w przypadku oddelegowania pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, gdyż nie ponosi on w tych okresach podwyższonych kosztów wyżywienia przebywając w miejscowości zamieszkania. Nie wypłaca się jej również za dni wolne spędzane w miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz czas przejazdu do i z tej miejscowości odbywanego na koszt pracodawcy w przypadku podróży krajowych trwających co najmniej 10 dni (§ 10 rozporządzenia w sprawie podróży).

Poza przypadkami uzasadniającymi pozbawienie prawa do diety ustawodawca przewidział możliwość jej obniżenia. Zapewnienie pracownikowi częściowego wyżywienia uzasadnienia zmniejszenie diety odpowiednio o:

• 25% tytułem śniadania,
   
• 50% tytułem obiadu,
   
• 25% w związku z bezpłatną kolacją.

Zasadę tą stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy pracownik korzysta z posiłków w ramach usługi hotelarskiej.

Pracownik przebywający w podróży krajowej dwie doby miał w ramach noclegu wykupioną obiadokolację i śniadanie kolejnego dnia. Uzasadnia to obniżenie diety w pierwszej dobie o 50%, czyli 15 zł, gdyż obiadokolacja jako obiad spożywany w porze kolacji uzasadnia potrącenie połowy, a nie 75% diety - gdyż jest to jeden posiłek i nie zastępuje dwóch. W drugiej dobie dieta może zostać obniżona o 25%, czyli 7,50 zł w związku z zapewnionym w hotelu śniadaniem. Tym samym za pierwszą dobę podróży pracownik otrzyma 15 zł, a za drugą 22,50 zł.

Na wysokość diet wpływa czas trwania podróży krajowej, gdyż wyjazdy mieszczące się w ramach doby rozlicza się inaczej od dłuższych podróży. Jeśli podróż krajowa trwa do 24 godzin obowiązuje zasada, iż połowa diety przysługuje pod warunkiem, że obejmuje ona co najmniej 8 do 12 godzin. Cała dieta przysługuje jeśli podróż przekracza 12 godzin, natomiast wyjazdy obejmujące mniej niż 8 godzin w ogóle nie rodzą prawa do diety.

Inaczej przedstawia się rozliczanie dłuższych podróży krajowych, gdyż po podliczeniu pełnych dób podróży obliczamy liczbę godzin podróży wystających poza pełne doby. Jeśli nie przekracza ona 8 godzin, pracownik ma prawo do połowy diety, w pozostałych przypadkach za taką rozpoczętą dobę podróży krajowej przysługuje mu cała dieta. Pomniejszenie diety w związku z niepełną dobą podróży rodzi pewne wątpliwości w kontekście zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia.

Pracownik odbył podróż krajową trwającą 9 godzin. W trakcie podróży - za zgodą pracodawcy - zjadł obiad, za który zapłacił służbową kartą kredytową. W takim przypadku nabył prawo do połowy diety krajowej, a jednocześnie zapewnienie obiadu uzasadnia obniżenie tego świadczenia o 50%. Oznacza to, że roszczenie z tytułu diety nie powstaje, gdyż należna połowa diety zostaje zmniejszona o odpowiadający jej zryczałtowany koszt obiadu (odpowiedź MPiPS z 23 marca 2013 r. dotycząca stosowania niektórych przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Pośrednio potwierdza to, że przy pomniejszaniu diet zryczałtowany koszt posiłków jest odnoszony do pełnego świadczenia również gdy dotyczy to niepełnej doby podróży.

Uwaga! Obniżenie diety może nastąpić maksymalnie do należnej pracownikowi części świadczenia. Jeśli podróż krajowa nie przekracza 12 godzin, a podwładny korzysta z dwóch bezpłatnych posiłków, pracodawca nie może żądać od niego zwrotu równowartości 25% diety (7,50 zł) za spożyty ponad należną dietę posiłek.

Omawiając kwestię posiłków w podróży służbowej nie można zapominać o posiłkach profilaktycznych przyznawanych pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym lub pod ziemią mocą rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Stanowią one odrębne świadczenie związane z wykonywaniem pracy w warunkach szczególnie uciążliwych, więc zapewnienie pracownikom wykonującym w podróży służbowej zadanie związane z dużym wysiłkiem fizycznym jednego dania gorącego nie uzasadnia obniżenia diety jak za bezpłatny obiad. Celem przyznania takiego posiłku jest uzupełnienie wydatku kalorycznego pracownika wykonującego prace związane z dużym wysiłkiem fizycznym, również w mikroklimacie zimnym, w warunkach podwyższonego obciążenia termicznego lub pod ziemią. Tym samym posiłków profilaktycznych nie należy traktować jako zapewnienia bezpłatnego posiłku w podróży służbowej, a ich wydanie pracownikom nie uzasadnia obniżenia diety (por. stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 15 września 2014 r. w sprawie posiłków profilaktycznych w podróży służbowej).

W lutym 2018 r. inżynier zatrudniony w dziale projektowym został oddelegowany wraz z kilkoma serwisantami do uruchomienia linii produkcyjnej u klienta. Na miejscu okazało się, że budynek, w którym znajdowała się linia nie jest jeszcze oddany i nie ma ogrzewania, więc pracodawca wykupił pracownikom gorące posiłki na stołówce kontrahenta. W ramach usługi hotelowej pracownicy mieli zapewnione śniadania oraz obiadokolacje, ale nie oznacza to braku prawa do diet krajowych.

Jeśli przyjmiemy, że obiadokolacja zastępuje obiad, tytułem posiłków wykupionych wraz z noclegiem, pracownikom można potrącić 75% diety. Pomimo spożywania trzech posiłków dziennie zachowują oni prawo do 25% diety krajowej, gdyż posiłek profilaktyczny pozostaje bez wpływu na wysokość diety.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio do pracowników odbywających podróże zagraniczne. Jeśli charakter poleconego zadania uzasadnia wydanie im posiłków profilaktycznych lub produktów do ich samodzielnego przyrządzenia, nie daje to podstaw dla obniżenia należnej pracownikowi diety, gdyż nie jest to równoznaczne z zapewnieniem posiłku w podróży.