Prywatne wyjścia z pracy a nadgodziny

Wyjścia prywatne pracowników w godzinach pracy, udzielane za zgodą pracodawcy, są traktowane jako czasowa usprawiedliwiona nieobecność w pracy. Powszechnie obowiązujące przepisy uregulowały zasady udzielania tego rodzaju zwolnień od pracy pod koniec 2014 r., więc odrębne regulacje dotyczące zasad udzielania i odpracowywania wyjść prywatnych w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u danego pracodawcy (np. w zakładowym układzie zbiorowym, czy regulaminie pracy) muszą uwzględniać normę art. 151 § 2¹ K.p. Wymaga ona pisemnej formy wniosku o udzielenie zgody na wyjście prywatne w godzinach pracy, a skoro musi on być przechowywany wraz z ewidencją czasu pracy, sama książka wejść-wyjść nie wystarczy, gwarantując jednocześnie pracownikowi, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie spowoduje naruszenia przepisów o nieprzerwanych odpoczynkach dobowych i tygodniowych. Spełnienie tych warunków powoduje, że czas odpracowania wyjścia prywatnego nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jako uzupełnienie tych regulacji pracodawca może np. określić w przepisach wewnątrzzakładowych termin odpracowania wyjścia prywatnego, po upływie którego firma zastrzega sobie możliwość proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia pracownika.

Pracodawca stosujący wynagrodzenie w stałych stawkach miesięcznych postanowił uniknąć przeliczania wynagrodzeń pracowników w związku z odpracowywaniem wyjść prywatnych w innym miesiącu. Wprowadził więc postanowienie, zgodnie z którym pracownik odpracowuje wyjście prywatne w terminie wyznaczonym przez bezpośredniego przełożonego przypadającym w miesiącu, w którym wyjście prywatne miało miejsce. Nieodpracowanie wyjścia prywatnego w ww. terminie skutkuje proporcjonalnym obniżeniem miesięcznego wynagrodzenia. Takie postanowienie nie narusza przepisów, gdyż zgodnie z art. 80 K.p., wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną.

Odpracowywanie a wynagrodzenie w stawce miesięcznej

Odpracowanie wyjścia prywatnego w innym miesiącu oznacza, że pracodawca powinien przeliczyć wynagrodzenie pracownika dwukrotnie. W miesiącu, w którym miało miejsce wyjście prywatne, pracownik może otrzymać niższe wynagrodzenie, pomniejszone proporcjonalnie do liczby godzin wyjścia prywatnego, natomiast w miesiącu odpracowania musi on otrzymać wynagrodzenie za faktyczne godziny pracy, nie wyłączając godzin odpracowania wyjścia prywatnego. Pominięcie tego przeliczenia i wypłata za każdy miesiąc wynagrodzenia w stałej wysokości może w niektórych przypadkach powodować obniżenie wysokości należnego wynagrodzenia z uwagi na różnice w wymiarach czasu pracy.

Zatrudniony w firmie radca prawny skorzystał w styczniu 2019 r. z wyjścia prywatnego w wymiarze 5 godzin, które odpracował w lutym 2019 r. Otrzymuje on stałe wynagrodzenie miesięczne w kwocie 8.000 zł. W styczniu br. powinien był otrzymać 7.772,75 zł, co wynika z wyliczenia: 8.000 zł : 176 godz. = 45,45 zł; 45,45 zł x 5 godz. = 227,25 zł; 8.000 zł - 227,25 zł = 7.772,75 zł.

W lutym br. wymiar czasu pracy był niższy i obejmował 160 godz., więc za 5 godzin odpracowania pracownik powinien był otrzymać 250 zł, a łącznie z wynagrodzeniem 8.250 zł. W tym kontekście wypłata za każdy miesiąc 8.000 zł spowodowałaby zaniżenie wynagrodzenia radcy prawnego o 22,75 zł.

Termin odpracowania prywatnych wyjść

Przed uregulowaniem zagadnienia wyjść prywatnych w powszechnie obowiązujących przepisach przyjmowano, że aby odpracowanie takiego wyjścia nie wygenerowało nadgodzin, musi ono przypadać w tym samym dniu, w którym miało miejsce wyjście prywatne. Innymi słowy pracownik po załatwieniu spraw prywatnych w godzinach pracy musiał wrócić do zakładu i przepracować liczbę godzin brakującą do 8-godzinnej normy lub zaplanowanego dobowego wymiaru czasu pracy. Ta wykładnia miała poparcie w wyroku Sądu Najwyższego z 19 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 476/02, OSNP 2004/22/382), w którym uznano, że: "Wprowadzenie przez pracodawcę przerwy w pracy bez związku z potrzebami ekonomiczno-organizacyjnymi, lecz na wyłączne życzenie pracownika i w jego interesie, nie uzasadnia zapłaty wynagrodzenia za czas przerwy, ani za czas świadczenia pracy po przerwie, zrekompensowany odpowiednim skróceniem czasu pracy przed przerwą.". Analogiczny pogląd prezentował Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 7 grudnia 2010 r. w sprawie powstania godzin nadliczbowych przy odpracowywaniu prywatnych wyjść (znak GPP-459-4560-80-1/10/PE/RP) jednoznacznie uznając czas ich odpracowywania w innym dniu za godziny nadliczbowe.

