Zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy

Harmonogram czasu pracy to plan pracy dla konkretnego kierowcy na dany okres wynoszący minimum 2 tygodnie. Okresy, na jakie należy tworzyć harmonogramy (rozkłady) czasu pracy kierowców obejmują:

• 2 tygodnie - dla kierowców wykonujących regularne przewozy osób,
   
• 1 miesiąc - dla kierowców wykonujących regularne przewozy osób na trasach do 50 km,
   
• 1 miesiąc - dla kierowców zatrudnionych w tzw. mieszanym systemie czasu pracy bez względu na to, jaki rodzaj przewozu wykonują,
   
• brak obowiązku tworzenia harmonogramu - dla kierowców wykonujących przewozy rzeczy lub przewozy okazjonalne osób (art. 11 ust. 2 i 2a, art. 19 oraz art. 31e ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców).

W przypadku kierowców wykonujących przewozy towarowe zatrudnionych w równoważnym czasie pracy nie trzeba układać rozkładów czasu pracy (art. 11 ust. 2a w związku z art. 15 ust. 6 ustawy o czasie pracy kierowców). W praktyce oznacza to, że organy PIP nie mogą żądać okazania dla takiego kierowcy rozkładu na cały okres rozliczeniowy, ani nawet na najbliższy miesiąc. Gdyby jednak pracodawca zdecydował się sporządzać dla takich kierowców harmonogramy czasu pracy np. na jedno zadanie przewozowe lub nadchodzący tydzień, taka dokumentacja będzie niezwykle pomocna przy rozliczaniu czasu pracy, pozwoli również ograniczyć liczbę nadgodzin średniotygodniowych.

Firma z branży spożywczej zatrudnia kierowców aut ciężarowych, którzy dostarczają produkty pracodawcy do kontrahentów z Polski i z państw ościennych. Jeden z zatrudnionych kierowców ma w tygodniu od 6 do 12 maja br. zaplanowane jedno krótkie zadanie przewozowe i dwie dłuższe trasy, a jego grafik przedstawia się w następujący sposób:

Jeśli w wykonaniu okaże się, że zadania były bardziej czasochłonne niż założono i kierowca pracował np. codziennie po 12 godzin, taki harmonogram pozwoli wykazać, że praca w poniedziałek od 14⁰⁰ do 18⁰⁰ oraz w czwartek i w sobotę od 16⁰⁰ do 18⁰⁰ to nadgodziny dobowe z prawem do 50% dodatku. W razie braku takiego rozkładu, każdy przypadek pracy do 12 godzin w dobie musi być traktowany jako zaplanowane przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, więc ww. nadgodziny wyszłyby jako przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej z prawem do 100% dodatku do normalnego wynagrodzenia.

Poza wyjątkami dotyczącymi przewozów wykonywanych w ramach komunikacji miejskiej lub podmiejskiej ustawa o czasie pracy kierowców nie określa wyglądu harmonogramu czasu pracy.

W przewozach regularnych osób o trasach powyżej 50 km wystarczającymi elementami harmonogramu czasu pracy są godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach tygodnia. Harmonogram mógłby więc wyglądać następująco:

Okres 2 tygodni zawsze rozpoczyna się w poniedziałek i kończy w niedzielę, a w jego trakcie można zaplanować maksymalnie 120 godzin pracy, gdyż maksymalny tygodniowy czas pracy kierowcy może wynieść 60 godzin. Zaplanowanie ponad 40 godzin pracy w tygodniu wymaga zrównoważenia tego w innym tygodniu poprzez zaplanowanie pracy w wymiarze odpowiednio niższym tak, by uniknąć przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej.

W powyższym harmonogramie kierowca jest zatrudniony w równoważnym czasie pracy i ma zaplanowane w pierwszym tygodniu 36 godzin pracy, a w drugim 44 godziny pracy, co oznacza pracę średnio po 40 godzin na tydzień.

Uwaga! Układając harmonogram czasu pracy kierowcy należy rozróżniać kategorie dni wolnych od pracy, a nie wszystkie oznaczać w sposób jednolity, np. "W". Jeśli pojawi się konieczność wezwania kierowcy do pracy w dniu wolnym od rodzaju tego dnia będą zależały prawidłowe zasady jej rekompensaty. W harmonogramach należy więc oznaczać dni wolne wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy, dni wolne udzielane w zamian za pracę w niedzielę oraz dni tzw. harmonogramowo wolne od pracy, które mogą wystąpić w systemie równoważnym oraz w przypadku zatrudnienia w części etatu.

Wymogi względem rozkładów czasu pracy rosną wobec kierowców zatrudnionych w przewozach regularnych osób o trasach do 50 km. Taki rozkład czasu pracy musi zostać podpisany przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje przewozy, a dodatkowo musi on zawierać:

• imię i nazwisko kierowcy,
   
• miejsce bazy pojazdu,
   
• harmonogram okresów pracy - prowadzenie pojazdu, inna praca, przerwy, pozostawanie w dyspozycji,
   
• dni wolne od pracy (art. 31e ust. 2 i 3 ustawy o czasie pracy kierowców).

W harmonogramie czasu pracy dla kierowcy w komunikacji miejskiej nie wystarczy określić godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a należy dokładnie wskazać kolejne czynności przez niego wykonywane w danym dniu:

• 6⁰⁰-6¹⁵ - obsługa codzienna pojazdu,
   
• 6¹⁵-8⁰⁰ - prowadzenie pojazdu,
   
• 8⁰⁰-8¹⁵ - przerwa śniadaniowa wliczana do czasu pracy,
   
• 8¹⁵-10¹⁵ - prowadzenie pojazdu,
   
• 10¹⁵-10³⁰ - przerwa w jeździe,
   
• 10³⁰-12³⁰ - prowadzenie pojazdu,
   
• 12³⁰-12⁴⁵ - przerwa w jeździe,
   
• 12⁴⁵-14¹⁵ - prowadzenie pojazdu,
   
• 14¹⁵-14³⁰ - sprzątanie, tankowanie pojazdu.

W przestawionym przypadku kierowca prowadzi autobus przez 7 godzin i 15 minut, obsługa codzienna pojazdu i inne czynności związane z utrzymaniem go w czystości i uzupełnieniem paliwa zajęły w sumie 30 minut, a dodatkowo kierowca skorzystał z 15 minut przerwy wliczonej do czasu pracy. Jego czas pracy obejmuje łącznie 8 godzin. Dodatkowo pracownik skorzystał z dwóch 15-minutowych przerw w prowadzeniu pojazdu, gdyż prowadził autobus krócej niż 8 godzin. Przerwy te nie są wliczane do czasu pracy, dlatego kierowca kończy ją po 8 godzinach i 30 minutach od rozpoczęcia (6⁰⁰-14³⁰).

Uwaga! W przewozach regularnych osób popularnością cieszą się system przerywany i mieszany, umożliwiające wyłączenie z czasu pracy jednej najdłuższej przerwy występującej w trakcie dnia pracy. Układając takim kierowcom rozkład czasu pracy należy pamiętać, że owa przerwa musi być precyzyjnie zaplanowana w każdym dniu pracy, gdyż tylko w takim przypadku można wyłączyć ją z czasu pracy (art. 16 i art. 19 ustawy o czasie pracy kierowców).