Czas wolny za nadgodziny

Zasady udzielenia czasu wolnego za nadgodziny nie są jednolite, gdyż obowiązki pracodawcy zależą od tego, która ze stron występuje z inicjatywą odbioru czasu wolnego za nadliczbową pracę. Jeśli z wnioskiem o czas wolny występuje pracownik, za każdą przepracowaną nadgodzinę ma on prawo do jednej godziny wolnej od pracy. Wniosek powinien przy tym określać precyzyjnie, za które nadgodziny ma być udzielony czas wolny oraz wskazywać termin, w którym pracownik chce ten czas wolny wykorzystać. Istotnym jest, że nie ma ograniczenia co do terminu, w którym musi zostać udzielony czas wolny na wniosek pracownika (art. 151² § 1 K.p.). Innymi słowy w przypadku, gdy inicjatywa odbioru czasu wolnego wychodzi od podwładnego, czas wolny może przypadać również w kolejnym okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Termin złożenia wniosku o czas wolny

Przepisy prawa pracy nie określają wprost, w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego. Wątpliwości pracodawców w tym zakresie rozstrzygnął jednak Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy (znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP). W ocenie GIP termin złożenia tego wniosku zależy od rodzaju nadgodzin, w zamian za które czas wolny ma być udzielony. Odnosząc to do rozróżnianych nadgodzin dobowych i średniotygodniowych GIP uznał, że te pierwsze są możliwe do stwierdzenia w dniu, w którym wystąpiły - wystarczy bowiem odniesienie faktycznego czasu pracy do normy dobowej lub zaplanowanego przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. O nadgodzinach z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy wiadomo natomiast dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły. W przypadku przekroczeń dobowych wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy musi zostać złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły. Tylko dysponując wnioskiem pracownika (lub wyznaczywszy uprzednio czas wolny bez wniosku w tym lub w innym miesiącu okresu rozliczeniowego) pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty dodatków za te nadgodziny.

Kodeks pracy wymaga jedynie, aby wniosek o czas wolny został sporządzony na piśmie, a pracodawca ma obowiązek przechowywać go wraz z ewidencją czasu pracy pracownika. Z uwagi na to GIP upatruje podstaw prawnych prezentowanego stanowiska w wynikającej z art. 80 K.p. zasadzie przyznającej prawo do wynagrodzenia za pracę wykonaną. W tym kontekście GIP uznaje więc, że niewypłacenie normalnego wynagrodzenia z dodatkiem wraz z pensją za miesiąc, w którym wystąpiły przekroczenia dobowe, w sytuacji gdy nie doszło do wyznaczenia czasu wolnego z inicjatywy pracownika lub w drodze decyzji pracodawcy, stanowi w istocie niewypłacenie w terminie części wynagrodzenia za pracę - czyli wykroczenie zagrożone grzywną w razie kontroli PIP. Tak rygorystyczne określenie terminu złożenia wniosku o czas wolny zabezpiecza jednocześnie pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami pracowników o odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia.

W praktyce mogą również wystąpić przypadki, w których pracownicy - pomimo wcześniejszych zapewnień, że odbiorą czas wolny za nadgodziny przed końcem okresu rozliczeniowego - ostatecznie nie odbierają wolnego, co zmusza pracodawcę do wypłaty dodatków za nadgodziny z pensją za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Przy 3- lub 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym oznacza to opóźnienie w terminie wypłaty o 2 lub 3 miesiące, co uzasadnia żądanie przez pracowników zapłaty odsetek. Stosowanie prezentowanej przez GIP wykładni może być więc ułatwieniem dla pracodawców. To, że cyklicznie przed terminem wypłaty pensji wszyscy przekraczający normę dobową pracownicy muszą zdecydować, czy chcą wykorzystać czas wolny za nadgodziny przepracowane w tym miesiącu, czy nie daje pracodawcy możliwość zdecydowania czy wypłaci pracownikom z pensją za ten miesiąc wynagrodzenie za nadgodziny, czy też postanowi oddać im czas wolny na wniosek, lub bez wniosku w proporcji 1:1,5.

Wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o czas wolny za nadgodziny nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku wyrażenia zgody na określony w nim termin odbioru czasu wolnego. Pracodawca może zaproponować podwładnemu inny termin odbioru, a jeśli pracownik na to nie przystanie również narzucić mu termin dogodny dla pracodawcy. Zmienia to jednak zasady rekompensaty, gdyż w takim przypadku czas wolny zostanie udzielony bez wniosku pracownika. To z kolei oznacza, że czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły nadgodziny. Wpływa to również na zasady naliczania wynagrodzenia w miesiącu odbioru czasu wolnego.

Czas wolny za nadgodziny a prawo do wynagrodzenia

Zrekompensowanie pracownikowi nadgodzin w formie czasu wolnego uwalnia pracodawcę od obowiązku wypłaty za te nadgodziny dodatków (50% lub 100% wynagrodzenia zasadniczego). Pracownik zachowuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia za każdą dodatkowo przepracowaną godzinę, płatnego wraz z pensją za miesiąc, w którym miały miejsce te przekroczenia. Wpływ na wysokość wynagrodzenia pracownika, któremu w zamian za nadgodziny udzielono czasu wolnego ma również to, czy wnioskował on o wolne czy nie. Zgodnie z treścią art. 151² § 2 K.p., udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny bez jego wniosku nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełen miesięczny wymiar czasu pracy. Udzielenie czasu wolnego w innym miesiącu niż ten, w którym wystąpiły nadgodziny powoduje, że otrzyma on niejako podwójne wynagrodzenie: za godziny faktycznie przepracowane i za godziny udzielonego czasu wolnego. Takie rozwiązanie jest zatem najmniej korzystne dla pracodawcy z ekonomicznego punktu widzenia.

