Umiejscowienie oraz wymogi dla biura

Jak wynika z przepisu § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.), dalej zwanego przepisami ogólnymi, pracodawca musi dbać o pomieszczenia pracy, utrzymywać je w czystości i porządku oraz zapewnić okresowe remonty i konserwacje. Powinny one mieć takie parametry, które zapewnią spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy z uwzględnieniem rodzaju wykonywanej pracy, stosowanych technologii oraz czasu przebywania w nich pracowników (§ 19 ust. 1 przepisów ogólnych).

Pomieszczenia biurowe, przeznaczone do wykonywania pracy stałej (czyli te, w których łączny czas przebywania tego samego pracownika w czasie jednej doby trwa dłużej niż 4 godziny), co do zasady nie mogą znajdować się poniżej poziomu terenu otaczającego budynek (§ 18 ust. 1 przepisów ogólnych). Przepisy pozwalają jednak na odstępstwo od tej reguły - pomieszczenia pracy można bowiem usytuować w piwnicy lub w suterenie (§ 18 ust. 3 przepisów ogólnych), ale pod warunkiem, że:

• zostaną zachowane wymagania przepisów techniczno-budowlanych, w tym te, wskazane m.in. w:
   
• ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202 ze zm.),
   
• rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2015 r. poz. 1422 ze zm.),
   
• zostanie zapewnione oświetlenie dzienne oraz
   
• wyda na to zgodę właściwy państwowy wojewódzki inspektor sanitarny (po konsultacji z okręgowym inspektorem pracy).

Każdy pracownik musi mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do pracy, czyli część pokoju pozostawioną mu do dyspozycji, pomiędzy szafami, biurkami i regałami wraz z uwzględnieniem innych osób. Na każdego z zatrudnionych powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia (§ 19 ust. 2 przepisów ogólnych).

W biurze o objętości 33,75 m³ (4,5 m długości x 2,5 m szerokości x 3 m wysokości), w którym pracę wykonuje dwóch pracowników, znajdują się:

• 2 biurka o objętości 0,54 m³ każde (1,2 m x 0,6 m x 0,75 m),
   
• 2 szafy - objętość każdej z nich wynosi 1,21 m³ (1,0 m x 0,55 m x 2,2 m),
   
• 2 regały o objętości 1,232 m³ każdy (1,6 m x 0,35 m x 2,2 m).

Żeby obliczyć przestrzeń przeznaczoną dla każdego z pracowników, należy od objętości pomieszczenia, która wynosi 33,75 m³ odjąć sumę pojemności wszystkich elementów wystroju wnętrza, czyli wielkość 5,964 m³ (2 x 0,54 m + 2 x 1,21 m + 2 x 1,232 m). W ten sposób otrzymamy objętość przestrzeni niezajętej przez meble. Wyniesie ona 27,786 m³ (33,75 m³ pokoju - 5,964 m³ mebli), a ponieważ zajmuje ją 2 pracowników, to na każdego z nich przypada 13,893 m³ wolnej przestrzeni. Każdy zatrudniony posiada więc jej wystarczającą ilość.

Oprócz odpowiedniej objętości przestrzeni, biuro powinno również spełniać wymagania co do ilości niezajętej powierzchni podłogi (na której nie będą ustawione urządzenia techniczne oraz sprzęt). W myśl przepisów ma ona wynosić co najmniej 2 m² na każdego z zatrudnionych.

Przyjmując założenia z poprzedniego przykładu obliczymy, czy pracownicy będą mieli wystarczającą ilość wolnej od mebli podłogi.

Powierzchnia biura wynosi 11,25 m² (4,5 m x 2,5 m), a łączna powierzchnia mebli to 3,66 m², na którą składają się:

• 2 biurka o powierzchni 0,72 m² każde (1,2 m² x 0,6 m²), które razem zajmują 1,44 m²,
   
• 2 szafy o powierzchni 0,55 m² każda (1,00 m² x 0,55 m²), a więc ogółem 1,1 m²,
   
• 2 regały - powierzchnia każdego z nich to 0,56 m² (1,6 m²x 0,35 m²), w sumie zajmują one 1,12 m² podłogi.

Łącznie pracownicy mają więc do dyspozycji 7,59 m² (11,25 m² - 3,66 m²) wolnej podłogi, co oznacza, że na każdego z nich przypada 3,795 m².

Przepisy regulują również kwestię wysokości biura. Co do zasady, jeżeli wykonywana jest w nim praca stała, nie powinno ono być niższe niż 3 m w świetle. Wymiaru tego można nie zachować, ale tylko wtedy, gdy w biurze zostanie zainstalowana klimatyzacja i dodatkowo wyrazi na to zgodę państwowy wojewódzki inspektorat sanitarny. W takim przypadku minimalna dozwolona wysokość pomieszczenia powinna wynieść 2,5 m (§ 20 ust. 3 przepisów ogólnych), pod warunkiem że:

• w pomieszczeniu pracę wykonują nie więcej niż 4 osoby oraz
   
• na każdego z pracowników przypada co najmniej po 15 m³ wolnej objętości biura.

Dla pomieszczeń biurowych, przeznaczonych do pracy czasowej (w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby trwa od 2 do 4 godz.), wymagania są mniej rygorystyczne. Wnętrze biura może być niższe niż to jest w przypadku wnętrz przeznaczonych do pracy stałej - minimalnie może to być 2,2 m w świetle. Jeżeli strop pomieszczenia będzie pochyły (np. biuro znajduje się na poddaszu), warunek wysokości zostanie zachowany jedynie wtedy, gdy średnia wysokość całego pomieszczenia wyniesie co najmniej 2,2 m i jednocześnie w najniższym punkcie (licząc od poziomu podłogi do najniżej położonej części konstrukcyjnej sufitu), osiągnie nie mniej niż 1,9 m (§ 20 ust. 5 przepisów ogólnych). Dodatkowo, w razie występowania pochyłości, do każdego stanowiska pracy należy zapewnić bezpieczne i wygodne dojście o minimalnej wysokości na całej długości nie mniejszej niż 2 m w świetle.