Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie
Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi to także uczynić wobec osoby upoważnionej przez niego oraz członków rodziny pracownika (obecnego i byłego), który zmarł. Dokumentację mogą zatem odebrać, pod warunkiem udokumentowania prawa do tej czynności:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonek (wdowa i wdowiec),
- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej (dokładnie takiej, w jakiej pracodawca ją przechowywał) następuje osobiście i za pokwitowaniem. Tak samo ma być odebrana dokumentacja elektroniczna (uporządkowana w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia z 2018 r. o przenoszeniu dokumentacji między systemami teleinformatycznymi - więcej na str. 14-15) przekazywana na nośniku danych. Natomiast w razie jej przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej konieczne jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby odbierającej oraz uzyskanie potwierdzenia doręczenia. Takie zasady odbioru są zamieszczone w § 16 ust. 3-4 i § 17 rozporządzenia z 2018 r.
| Przykład |
Załóżmy, że pracodawca poinformuje pracowników o przejściu z elektronicznej na papierową formę dokumentacji pracowniczej. Zawiadomi ich (w tym byłych pracowników) także o możliwości odbioru dokumentacji w dotychczasowej postaci cyfrowej. Przyjmijmy także, że z kilkoma byłymi pracownikami ustali jej przekazanie e-mailem oraz pobranie z ftp (specjalny serwer z dostępem tylko dla upoważnionych osób).
Użycie poczty elektronicznej strony powinny obwarować np. dwoma warunkami, tj. wysłaniem maila pod wskazany przez byłego pracownika adres za potwierdzeniem odbioru (skrzynki mailowe mają taką opcję) oraz uzyskaniem odpowiedzi o ścisłe określonej treści, która jednoznacznie potwierdzi tożsamość odbierającego. Z kolei skorzystanie z ftp-a będzie wymagało nadania loginu i hasła byłemu pracownikowi, upoważniającego do dostępu, a także określenia okresu, w którym dokumentacja zostanie wystawiona na serwerze do ściągnięcia.
| Ważne: Gdy dokumentacja w pierwotnej postaci nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 K.p.). |
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
20.12.2024 (piątek)
15.01.2025 (środa)
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||