Doba pracownicza a nadgodziny

Przepisy Kodeksu pracy definiują pojęcie doby pracowniczej jako 24 kolejne godziny, licząc od godziny, o której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 K.p.). Doba pracownicza nie pokrywa się więc z dobą astronomiczną, która zawsze trwa od godziny 0⁰⁰ do 24⁰⁰. Ta pierwsza może bowiem zaczynać się i kończyć o różnych porach dnia oraz przypadać na dwie doby kalendarzowe, przy czym decydujące znaczenie ma obowiązujący pracownika rozkład (harmonogram) czasu pracy.

Dodatkowo przerwanie "dniówki roboczej" możliwe jest w ściśle określonych przypadkach, np. 15-minutowej przerwy śniadaniowej, o której mowa w art. 134 K.p., czy przerwy niewliczanej do czasu pracy, tzw. lunchowej, o której mowa w art. 141 K.p. (por. stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 2 czerwca 2008 r. w sprawie doby pracowniczej, znak GPP-302-4560-264/08/PE).

Naruszenie doby pracowniczej połączone z przekroczeniem normy czasu pracy (przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy) powoduje, że praca ta stanowi pracę w godzinach nadliczbowych, w zamian za którą pracownik, obok normalnego wynagrodzenia, nabywa prawo do przewidzianej przepisami rekompensaty (czasu wolnego lub wynagrodzenia za godziny nadliczbowe).

Pracownicy biurowi świadczą pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 9⁰⁰ do 17⁰⁰. Dwóch z nich zostało zobowiązanych, aby w piątek 26 kwietnia 2019 r. stawić się w pracy wcześniej. Jeden rozpoczął pracę o 6⁰⁰, a drugi o 7⁰⁰. Poprzedniego dnia obaj pracowali zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, zatem w stosunku do każdego z nich doszło do naruszenia doby pracowniczej, poprzez ponowne rozpoczęcie pracy w dobie czwartkowej, która trwała od godziny 9⁰⁰ w czwartek do 9⁰⁰ w piątek. Pierwszy z pracowników wykonywał zatem pracę w dobie czwartkowej przez 11 godzin (8 godz. pracy w czwartek i 3 godz. pracy w piątek od 6⁰⁰ do 9⁰⁰), czyli przepracował 3 nadgodziny dobowe. Natomiast drugi pracownik w czwartkowej dobie przepracował łącznie 10 godzin, w tym 2 nadgodziny (8 godz. pracy w czwartek i 2 godz. pracy w piątek od 7⁰⁰ do 9⁰⁰).

Naruszenie doby pracowniczej nie musi oznaczać wystąpienia godzin nadliczbowych. Nie można bowiem mówić o nadgodzinach, jeśli w ciągu 24 godzin poczynając od momentu, w którym pracownik rozpoczął pracę, nie dochodzi do przekroczenia norm czasu pracy, czyli pracy powyżej 8 godzin, bądź zaplanowanego przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. W tym kontekście samo naruszenie doby pracowniczej nie powoduje powstania jakiegokolwiek roszczenia ze strony pracownika. Pracodawca musi jednak liczyć się z negatywnymi konsekwencjami naruszania doby pracowniczej, gdyż w razie kontroli PIP grozi mu mandat za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Pracownik, zgodnie z przyjętym harmonogramem czasu pracy, w poniedziałek wykonywał pracę w godzinach od 8⁰⁰ do 15⁰⁰, a następnego dnia pracował od 7⁰⁰ do 17⁰⁰. W dobie poniedziałkowej łącznie przepracował 8 godzin (7 godz. w poniedziałek oraz 1 godz. we wtorek od 7⁰⁰ do 8⁰⁰), nie doszło zatem do przekroczenia dobowej normy czasu pracy i pracy w nadgodzinach. Praca we wtorek pomiędzy 16⁰⁰ a 17⁰⁰ stanowi jednak naruszenie doby pracowniczej, za które pracodawcy grozi grzywna.

