Nowe zasady i regulacje przejściowe

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) może być gromadzona i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej - tzw. e-dokumentacja (art. 94 pkt 9a K.p.). Od tego dnia pracodawca ma również prawo przejścia z jednej wersji na drugą w dowolnie wybranym przez siebie momencie, zachowując jednak wymogi ustawowe (art. 94⁸ ust. 1 K.p.). Nie musi ponadto trzymać dokumentacji przez 50 lat, lecz może ją przechowywać jedynie przez 10 lat, chociaż od tej zasady jest sporo wyjątków. To nowości wprowadzone do Kodeksu pracy ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawą zmieniającą. Na mocy jej art. 1 pkt 6, który nadał nową treść art. 298¹ K.p., wraz z początkiem 2019 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), dalej rozporządzenie z 2018 r. Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), dalej rozporządzenie z 1996 r.

Rozporządzenie z 2018 r. określiło:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
   
• sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania oraz w innych sytuacjach, a także jej poprzedniej postaci w razie zmiany,
   
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub uprawnionym członkom rodziny.

Uwaga! Do UiPP nr 3/2019 dołączyliśmy dodatek pt. "Przepisy wykonawcze do Kodeksu pracy", w którym opublikowaliśmy m.in. rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przy czym resort pracy opublikował w Biuletynie Informacji Publicznej wzory dokumentów dla pracowników i pracodawców zgodne z aktualnymi przepisami. Są tam:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
   
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
   
• umowa o pracę,
   
• wypowiedzenie warunków umowy o pracę,
   
• rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
   
• rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia,
   
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Wymienione dokumenty znajdują się w zakładce "Pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy", www.gov.pl/web/rodzina. Są one również dostępne na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl. Przykłady ich wypełnień prezentujemy w końcu niniejszego dodatku.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej informuje na powołanej wyżej stronie, że: "(...) W związku z projektowanymi zmianami, zwłaszcza w obszarze regulacji Kodeksu pracy dotyczących danych osobowych pozyskiwanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika, niektóre ze wzorów mogą zostać zmienione. (...)".

Rozporządzenie z 2018 r. wprowadziło podział akt osobowych pracownika na cztery części - poprzednio były trzy - (patrz tabela na str. 4-6) oraz zmodyfikowało zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 2-6 rozporządzenia z 2018 r.). W nowym kształcie pracodawca musi założyć i prowadzić dokumentację dla osób przyjmowanych na etat od 1 stycznia 2019 r. (§ 19 rozporządzenia z 2018 r.). Może także zastosować § 2-6 rozporządzenia z 2018 r. wobec dokumentów zgromadzonych przed tą datą dla osób pozostających w stosunkach pracy nawiązanych do 31 grudnia 2018 r. (włącznie z tym dniem), chociaż nie jest to obowiązek (§ 21 rozporządzenia z 2018 r.). W takich przypadkach (w tym w zakresie kart ewidencji czasu pracy) wolno bowiem pracodawcy utrzymać dotychczasową strukturę dokumentacji przewidzianą rozporządzeniem z 1996 r., ale wobec dokumentów gromadzonych po 1 stycznia 2019 r. jego obowiązkiem jest przestrzeganie rozporządzenia z 2018 r. (§ 20 rozporządzenia z 2018 r.). Te zasady powodują, że wobec osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca prowadzi - jeśli nie wdrożył nowego układu dokumentacji pracowniczej - dokumenty zebrane:

• do końca 2018 r. - według modelu przewidzianego w rozporządzeniu z 1996 r.,
   
• po 1 stycznia 2019 r. - w kształcie ustanowionym rozporządzeniem z 2018 r.

W myśl § 22 rozporządzenia z 2018 r., do dokumentacji pracowniczej osób, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca musi respektować jego regulacje, z wyjątkiem § 2-6 ww. rozporządzenia, w zakresie których postępuje zgodnie z rozporządzeniem z 1996 r. Ponadto przepis ten zobowiązuje pracodawcę do dostosowania - w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia z 2018 r., czyli do 1 stycznia 2020 r. - warunków przechowywania tej dokumentacji do reguł wskazanych w § 8 rozporządzenia z 2018 r. (więcej na str. 13-15).

Pracodawca działa od ponad 20 lat, w związku z czym przechowuje dokumentację pracowniczą z całego tego okresu, zorganizowaną zgodnie z wytycznymi rozporządzenia z 1996 r., a wobec osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. - rozporządzenia z 2018 r. W związku z wejściem w życie drugiego z wymienionych aktów prawnych oraz przepisów pozwalających na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, zdecydował się przejść w styczniu 2019 r. na tę wersję, a także:

• wprowadzić układ dokumentacji przewidziany rozporządzeniem z 2018 r. dla wszystkich osób pozostających w stosunkach pracy, zwłaszcza że dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. i tak nowo przyjmowane i tworzone dokumenty muszą odpowiadać wymogom tego rozporządzenia,
   
• pozostawić układ dokumentacji przewidziany rozporządzeniem z 1996 r. dla byłych pracowników,
   
• zabezpieczyć i przechowywać dokumentację obecnych i byłych pracowników zgodnie z wymogami rozporządzenia z 2018 r. po jej zdigitalizowaniu.