Dokumentacja czasu pracy

Zmiany, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. wpłynęły na obowiązki pracodawców w zakresie dokumentowania czasu pracy zatrudnionych pracowników. Od tej daty tworzona dla pracowników ewidencja czasu pracy musi zawierać nie tylko informację o liczbie godzin pracy w poszczególnych dobach, ale ponadto o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki takiej dokumentacji inspektor pracy będzie mógł skontrolować przestrzeganie przepisów o dobie pracowniczej również u tych pracodawców, którzy nie tworzą lub nie przechowują harmonogramów czasu pracy pracowników. Ewidencja czasu pracy po zmianach musi ponadto zawierać informację o liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia. Tym samym pozwoli ona rozstrzygnąć, czy dyżur wymagał rekompensaty, gdyż tego prawa nie rodzą dyżury pełnione przez pracownika w domu. Inną korzyścią z perspektywy kontroli przestrzegania przepisów o czasie pracy jest to, że informacja o godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru pozwala stwierdzić, czy nie naruszył on prawa do nieprzerwanego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

W pozostałym zakresie ewidencja czasu pracy prowadzona w formie indywidualnej karty zawiera zbliżony katalog danych do tego sprzed zmian, w tym informacje o liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Rozszerzeniu uległ z kolei katalog dokumentów, które trzeba przechowywać wraz z ewidencją czasu pracy. Obecnie obejmuje on wnioski pracownika dotyczące udzielenia wyjścia prywatnego w godzinach pracy, zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy lub weekendowego, stosowania ruchomego czasu pracy według ustalonego rozkładu lub poprzez określenie przedziału czasowego, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy. Dodatkowo wraz z ewidencją należy przechowywać dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego, uzgodnienia dotyczące odbioru innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach oraz dokumenty związane z wykonywaniem pracy w nadgodzinach lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami w gotowości do pracy. W nieobowiązującym rozporządzeniu z 1996 r. ustawodawca wymieniał jedynie wnioski o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, więc jest to istotna zmiana dla pracodawców, którzy wprowadzili procedurę pisemnego polecania pracownikom nadgodzin, gdyż po zmianach ta dokumentacja musi być przechowywana wraz z ewidencją czasu pracy. Obowiązek ten dotyczy ponadto zgody wyrażonej przez pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach pozwalających na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, zatrudnianie w nadgodzinach, w porze nocnej, w przerywanym czasie pracy lub delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (§ 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Uwaga! Po zmianach przepisów ewidencja czasu pracy zyskała przymiot dokumentacji pracowniczej, więc odnosi się do niej art. 94 pkt 9b K.p. nakazujący przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas ustawodawca regulował tą materię wyłącznie w stosunku do kierowców, więc pozostali pracodawcy przechowywali tę dokumentację przez okres 3 lat od zakończenia ujętego w niej okresu - tyle ile wynosi okres przedawnienia roszczeń finansowych pracownika za stosunku pracy. Po zmianach okres ten wydłuży się ponad 3-krotnie, co wpłynie na ilość przechowywanej dokumentacji pracowniczej.