Tryb wydawania i wprowadzania w życie

Jeśli w zakładzie działają związki zawodowe, to ustalenie przez pracodawcę regulaminu pracy wymaga uzgodnienia jego postanowień z organizacjami związkowymi. Uzgodnienie stanowiska odbywa się przez prowadzenie negocjacji, aż do wypracowania wspólnego poglądu stron w danej sprawie. Przystępując do uzgodnień strony, podobnie jak przy układach zbiorowych, ustalają termin, w którym mają one dojść do skutku. Za uzgodnienie stanowisk uważa się także milczenie organizacji związkowej (gdy organizacja nie wypowiedziała się mimo propozycji pracodawcy w tej sprawie i określenia odpowiedniego terminu).

Przepisy prawa nie ograniczają czasu, w którym powinno nastąpić uzgodnienie postanowień regulaminu, chyba że u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa. Wówczas, w myśl art. 30 ust. 5 ustawy związkowej, obowiązuje termin 30 dni, w którym te organizacje powinny wypracować wspólne stanowisko.

Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599) uznał, że: "Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. (...)". Jednakże: "(...) W razie nieprzedstawienia w ciągu 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami.".

U pracodawcy działają trzy organizacje związkowe. Wobec braku prawnych regulacji w tej sprawie przyjmuje się, że 30-dniowy termin, w którym ma nastąpić uzgodnienie stanowiska w sprawie regulaminu rozpoczyna się dopiero po przedstawieniu przez pracodawcę wszystkim zakładowym organizacjom propozycji regulaminu pracy i ewentualnie terminu, do upływu którego mają trwać negocjacje.

Pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję o wprowadzeniu regulaminu zarówno wtedy, gdy w wyznaczonym terminie zostanie poinformowany, że organizacje związkowe nie mogą uzgodnić wspólnego stanowiska, jak i wtedy, gdy w terminie tym nie otrzyma żadnej informacji o stanowisku organizacji związkowych.

Sposób podania regulaminu do wiadomości pracowników należy do decyzji pracodawcy. Ogłoszony regulamin obowiązuje do czasu, kiedy nastąpi jego zmiana lub uchylenie. Zmiana regulaminu odbywa się w tym samym trybie i na tych samych zasadach co jego ustanowienie. Przepisy kodeksowe nie wymagają, aby zmiana postanowień regulaminu na mniej korzystne dla pracowników odbyła się w drodze wypowiedzenia zmieniającego, bowiem nie odwołują się (jak ma to miejsce przy regulaminie wynagradzania - art. 77² § 5 K.p.) do art. 241¹³ K.p. Jednakże warunki pracy, które były indywidualnie określone (zagwarantowane) w umowie o pracę, mogą ulec zmianie tylko przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego.

Oprócz powinności zapoznania załogi z regulaminem pracy w momencie jego ustalenia, do obowiązków pracodawcy należy zapoznanie każdego pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Pracownika zaznajomić można przez wręczenie egzemplarza regulaminu, odczytanie go lub zobowiązanie pracownika do zapoznania się z jego treścią. Według § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894 ze zm.), pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy. To potwierdzenie (oświadczenie) przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Wskazany obowiązek zapoznawania pracowników z treścią regulaminu pracy nie oznacza bynajmniej, że pracownik wyraża zgodę na stosowanie regulaminu wobec niego. Zgoda pracownika nie jest bowiem warunkiem obowiązywania regulaminu, który dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na to czy zgadzają się z jego postanowieniami.

Regulamin pracy w hierarchii źródeł prawa pracy zajmuje najniższą pozycję i nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy wyższej rangi, w tym Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych albo układu zbiorowego. Z kolei zmiany przepisów prawa pracy wyższej rangi, dokonane po wydaniu regulaminu pracy, uchylają moc obowiązującą tych postanowień regulaminu, które stały się dla pracowników mniej korzystne od nowych przepisów wyższej rangi. Treść regulaminu pracy powinna bowiem odpowiadać zmienionej treści przepisów wyższego rzędu.

Pracodawca uzyskał próg 50 zatrudnionych i przygotowuje regulamin pracy. Nie zatrudnia (i nie zamierza zatrudniać) pracowników młodocianych.

Regulamin pracy obowiązujący w zakładzie pracy niezatrudniającym, ani niezamierzającym zatrudniać pracowników młodocianych, nie wymaga zamieszczania w nim wykazu prac wzbronionych tej grupie zawodowej ani innych postanowień dotyczących tych pracowników.