Dokumenty dotyczące czasu pracy

2.1.1. Lista obecności

Pracodawca ma obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności w pracy pracowników bez względu na wielkość zatrudnienia. W zakładach pracy zatrudniających co najmniej 50 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy określa regulamin pracy. Stosownie do art. 104¹ § 1 pkt 9 K.p., w tym akcie prawa wewnątrzzakładowego należy ustalić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy powinni, zgodnie z art. 29 § 3 in fine K.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego pracownika między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W zakładzie pracy można prowadzić listę obecności pracowników, w której będą oni odnotowywać fakt stawiennictwa oraz ewentualnie godziny pobytu w miejscu pracy. Przepisy prawa pracy nie przewidują przy tym obowiązku prowadzenia tego dokumentu. Tym bardziej nie wskazują jego zawartości. Pracodawca może sporządzić listę samodzielnie albo nabyć stosowne druki w sklepie z artykułami biurowymi. Listę obecności można również wydrukować z używanego w firmie programu kadrowo-płacowego, jeśli daje on taką możliwość. Na druku listy wpisuje się imiona i nazwiska pracowników, nazwę komórki organizacyjnej, w której są zatrudnieni, a także miesiąc i rok, którego lista dotyczy.

Prowadzenie listy obecności spełnia funkcję pomocniczą w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy. Na jej podstawie można ustalić liczbę dni, a niekiedy także godzin pracy, co jest niezbędne dla prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia za pracę. Dodatkowo, lista obecności może się okazać przydatna w razie konieczności zorganizowania ewakuacji - na jej podstawie osoby odpowiedzialne będą mogły ustalić personalia pracowników, którzy z jakiegoś powodu nie zdołali się ewakuować.

Uwaga! Lista obecności jest dokumentem fakultatywnym i nie zastępuje ewidencji czasu pracy, omówionej w dalszej części dodatku.

Nie jest prawidłowe odnotowywanie na omawianej liście przyczyn nieobecności pracownika w pracy, a zatem nie będzie właściwe wpisywanie do niej symboli typu CH - choroba, U - urlop, D - delegacja. Praktyka ta, choć powszechnie stosowana, nie ma oparcia w żadnych przepisach. Podstawa prawna, na jaką w tym wypadku często powołują się pracodawcy, dotyczy ewidencji czasu pracy (rozliczenia czasu pracy). Wraz jednak z wejściem RODO i wynikającej z jego przepisów zasady minimalizacji danych, takie postępowanie pracodawcy jest uznane za nieprawidłowe i może narazić pracodawcę na kary finansowe. Ponadto wskazywanie na liście obecności przyczyny absencji w pracy może budzić wątpliwości z punktu widzenia naruszenia dóbr osobistych pracownika.

Przykład listy obecności

2.1.2. Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.). Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika i bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. W odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Zasady prowadzenia ewidencji określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
   
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
   
• liczbie godzin nadliczbowych,
   
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
   
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
   
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
   
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
   
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
   
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Przepisy nie zawierają wzoru ewidencji czasu pracy. Przykładowy formularz prezentujemy na naszej stronie internetowej (www.gofin.pl) w zakładce "Wzory druków i umów.

Przykład ewidencji czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi, na jego żądanie, a także uprawnionym organom kontrolnym. Jak wyjaśnił PIP na stronie internetowej (www.pip.gov.pl), pracodawca samodzielnie decyduje jak długi okres będzie objęty ewidencją. Należy mieć jednak na względzie art. 85 K.p., w myśl którego wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu.

2.1.3. Wniosek o czas wolny za nadgodziny

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 151² K.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową może nastąpić także bez wniosku pracownika. Wówczas należy go udzielić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Przykład wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

2.1.4. Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.). Regulacje kodeksowe nie wymagają uzasadniania wniosku, jednak może być on pomocny podczas podejmowania przez pracodawcę decyzji w tej sprawie.