Pracownik zatrudniony w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym pokrywającym się z kwartałami roku kalendarzowego odbierał z inicjatywy pracodawcy w maju czas wolny za nadgodziny wypracowane w kwietniu. Za 6 nadgodzin dobowych musiał on otrzymać, z pensją za kwiecień normalne wynagrodzenie. Pracodawca powinien więc zrekompensować z kwietniowym wynagrodzeniem faktycznie przepracowane 174 godziny (w tym 168 godz. w ramach wymiaru). Wobec obioru 9 godzin czasu wolnego w maju z wyłącznej inicjatywy pracodawcy, nie może on proporcjonalnie obniżyć wynagrodzenia, lecz musi zapłacić pełną miesięczną pensję. Choć pracownik przepracuje w maju 159 godzin, musi otrzymać pensję za 168 godzin pełnego wymiaru.

Problemów przysparza również ustalenie prawidłowej wysokości wynagrodzenia pracownika, któremu udzielono czasu wolnego na jego wniosek. Wyjątki dotyczą przypadków, w których czas wolny udzielony na wniosek pracownika przypada w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny. W takich okolicznościach jego wynagrodzenie nie ulega żadnym zmianom, gdyż czas wolny oraz dodatkowa praca wzajemnie się kompensują, a pracownik nie przekracza wymiaru czasu pracy. Zasada ta ma zastosowanie na równi do pracowników wynagradzanych według stałej stawki miesięcznej, jak i otrzymujących stawkę godzinową. Wątpliwości pojawiają się jednak w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, gdy czas wolny jest udzielany w innym miesiącu niż przepracowane nadgodziny.

Większość pracodawców oddających pracownikom czas wolny za nadgodziny nie przelicza ich miesięcznych wynagrodzeń, wypłacając w każdym miesiącu stałą pensję lub iloczyn stawki godzinowej i liczby godzin zgodnej z wymiarem. Rozwiązanie to jest wygodne, gdyż ogranicza nakład czasu i pracy niezbędnych przy każdorazowym przeliczaniu wynagrodzeń. Trzeba jednak mieć świadomość, iż takie działanie może, w niektórych sytuacjach, prowadzić do bezpodstawnego obniżenia wysokości wynagrodzenia, czyli wykroczenia (art. 282 § 1 pkt 1 K.p.). Zaniżenie wynagrodzenia może wynikać z tego, iż w przypadku pracowników otrzymujących pensję w stałej stawce miesięcznej, wartość stawki godzinowej w poszczególnych miesiącach różni się, ze względu na różnice w wymiarach czasu pracy. Wartość godziny pracy przy stałej stawce miesięcznej może się różnić w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Pracownik produkcji wynagradzany stałą stawką miesięczną 3.000 zł przepracuje w czerwcu 2019 r. 8 nadgodzin dobowych, za które zawnioskował o czas wolny w lipcu 2019 r. Wymiar czasu pracy w czerwcu obejmuje 152 godziny, co przekłada się na stawkę godzinową 19,74 zł.

Za 8 nadgodzin dobowych pracownik powinien więc otrzymać 157,92 zł, a łącznie z pensją za czerwiec będzie to 3.157,92 zł. Jednocześnie w lipcu 2019 r. pracownik przepracuje - w związku z odbiorem czasu wolnego - 176 godzin przy wymiarze obejmującym 184 godziny. To oznacza, że pracodawca ma podstawy by proporcjonalnie obniżyć jego pensję za lipiec za 8 godzin brakujących do wymiaru: 3.000 zł : 184 godz. = 16,30 zł; 3.000 zł - (8 godz. x 16,30 zł) = 2.869,60 zł. W tym kontekście wypłata za każdy z miesięcy stałej stawki miesięcznej w kwocie 3.000 zł spowoduje zaniżenie wynagrodzenia za nadgodziny o 27,52 zł.

Problem ten dostrzegł Główny Inspektorat Pracy uznając w stanowisku z 2005 r. w sprawie wolnego za nadgodziny (znak GNP-367-4560/05/PE), że pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, gdy pracodawca rekompensuje je udzielając czasu wolnego na wniosek. Skoro jednak żaden przepis nie przewiduje prawa do wynagrodzenia za udzielony na wniosek pracownika w zamian za godziny nadliczbowe czas wolny, jest to okres niepłatny. Oznacza to, że w miesiącu, w którym wystąpi praca w nadgodzinach pracownik powinien otrzymać wyższe wynagrodzenie, uwzględniające normalne wynagrodzenie za każdą godzinę przepracowaną ponad normę dobową lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Natomiast w miesiącu, w którym następuje odbiór czasu wolnego na wniosek pracownika, jego wynagrodzenie może zostać obniżone proporcjonalnie do ilości godzin brakujących do wymiaru czasu pracy w związku z odbiorem czasu wolnego.

Odmiennie wątpliwości związane z ustalaniem wysokości wynagrodzenia za miesiąc, w którym udzielono pracownikowi czasu wolnego za nadgodziny rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09). Sąd potwierdził, że pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony w zamian za przepracowane nadgodziny, gdyż nie wynika to z przepisów prawa. Korzystanie z czasu wolnego w zamian za nadgodziny nie uprawnia więc pracownika do wynagrodzenia, które otrzymałby gdyby w tym czasie pracował. Jednocześnie pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za czas przepracowany w nadgodzinach. W ocenie Sądu Najwyższego to wynagrodzenie może zostać wypłacone w terminie, w którym pracodawca udziela mu czasu wolnego. Rozstrzygnięcie Sądu dotyczyło naprzemiennej pracy w kraju i za granicą (różnica stawek).