Wyłączenie doby pracowniczej

Od połowy 2013 r. pracodawcy zyskali możliwość wyłączenia doby pracowniczej wprowadzając tzw. ruchomy czas pracy. Ustawodawca przewidział dwa warianty tego rozwiązania, z których pierwszy daje pracodawcom możliwość określenia różnych godzin rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dobach pracowniczych na łamach rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 1 K.p.). Druga możliwa opcja to z kolei określenie przedziału godzin, w ramach którego to pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniach, które zgodnie z rozkładem są dla niego dniami pracy (art. 140¹ § 2 K.p.). W obu przypadkach ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej w ramach ustalonego rozkładu nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Obowiązkiem pracodawcy jest przy tym zapewnienie, aby stosowanie ruchomego czasu pracy nie skutkowało naruszeniem przepisów o nieprzerwanych odpoczynkach dobowych i tygodniowych.

Pracodawca postanowił przedłużyć godziny pracy biura obsługi interesantów, wprowadzając wobec zatrudnionych w nim pracowników ruchomy czas pracy. Chcąc uniknąć tworzenia grafików pracodawca ustalił, że pracownicy biura rozpoczynają pracę pomiędzy godziną 7⁰⁰ a 12⁰⁰ i wykonują ją przez 8 kolejnych godzin. Intencją pracodawcy było zapewnienie ciągłości pracy biura w godzinach od 7⁰⁰ do 20⁰⁰, ale ten wariant ruchomego czasu pracy nie gwarantuje, że to rozwiązanie będzie skuteczne.

Skoro pracownicy sami decydują o godzinie rozpoczęcia pracy w ramach określonych widełek, istnieje obawa, że wszyscy będą chcieli ją zaczynać np. między 8⁰⁰ a 10⁰⁰, przy czym pracodawca nie może formalnie narzucić podwładnym innych godzin pracy. W tym kontekście korzystniejszym rozwiązaniem byłoby połączenie systemu podstawowego z pracą na 2 zmiany: od 7⁰⁰ do 15⁰⁰ i od 12⁰⁰ do 20⁰⁰ lub określenie różnych godzin rozpoczynania pracy w ustalonych przez pracodawcę rozkładach.

Problem z ruchomym czasem pracy polega również na tym, że planując maksymalną rozpiętość przedziału godzin wyznaczonych na podjęcie pracy istnieje ryzyko, że polecenie nawet jednej nadgodziny spowoduje naruszenie przepisów o odpoczynku dobowym. Taki skutek może wystąpić w przypadku, gdy polecenie pracy nadliczbowej ma miejsce przy okazji przejścia z późniejszej na wcześniejszą godzinę pracy.

Pracownik biura obsługi interesantów z poprzedniego przykładu pracował w poniedziałek w godzinach od 12⁰⁰ do 20⁰⁰, ale z uwagi na awarię systemu informatycznego i brak możliwości zamknięcia dnia musiał pozostać w pracy do 21⁰⁰. Jeśli we wtorek przyjdzie do pracy na 7⁰⁰, to skorzysta tylko z 10 godzin odpoczynku, naruszając art. 132 § 1 K.p., za co pracodawcy pomimo wprowadzenia ruchomego czasu pracy grozi mandat w razie kontroli PIP. Z uwagi na to w interesie pracodawcy leży, aby w przypadku polecenia nadgodzin pracownikom, którzy rozpoczęli pracę najpóźniej uczulić ich na to, że nie mogą rozpocząć pracy przed upływem 11 godzin od jej zakończenia w poprzedniej dniówce.