Po zmianie przepisów nie ulega już wątpliwości, że odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy może przypadać w innym dniu niż wyjście prywatne bez ryzyka, że doprowadzi to do przekroczenia dobowej normy czasu pracy. W tym kontekście niezwykle istotny - do celów dowodowych - jest jednak pisemny wniosek pracownika o udzielenie zgody na wyjście prywatne, który musi być przechowywany wraz z ewidencją czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz. U. poz. 2369). Stanowi on jedyny dowód potwierdzający zasadność rozliczenia godzin odpracowania wyjścia prywatnego jako zwykłej pracy, która nie rodzi prawa do dodatków oraz nie jest ujmowana w rocznym limicie nadgodzin.

Wyjątki dotyczą pracowników zatrudnionych w systemach równoważnych oraz na część etatu, którzy świadczą pracę w niektórych dniach tygodnia i korzystają z większej niż minimalna liczby dni wolnych od pracy. W takich okolicznościach polecenie odpracowania wyjścia prywatnego w dniu harmonogramowo wolnym od pracy nie wpłynie bowiem na możliwość skorzystania przez pracownika z minimalnej liczby dni wolnych od pracy w skali okresu rozliczeniowego. Podobnie w przypadku, gdyby wyjście prywatne oznaczało w istocie cały dzień wolny, gdyż polecenie odpracowania takiego wyjścia w innym dniu wolnym nie doprowadzi do wykroczenia polegającego na naruszeniu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Odpracowanie może przypadać przed zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy lub po godzinach pracy wynikających z harmonogramu. W pierwszym z tych przypadków należy jednak pilnować, aby czas odpracowania nie przypadał na godziny trwania doby niedzielno-świątecznej, gdyż byłoby to równoznaczne z poleceniem pracy w dniu wolnym. Nie ma jednak przeszkód, aby odpracowanie przed zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy przypadło na inną dobę pracowniczą, gdyż o ile nie uniemożliwi to skorzystania pracownikowi z 11-godzinnego odpoczynku dobowego, mieści się w dyspozycji art. 151 § 2¹ K.p. i nie spowoduje nadgodzin ani naruszenia przepisów o czasie pracy.

Pracownik działu IT skorzystał 11 kwietnia 2019 r. z 4 godzin wyjścia prywatnego w godzinach pracy, które miał zgodnie z poleceniem przełożonego odpracować pracując 2 dodatkowe godziny 25 i 26 kwietnia. Zgodnie z rozkładem pracuje on w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰, ale w ramach odpracowania otrzymał polecenie wykonania kopii zapasowej danych z serwerów firmowych, więc pracodawca zaplanował odpracowanie na dwa dni w godzinach od 6⁰⁰ do 8⁰⁰ - gdy nikt nie korzysta z serwerów.

Choć 2 godziny pracy w czwartek 25 kwietnia, należy zaliczyć do środy 24 kwietnia, a dwie godziny pracy w piątek 26 kwietnia do doby czwartkowej 25 kwietnia, nie spowoduje to naruszenia przepisów o odpoczynkach (od 16⁰⁰ do 6⁰⁰ pracownik ma zapewnione 14 godzin czasu wolnego), ani nadgodzin skoro pracownik odpracowuje wcześniejsze wyjście prywatne.

Wyjścia prywatne pracowników niepełnosprawnych i pracownic w ciąży

Główny Inspektorat Pracy w stanowisku Komisji Prawnej z 28 października 2014 r. w sprawie możliwości odpracowania przez pracowników niepełnosprawnych czasu zwolnienia udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych w innym dniu niż dzień, w którym korzystali ze zwolnienia (znak GNP-152-0020-3-2/14) uznał, że pracownicy niepełnosprawni mogą odpracowywać wyjścia prywatne w godzinach pracy na ogólnych zasadach, niekoniecznie w dniu korzystania z tego zwolnienia.

W przypadku pracownic w ciąży odmienne stanowisko zaprezentowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie z 4 sierpnia 2017 r. resort pracy uznał, że odpracowanie udzielonego na wniosek pracownicy w ciąży wyjścia prywatnego jest możliwe w tym samym dniu, w którym nastąpiło zwolnienie. Możliwość odpracowania czasu wyjścia prywatnego w innej dniówce roboczej resort pracy ograniczył do przypadków, w których dobowy wymiar czasu pracy pracownicy zaplanowany w rozkładzie czasu pracy jest krótszy niż 8 godzin - dopuszczając odpracowanie wyłącznie w zakresie uzupełniającym jej czas pracy do 8 godzin w dobie.

Uwaga! W ocenie MRPiPS możliwość odpracowania w innym terminie wyjścia prywatnego przez pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, wiążąca się z przekroczeniem 8-godzinnej normy czasu pracy, wymaga uzyskania uprzedniej zgody tego pracownika (art. 178 K.p.).