Zmiana harmonogramu czasu pracy

Indywidualne rozkłady czasu pracy zwane potocznie grafikami doczekały się odrębnej regulacji na łamach Kodeksu pracy dopiero od 23 sierpnia 2013 r. Wtedy art. 129 K.p. uzupełniono o § 3, nakładający na pracodawcę obowiązek sporządzania rozkładów czasu pracy w formie pisemnej lub elektronicznej. Indywidualne grafiki mogą obejmować okres krótszy od okresu rozliczeniowego, ustawodawca ustalił jednak ich minimalną długość na 1 miesiąc. Co istotne przepis ten wprowadza jednocześnie obowiązek podawania rozkładów do wiadomości pracowników na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu. Wspomniana regulacja wywołała poważne kontrowersje wśród pracodawców, gdyż stosowanie wymogu przekazywania pracownikom rozkładów z tygodniowym wyprzedzeniem wobec zmian wprowadzanych w harmonogramach w trakcie ujętego w nich okresu wykluczałoby w praktyce możliwość skorzystania z tej instytucji.

Modyfikacja obowiązującego pracownika grafiku jest często jedyną alternatywą dla polecenia nadgodzin w przypadkach, gdy z przyczyn nieprzewidzianych na etapie układania rozkładu wystąpi np. konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika. Możliwość zmiany rozkładu pracy wynika z samych przepisów, gdy ma to na celu udzielenie innego dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub w ramach dnia wolnego wynikającego z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. Podobnie w przypadku rekompensaty czasem wolnym nadgodzin, niezależnie od tego czy z wnioskiem o tę formę rekompensaty wystąpił pracownik, czy zdecydował o niej pracodawca. Powszechnie przyjmuje się, że możliwość zmiany rozkładów wystąpi ponadto w innych przypadkach, gdy jest to uzasadnione okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, a możliwość taka została przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych. Takie wnioski płyną ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po dniu wolnym (znak GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Z tego względu wprowadzenie wymogu informowania pracowników o takich zmianach z tygodniowym wyprzedzeniem wykluczałoby możliwość uniknięcia nadgodzin w przypadkach, gdy wiadomość o konieczności zorganizowania zastępstwa dotarła do pracodawcy w ostatniej chwili.

Problem ten dostrzegło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników. Na jego łamach podniesiono, że choć z przepisu art. 129 § 3 K.p. nie wynika wprost możliwość dokonywania zmian w ogłoszonym pracownikowi rozkładzie czasu pracy, modyfikacje takie są praktykowane i dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. MPiPS podniosło również, że skoro wspomniany przepis nie określa, z jakim wyprzedzeniem należy dokonywać wspomnianych zmian, odnosząc się wyłącznie do ogłaszania grafików na kolejny okres nie krótszy od miesiąca, kwestia minimalnego wyprzedzenia, z jakim pracownik powinien zostać poinformowany o zmianie obowiązującego go rozkładu powinna być uregulowana w przepisach wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

W praktyce oznacza to, że aby zabezpieczyć swój interes na wypadek niezapowiedzianych absencji pracowników, rodzących konieczność podjęcia działań w celu zapewnienia ciągłości pracy zakładu bez konieczności polecania nadgodzin, pracodawca powinien określić w przepisach wewnętrznych katalog przypadków uzasadniających zmianę rozkładu oraz uzupełnić go o postanowienie regulujące ostateczny termin, w jakim pracownik powinien być poinformowany o zmianie obowiązującego go rozkładu. Powszechnie przyjmuje się, że może to nastąpić najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej, po której ma nastąpić zmiana rozkładu.

Pracodawca zawarł w regulaminie pracy postanowienie przewidujące możliwość wprowadzania zmian w rozkładach przekazanych pracownikom w trakcie ujętego w nich okresu w przypadku niezapowiedzianych nieobecności usprawiedliwionych (urlop na żądanie, choroba pracownika lub członka rodziny, opieka nad dzieckiem, zwolnienia okolicznościowe, wezwanie do stawienia się przed organem administracji i inne okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy), nieobecności nieusprawiedliwionych oraz innych przypadków obiektywnie uzasadniających konieczność zapewnienia zastępstwa (zwolnienie dyscyplinarne, rozwiązanie umowy w trybie art. 55 § 1 K.p.). Postanowienie to zostało uzupełnione o stwierdzenie, że pracownik musi być poinformowany o zmianie obowiązującego go rozkładu najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej poprzedzającej dzień, w którym następuje zmiana. Wystąpienie wskazanych okoliczności uzasadnia więc wprowadzenie zmian w rozkładach pracy pracowników, pod warunkiem poinformowania ich o tym z minimalnym wyprzedzeniem wynikającym z przepisu regulaminu pracy.