Te same problemy mogą wystąpić w przypadku polecenia nadgodzin pracownikowi zatrudnionemu w ruchomym czasie pracy, gdy o godzinie rozpoczęcia pracy rozstrzyga rozkład czasu pracy ustalany na najbliższy miesiąc i podawany pracownikom do wiadomości na tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nim okresu (art. 129 § 3 K.p.). W tym przypadku kluczowe znaczenie ma to, czy pracodawca zastrzegł możliwość zmiany ustalonych rozkładów czasu pracy w trakcie ujętego w nich okresu np. na łamach układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy. Takie firmy powinny - w przypadku świadomości konieczności polecenia nadgodzin przy okazji przejścia z późniejszej na wcześniejszą godzinę rozpoczęcia pracy - skorzystać z możliwości zmiany ogłoszonych harmonogramów, zmieniając godzinę rozpoczęcia pracy w ten sposób, by pracownik stawił się w pracy nie wcześniej, niż po upływie 11 godzin od zakończenia poprzedniej dniówki roboczej.

Uwaga! Powszechnie obowiązujące przepisy ograniczają katalog przypadków, w których możliwa jest ingerencja w obowiązujący grafik do oddawania dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto, lub w dniu wolnym od pracy w związku z jej planowaniem w przeciętnie pięciodniowych tygodniach oraz oddawania czasu wolnego za nadgodziny lub dyżur. W pozostałych przypadkach kluczowe są regulacje wewnątrzzakładowe, określające nie tylko obiektywne przyczyny uzasadniające takie zmiany, ale ponadto minimalne wyprzedzenie, z jakim muszą być one przekazane pracownikom. Powyższe potwierdziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników.

Pracodawca zlecił analizę przyczyn polecania pracy w nadgodzinach i okazało się, że najczęściej są to przypadki niezapowiedzianych absencji pracowników rodzące konieczność zapewnienia zastępstwa. Z uwagi na to postanowił uzupełnić regulamin pracy wprowadzając postanowienie, zgodnie z którym zmiany ogłoszonych rozkładów czasu pracy dopuszczono w przypadku zgłoszenia: urlopu na żądanie, zwolnienia lekarskiego, wystąpienia innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy lub nieobecności nieusprawiedliwionych oraz w przypadku porzucenia pracy lub rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia - rodzących konieczność zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika. Regulację tą uzupełniono o postanowienie, zgodnie z którym pracownik zostaje zawiadomiony o zmianie rozkładu do końca ostatniego dnia pracy poprzedzającego dzień, w którym ma on pracować zgodnie ze zmienionym grafikiem. Zawiadomienia dokonuje bezpośredni przełożony osobiście lub za pośrednictwem służbowego telefonu, e-maila lub sms albo za pośrednictwem systemu informatycznego.

Możliwość skorzystania z ruchomego czasu pracy wymaga uprzedniego wprowadzenia odpowiednich postanowień w układzie zbiorowym pracy, a jeśli pracodawca nie jest objęty układem - zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi. Problem polega na tym, że owo porozumienie znalazło się poza regulacją art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263), więc nieuzgodnienie przez związki wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni od ich powiadomienia nie daje pracodawcy możliwości samodzielnego wprowadzenia zmian po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk strony związkowej. Gdy uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi okaże się niemożliwe, pracodawca uzgadnia je z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, czyli zrzeszającymi co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową, gdy są jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, lub 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy ewentualnie z organizacją zrzeszającą największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, która zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. To progi wyższe niż obowiązujące do końca 2018 r. 7 i 10%, ale odnoszą się one do szerszej reprezentacji, obejmującej obok pracowników również inne osoby wykonujące pracę zarobkową (zleceniobiorcy, świadczący usługi, samozatrudnieni itp.), a jeśli dopuszcza to statut związku, również wolontariuszy czy stażystów, którzy nie otrzymują wynagrodzenia.

