Pomoc udzielana ze środków ZFŚS

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu jest uwarunkowane sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Fundusz jest funduszem spożycia zbiorowego. Ustalanie zasad korzystania z Funduszu, w tym podział środków na poszczególne cele i rodzaje działalności, określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Przyznawanie pracownikom świadczeń z Funduszu dokonywane jest również w uzgodnieniu z tą organizacją.

W myśl art. 30 ust. 5 ustawy związkowej, jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - przy uzgadnianiu treści regulaminu organizacje te przedstawiają wspólne stanowisko. Jeżeli w sprawie ustalenia m.in. regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

W regulaminie tym należy określić kryteria udzielania pomocy z Funduszu w zależności od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej. Pomoc powinna bowiem trafiać do osób faktycznie jej potrzebujących, np. do pracowników lub emerytów, którzy osiągają niski dochód na jedną osobę w rodzinie. Oceniając sytuację materialną pracownika należy brać pod uwagę również jego dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem.

W sprawie stosowania kryterium dochodowego wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331). Stwierdził w nim, że pracodawca administrujący środkami Funduszu nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pracodawca nie może ustalić warunków korzystania z Funduszu według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem naczelnej zasady w nim wyrażonej, tej mianowicie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ich wysokość zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji pracownika. Wskazany przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo".

Uwaga: Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08) stwierdził, iż działalność w postaci imprez masowych, jak pikniki, "andrzejki", organizowanie wycieczek (w tym o charakterze integracyjnym) - mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku. Co więcej, zdaniem Sądu kryterium socjalne znajduje zastosowanie jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, zatem w przypadku gdy regulamin Funduszu przewiduje wydatkowanie środków na inne jeszcze cele, mieszczące się w ramach działalności socjalnej - może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach z imprez integracyjnych, w tym np. pikników, "andrzejek", czy wycieczek. Potwierdził to Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 1 października 2013 r. (sygn. akt III AUa 1312/12), stwierdzając w uzasadnieniu, że regulamin Funduszu może ograniczać się jedynie do przyznania ulgowych świadczeń z Funduszu z zastosowaniem kryteriów socjalnych, ale może też wymienić inne sposoby wydatkowania środków w ramach działalności socjalnej. Celowym jest ustalanie zasad powszechnej dostępności do innych świadczeń niż ulgowych, na równych zasadach dla wszystkich uprawnionych. Judykatura zezwala zatem pracodawcom na finansowanie z Funduszu wycieczek, pikników, festynów, imprez sportowo-kulturalnych i innych podobnych form działalności socjalnej. Świadczenia te mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej - w postaci różnych form krajowego wypoczynku i o ile są przewidziane w regulaminie, to są dopuszczalne, nawet na zasadzie ogólnej odstępności. A zatem "Kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy ono natomiast innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy." (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 26 września 2013 r., sygn. akt III AUa 307/13).

Uwaga: Ustawa o ochronie danych osobowych, nie zajmuje się zagadnieniem przetwarzania danych dla celów Funduszu. Czyni to natomiast art. 27 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, przewidując zmianę w art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Po zmianie przepis ten ma zobowiązywać osoby uprawnione do korzystania z Funduszu do przekazywania swoich danych w tym celu w formie oświadczenia. Wspomnijmy, że na gruncie RODO taką formę przedstawiania danych w tych okolicznościach też da się wyprowadzić - skoro jest ona zapisana wprost w odniesieniu do zgody na przetwarzanie danych, to tym bardziej powinna mieć zastosowanie w razie realizacji obowiązków prawnych. W formie oświadczeń, jak i też zaświadczeń, osoby te są obowiązane potwierdzić sytuację życiową (w tym zdrowotną), rodzinną i materialną (tzw. kryterium socjalne stanowiące podstawową przesłankę rozdysponowywania środków Funduszu), ponieważ pracodawcy przysługuje prawo (tak jak dotychczas) żądania udokumentowania tych danych, aby przyznać świadczenia z Funduszu.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewiduje także, że pracodawca będzie mógł przetwarzać dane osób uprawnionych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z Funduszu, a także do ustalenia ich wysokości. Zobowiązuje go ponadto do przechowywania tych danych nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji tych celów oraz przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń, a także obliguje do uwzględnienia tych zasad w regulaminie Funduszu. Z racji bezpośredniego obowiązywania RODO, pracodawca powinien zmodyfikować postanowienia regulaminu, nie czekając na wejście w życie proponowanych rozwiązań krajowych (są w trakcie prac legislacyjnych), zwłaszcza, że ich treść jest skorelowana z RODO.

W świetle RODO aktualna pozostaje interpretacja GIODO dotycząca przedstawiania przez osoby uprawnione i członków ich rodzin rocznego zeznania podatkowego do wglądu pracodawcy na okoliczność potwierdzenia kryterium dochodowego, gdy osoba uprawniona ma dodatkowe źródła dochodów oprócz stosunku pracy u tego pracodawcy (np. prowadzi działalność gospodarczą). Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Urząd Ochrony Danych Osobowych) w stanowisku dostępnym na stronie internetowej www.giodo.gov.pl zauważa, że takie żądanie zapisane w regulaminie jest zgodne z prawem (to się nie zmieniło po wejściu w życie RODO) i merytorycznie poprawne, ponieważ jest dokonywane w celu wykonywania uprawnień z Funduszu. Przypomina także, że linia orzecznicza skłania się do respektowania oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem liczby osób i ich wieku, składających się na rodzinę pracownika (por. uzasadnienie wyroku SA w Poznaniu z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt III AUa 2028/13). Można mieć jedynie wątpliwości co do informacji w sprawie wieku członka rodziny, chyba że jest niezbędna do nabycia prawa do świadczenia. Takie oświadczenia są też wystarczające zgodnie z RODO i projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.