Przykład wniosku o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy

2.1.5. Wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia

Istotą systemu skróconego tygodnia jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 143 K.p.).

System skróconego tygodnia pracy może zostać wdrożony tylko na pisemny wniosek pracownika. Podstawą dla wprowadzenia skróconego tygodnia pracy jest umowa o pracę.

Wyrażając zgodę na pracę w skróconym tygodniu, pracodawca będzie zobowiązany do indywidualnego planowania czasu pracy. Rozkład powinien bowiem przewidywać odpowiednią do ustalonego wymiaru liczbę dni i godzin pracy. Występując z wnioskiem o omawiany system czasu pracy, pracownik może wskazać odpowiadające mu dni i godziny pracy, które jednak wobec różnej liczby roboczogodzin w poszczególnych miesiącach, mogą wymagać modyfikacji.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system skróconego tygodnia pracy

2.1.6. Wniosek o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy

System pracy weekendowej polega na wykonywaniu pracy tylko w piątki, soboty, niedziele i święta z możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 144 K.p.).

W praktyce weekendową organizację czasu pracy stosuje się wobec pracowników zatrudnionych w ramach niepełnego etatu. Dopuszczalność pracy tylko we wskazane wyżej dni tygodnia (nawet z wydłużonym wymiarem dobowym) uniemożliwia bowiem w większości okresów rozliczeniowych wypracowanie wymaganej dla pełnego etatu liczby godzin, choć nie we wszystkich.

Przykładowo w kwietniu 2020 r. przypada 13 dni weekendowych i świątecznych, co pozwala na przepracowanie maksymalnie 156 godzin (13 dni x 12 godz.), tj. po zaokrągleniu 0,93 etatu (156 godz. : 168 godz.), lecz w maju 2020 r. - 15 dni weekendowych, czyli 180 godz. (15 dni x 12 godz.), podczas gdy nominał dla pełnego etatu to 160 godz.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu weekendowego

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system weekendowy

2.1.7. Porozumienie o wydłużeniu okresu rozliczeniowego

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy. Tak stanowi art. 129 § 2 K.p.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy na podstawie art. 129 § 2 K.p. ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie organizacje nie występują, w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 K.p.).

Przykład porozumienia w sprawie wydłużenia okresu rozliczeniowego

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zakładu. Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy wprowadza wydłużenie okresu rozliczeniowego protokołem dodatkowym. Do protokołu dodatkowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 241⁹ § 1 K.p.).

2.1.8. Dokumenty dotyczące wprowadzania organizacji ruchomej

W myśl art. 140¹ § 1 i 2 K.p., pracodawca może stosować ruchomą organizację pracy według rozkładu przewidującego:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy lub
   
• przedział czasu, w którym pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Ruchomą organizację czasu pracy wprowadza się w sposób wskazany w art. 150 § 3 i 5 K.p. W świetle powołanych przepisów, powinno to nastąpić na zasadach analogicznych do wprowadzania przedłużonego do maksymalnie 12 miesięcy okresu rozliczeniowego (patrz poprzedni punkt). Co istotne, odmiennie niż przy wydłużeniu okresu rozliczeniowego, o porozumieniu w omawianej sprawie nie trzeba informować inspektora pracy.

Przykład porozumienia w sprawie wprowadzenia ruchomego czasu pracy u pracodawcy, u którego nie występuje organizacja związkowa

W indywidualnych przypadkach pracodawca nie musi negocjować wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy z przedstawicielami pracowników. Można ją bowiem także ustalić na pisemny wniosek zainteresowanego. Ustawodawca nie przewidział obowiązku uzasadniania przez pracownika wniosku o wprowadzenie ruchomej organizacji czasu pracy. Nie zobowiązał także pracodawcy do jego uwzględnienia, jednak uzasadnienie może być pomocne przy podejmowaniu przez pracodawcę decyzji w tej sprawie. W omawianej sytuacji, na mocy art. 129 § 4 pkt 3 K.p., pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy.

Przykład wniosku pracownika w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy