Rozliczanie w ZUS pracownika na urlopie wychowawczym

Przebywanie pracownika na urlopie wychowawczym to okres, kiedy nie podlega on pracowniczym ubezpieczeniom w ZUS. Korzystanie z takiego urlopu stanowi jednak dla niego tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Jest nimi objęty, jeśli spełnia określone warunki. Składki emerytalno-rentowe oraz składkę zdrowotną pracownik ma wówczas opłacane ze środków budżetu państwa. Jednak rozliczanie składek za taką osobę w raportach ZUS należy do obowiązków pracodawcy.

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom:

• emerytalnemu i rentowym - jedynie wtedy, gdy nie ma innych tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz nie ma prawa do emerytury lub renty,
   
• zdrowotnemu - również tylko wtedy, gdy nie podlega temu ubezpieczeniu z innego tytułu.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby przebywającej na urlopie wychowawczym dokonuje pracodawca, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X, wyłącznie poprzez wykazanie jej w raporcie miesięcznym:

• ZUS RCA - jeśli podlega zarówno ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub
   
• ZUS RZA - gdy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Składki na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym pracodawca powinien rozliczać w raporcie miesięcznym (ZUS RCA lub ZUS RZA) w polach dotyczących finansowania przez budżet państwa. Pracodawca więc ich nie opłaca. Po ich zsumowaniu wykazuje je w deklaracji ZUS DRA (również jako składki finansowane przez budżet państwa).

Obok raportu składkowego (ZUS RCA lub ZUS RZA) przez cały okres przebywania pracownika na urlopie wychowawczym pracodawca wykazuje go też w raporcie świadczeniowym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X oraz wykazanym okresem przerwy w opłacaniu pracowniczych składek ubezpieczeniowych, spowodowanej korzystaniem z urlopu wychowawczego. Jako kod świadczenia/przerwy pracodawca powinien w nim podawać 121 lub 122 (w zależności od podstawy prawnej udzielonego urlopu wychowawczego).

Pracodawca może rozpocząć naliczanie składek za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym dopiero po złożeniu przez niego oświadczenia o braku innych tytułów do ubezpieczeń emerytalno-rentowych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz o braku prawa do emerytury lub renty.

Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (w wysokości odpowiednio 19,52% i 8%) pracodawca nalicza osobie przebywającej na urlopie wychowawczym od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego jej za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop. Ustalona w taki sposób podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych nie może być jednak:

• wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (w 2019 r. - 2.859 zł),
   
• niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. - 1.687,50 zł).

W razie przejścia pracownicy na urlop wychowawczy w trakcie miesiąca kalendarzowego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych należy zmniejszyć proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania w danym miesiącu ubezpieczeniom z racji korzystania z urlopu wychowawczego.

Z kolei podstawę wymiaru składki zdrowotnej (9%) dla takiej osoby stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Od 1 listopada 2018 r. kwota tego zasiłku wynosi 620 zł. Trzeba pamiętać, że składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna. Podstawa jej wymiaru nie ulega więc zmniejszeniu za miesiąc, w którym ubezpieczenie zdrowotne osoby korzystającej z urlopu wychowawczego trwało tylko przez część miesiąca (np. gdy rozpoczął się on lub zakończył w trakcie miesiąca).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.)

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646 ze zm.)