Potwierdzenie dokumentacji za zgodność z oryginałem
W aktach osobowych pracownika powinny znajdować się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzone przez pracodawcę. Czy w celu potwierdzenia dokumentu za zgodność, powinniśmy otrzymać do wglądu jego oryginał, czy też wystarczy potwierdzenie zgodności z kopią?
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych - prowadzonych w wersji papierowej lub elektronicznej - odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do zatrudnienia lub pracownika. Powinny być one poświadczone przez pracodawcę (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie z oryginałem. Podobnie jest w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, co wynika z § 11 rozporządzenia dokumentacyjnego. Stanowi on, że w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument papierowy, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Definicję dokumentu definiuje art. 773 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to więc być zapisana kartka papieru, wiadomość SMS, MMS lub e-mail. Treść dokumentu może zostać utrwalona na dowolnym nośniku. Problematyczna może się jednak okazać dostarczona przez kandydata lub pracownika kserokopia dokumentu. Zdaniem Sądu Okręgowego w Łodzi w wyroku z dnia 21 czerwca 2017 r., sygn. akt III Ca 842/17, przez dokument rozumie się jego oryginał. Zwykła odbitka ksero (to jest odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca zażąda przedstawienia dokumentu, to należy mu dostarczyć jego oryginał albo poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zauważyć, że zgodnie z art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Natomiast w myśl art. 129 § 2 K.p.c., zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
20.11.2024 (środa)
16.12.2024 (poniedziałek)
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||