Zakres przedmiotowy regulaminu pracy

Regulamin pracy jest aktem prawa wewnątrzzakładowego ustalającym organizację i porządek w procesie pracy oraz regulującym prawa i obowiązki pracodawców i pracowników. Nie jest on samodzielnym źródłem prawa, bowiem jego zakres, treść i tryb wydawania określają przepisy art. 104-104³ K.p. Regulaminy ze względu na ich powszechny charakter należą do najważniejszych zakładowych źródeł prawa. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników posiada obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, chyba że w zakresie wskazanym w zdaniu pierwszym obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Do tej liczby wlicza się wszystkich zatrudnionych bez względu na rodzaj umowy o pracę, czy wymiar ich czasu pracy. Nie wlicza się natomiast osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Omawiany akt prawa zakładowego powinien normować wszystkie istotne dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy kwestie organizacyjno-porządkowe i związane z nimi prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.

Każdy regulamin pracy powinien zawierać zarówno postanowienia o charakterze normatywnym, jak i informacyjnym oraz być zgodny z aktami prawa pracy wyższego rzędu. Regulacje w nim zawarte wiążą pracodawcę oraz wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę, mianowania, wyboru i powołania. Dotyczą również pracowników młodocianych. Natomiast jak wspomniano na wstępie, nie podlegają regulaminowi osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

W myśl art. 104¹ K.p., określając prawa i obowiązki stron stosunku pracy związane z porządkiem w zakładzie, regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
   
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
   
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe,
   
• porę nocną,
   
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
   
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
   
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
   
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
   
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
   
• sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
   
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
   
• informację o karach stosowanych w ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Wymieniony katalog spraw nie jest wyczerpujący, o czym przesądza zwrot "w szczególności". Regulamin pracy może więc określać jeszcze inne elementy porządku pracy istotne u danego pracodawcy. Przyjęte ustalenia powinny przede wszystkim uwzględniać odrębności występujące w konkretnym zakładzie, przy czym na zakres przedmiotowy regulaminu nie może wpływać liczba osób zatrudnionych. Zakres regulacji jest wynikiem istniejących potrzeb, w tym także między innymi znajomości prawa pracy przez pracowników.

Z powyższego wynika, że na treść regulaminu pracy składają się trzy sfery zagadnień, które dotyczą:

• porządku w procesie pracy,
   
• wzajemnych obowiązków pracodawcy i pracownika,
   
• informacji o karach w związku z odpowiedzialnością porządkową.

Na treść regulaminu pracy wpływ wywiera także RODO, co sygnalizowaliśmy w dziele I niniejszego dodatku. Podstawową kwestią do wprowadzenia w tym akcie jest rozszerzenie katalogu obowiązków pracodawcy o postępowanie w zakresie ochrony danych osobowych pracowników zgodnie z zasadami RODO i przepisami krajowymi oraz polityką bezpieczeństwa i innymi przepisami wewnątrzzakładowymi.

W firmie obowiązuje regulamin pracy, określający w jednym z działów podstawowe obowiązki pracodawcy, a w innym podstawowe obowiązki pracownika. Od 25 maja 2018 r. treść obydwu przepisów została uzupełniona o kolejny punkt o treści: "Pracodawca/Pracownik zobowiązuje się do przestrzegania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000), regulacji związanych z ochroną danych osobowych, w tym wewnątrzzakładowych polityk bezpieczeństwa oraz innych aktów zakładowych.".

Jak wyjaśniono na wstępie, regulaminy są zakładowymi źródłami prawa pracy. Ich postanowienia mają bezpośredni wpływ na kształtowanie treści praw i obowiązków pracowniczych. Zakres swobody ustalania zawartych w nich uregulowań jest ograniczony, bowiem postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy ustawowe oraz aktów wykonawczych do ustaw (także postanowienia układowe). Postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne dla pracowników są z mocy prawa nieważne i w ich miejsce mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.

W literaturze i w orzecznictwie spotkać też można stanowisko, że w sytuacji gdy regulamin przewiduje postanowienia mniej korzystne niż przepisy ustawowe oraz aktów wykonawczych do ustaw, w całości nie ma mocy wiążącej (por. uzasadnienie wyroku SN z 23 października 1979 r., sygn. akt I PRN 123/79, PiZS 1981/7/55). Wydaje się jednak, iż jest to pogląd nieuprawniony, bowiem cytowany wyrok zapadł w indywidualnej sprawie i przy innym brzmieniu art. 9 K.p.
 

Strony umowy o pracę postanowiły w jej treści, że pracownik będzie świadczył pracę w systemie równoważnego czasu pracy. Regulamin pracy nie zawiera jednak postanowień w tej kwestii.

Do momentu zamieszczenia stosownego postanowienia w regulaminie pracy, wprowadzającego w zakładzie równoważny system czasu pracy, organizacja czasu pracy pracownika według zasad obowiązujących dla wymienionego systemu jest nieuprawniona. Powyższe może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Ponadto w dniach wydłużonej pracy nastąpi przekroczenie normy dobowej.