Zdecydowanie korzystniej wygląda możliwość wprowadzenia ruchomego czasu pracy przez pracodawcę, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Odpowiednie porozumienie zawiera on z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Konieczność zawarcia omawianego porozumienia, lub wprowadzenia odpowiednich postanowień w układzie zbiorowym pracy wystąpi u pracodawców, którzy chcą wprowadzić ruchomy czas pracy wobec całej załogi lub np. konkretnych działów. Ustawodawca przewidział jednak alternatywę, gdyż jeśli ruchomy czas pracy ma być stosowany indywidualnie, to niezależnie od wprowadzenia ich na łamach układu zbiorowego pracy lub porozumienia można je stosować na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 K.p.).

Uwaga! Odpowiednikiem ruchomego czasu pracy w przypadku kierowców są indywidualne rozkłady czasu pracy. Zasady ich wprowadzania zostały omówione w części drugiej dodatku poświęconej wątpliwościom związanym z czasem pracy w firmach transportowych.

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie zmienia niczego w przypadku wezwania pracownika do pracy przed planowaną godziną jej rozpoczęcia, gdyż o kwalifikacji takiej pracy nadal będzie decydowała doba pracownicza. Potwierdziło to Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 21 października 2013 r. w sprawie nadgodzin w ruchomym czasie pracy uznając, że: "Przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ Kodeksu pracy, nie modyfikują definicji doby ani definicji pracy nadliczbowej, stanowią jedynie, że w rozkładach czasu pracy, o których mowa w tym przepisie, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

(...) jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy, ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 Kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej.

W opinii Departamentu, jeżeli praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie czasu, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być, zdaniem Departamentu, zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.".

Pracownik zgodnie z rozkładem pracował w poniedziałek w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰, natomiast we wtorek miał przyjść do pracy na 11⁰⁰, ale pracodawca wezwał go do pracy na 8⁰⁰. Doba poniedziałkowa trwa od 7⁰⁰ w poniedziałek do 7⁰⁰ we wtorek, a wtorkowa zaczyna się, zgodnie z rozkładem, o 11⁰⁰. Oznacza to, że całą pracę przypadającą między 8⁰⁰ a 11⁰⁰ należy zakwalifikować jako nadgodziny średniotygodniowe wynagradzane 100% dodatkiem z końcem okresu rozliczeniowego, gdyż nie można ich przypisać do żadnej z dób pracowniczych.

Dodatkowe komplikacje rodzą przypadki wezwania pracownika do pracy przed zaplanowaną godziną jej rozpoczęcia w dniu przypadającym bezpośrednio po dniu wolnym od pracy. Kluczowe znaczenie dla ich rozstrzygnięcia ma ustalenie godzin trwania doby niedzielno-świątecznej, którą pracodawca może pozostawić - zgodnie z art. 133 § 3 K.p. i art. 151⁹ § 2 K.p. - w przedziale od godziny 6⁰⁰ w niedzielę (święto) do godziny 6⁰⁰ w kolejnym dniu, lub dostosować do specyfiki pracy zakładu. Brak takiego dostosowania może powodować poważne skutki w sferze czasu pracy w przypadku pracowników, którym zdarza się zaczynać pracę przed godziną 6⁰⁰ w poniedziałek.

Hurtownia zatrudnia magazynierów na dwie zmiany: od 6⁰⁰ do 14⁰⁰ i od 14⁰⁰ do 22⁰⁰. W praktyce zdarza się jednak, że pracownicy są wzywani do pracy wcześniej, np. o 3⁰⁰ lub 4⁰⁰ w celu przyjęcia towaru. Jeśli taki przypadek ma miejsce w poniedziałek lub bezpośrednio po święcie np. we wtorek 23 kwietnia 2019 r., to godziny pracy przypadające przed 6⁰⁰ będą skutkować pracą w niedzielę (lub święto), więc pracownik powinien w zamian otrzymać inny dzień wolny (za niedzielę w ciągu 6 dni poprzedzających lub następujących po dniu ustawowo wolnym), a dopiero w razie braku możliwości jego udzielenia, do końca okresu rozliczeniowego normalne wynagrodzenie i 100% dodatek za każdą godzinę niedzielnej (świątecznej) pracy.