MONITORING W REGULACJACH ZAKŁADOWYCH

Stosownie do przepisów art. 22² i 22³ K.p. wprowadzonych do tego aktu ustawą o ochronie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia albo kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
   
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy,

pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), a także inne formy monitoringu (np. wykorzystania telefonu służbowego).

Pracodawca jest obowiązany do określenia celu, zakresu i sposobu monitoringu (każdego rodzaju: wizyjnego, poczty elektronicznej, rozmów telefonicznych czy aktywności internetowej) w jednym z aktów wewnątrzzakładowych, tj.:

• układzie zbiorowym pracy,
   
• regulaminie pracy albo
   
• obwieszczeniu, jeśli nie posiada żadnego z dwóch pierwszych.

Jeśli pracodawca monitoruje lub zamierza monitorować teren zakładu pracy, musi dostosować treść obowiązujących/planowanych u niego postanowień do nowych wymagań. Dodajmy, że monitoring polegający na rejestracji obrazu (tzw. wizyjny) nie może być stosowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach i pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Ten zakaz jest uchylony, gdy konieczna jest realizacja podstawowych celów monitoringu wizyjnego. W takim przypadku monitoring nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasad wolności i niezależności związków zawodowych, stąd powinny być stosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Bez względu na to, w jakim dokumencie pracodawca ureguluje monitoring (wszystkie typy), informuje o jego wprowadzeniu nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem, w sposób u niego przyjęty. W tym celu może wywiesić na tablicy ogłoszeń, rozesłać do wszystkich pracowników drogą e-mailową stosowną informację, publikując ogłoszenia w intranecie, przekazując tekst na piśmie wszystkim pracownikom czy odbierając podpisy pod oświadczeniem w tej sprawie. Z celem, zakresem i sposobem monitorowania musi też zapoznać na piśmie nowych pracowników przed dopuszczeniem ich do pracy.

W razie wprowadzania monitoringu, pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Pracodawca zamierza objąć monitoringiem teren zakładu (monitoring wizyjny), służbowej skrzynki elektronicznej oraz służbowych telefonów komórkowych. W tym celu wprowadził do regulaminu pracy dział pod nazwą "Monitoring w zakładzie pracy", gdzie umieścił następujące postanowienia: "Zgodnie z art. 22² i 22³ K.p. oraz art. 5, a także art. 6 ust. 1 lit. a, c i f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016 r.), a ponadto przepisami działu V o odpowiedzialności materialnej pracowników, działu VI o czasie pracy i działu X o bezpieczeństwie i higienie pracy Kodeksu pracy, w zakładzie stosuje się monitoring:

1) wizyjny w pomieszczeniach produkcyjnych w celu kontroli procedur bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w pomieszczeniach magazynowych w celu ochrony przed kradzieżami; kamery video są zainstalowane w każdym rogu pomieszczenia produkcyjnego i magazynowego, obejmując swoim zasięgiem łącznie całą przestrzeń poszczególnych pomieszczeń,

2) służbowych telefonów komórkowych oraz służbowych skrzynek e-mailowych, przeznaczonych wyłącznie do celów służbowych, w celu kontroli ich właściwego wykorzystywania - polegający odpowiednio na kontroli bilingów otrzymywanych od operatorów telefonicznych za każdy miniony okres rozliczeniowy oraz raportów aktywności.

Zgodnie z art. 11¹ K.p. monitoring będzie prowadzony z poszanowaniem godności i dóbr osobistych pracowników. Materiały powstałe w trakcie monitoringu będą wykorzystane jedynie w ww. celach, a dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych. Każda z osób upoważnionych zachowuje w tajemnicy wiedzę wynikającą z tych materiałów.

Materiały z monitoringu będą przechowywane przez 30 dni, licząc od dnia ich wytworzenia (video) lub otrzymania (biling, raport aktywności), a po upływie tego okresu będą niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

Pracownikowi, którego dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu przysługuje prawo:

• dostępu do danych,
   
• sprostowania i usunięcia danych,
   
• ograniczenia przetwarzania,
   
• przenoszenia danych,
   
• wniesienia sprzeciwu.

Zasady monitoringu obowiązują od 1 sierpnia 2018 r.".