Wpływ instytucji doby pracowniczej na rozliczanie czasu pracy

W polskim porządku prawnym wyróżniamy dwa rodzaje nadgodzin - dobowe, wynikające z wykonywania pracy ponad 8-godzinną normę lub zaplanowany w rozkładzie przedłużony wymiar czasu pracy w danej dniówce oraz średniotygodniowe. Drugi rodzaj nadgodzin charakteryzuje to, że skutkują przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w skali całego okresu rozliczeniowego, nie naruszając jednocześnie normy, ani przedłużonego wymiaru czasu pracy zaplanowanego w dobie. Od nadgodzin dobowych różnią się one terminem i zasadami rekompensaty, gdyż przekroczenia dobowe rozlicza się po każdym miesiącu, a poza wyjątkami dotyczącymi wolnych od pracy niedziel i świąt, dni wolnych udzielonych za pracę w niedzielę lub święto oraz przekroczeń dobowych przypadających na porę nocną, przysługuje za nie 50% dodatek do normalnego wynagrodzenia (art. 151¹ § 1 K.p.). Dla odmiany nadgodziny średniotygodniowe są możliwe do stwierdzenia i rekompensaty dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, a pracownik nabywa za nie prawo zawsze do 100% dodatków do normalnego wynagrodzenia (art. 151¹ § 2 K.p.).

Na rozliczanie nadgodzin wpływa instytucja doby pracowniczej. Doba obejmuje 24 godziny licząc od momentu rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym podwładnego rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 2 K.p.). Wynika to z faktu, iż ustawodawca nie przewiduje wymogu ciągłości dób pracowniczych, wiążąc ich rozpoczęcie z planowaną godziną rozpoczęcia pracy określoną w rozkładzie, która czasami zmienia się w kolejnych dniówkach. Rozkład czasu pracy może więc przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w kolejnych dobach, skoro działanie takie nie jest wykluczone przez ustawodawcę. Świetnym przykładem takiej organizacji pracy są pracownicy wykonujący zadania na zmiany w ramach cztero- lub pięcio-brygadowej organizacji czasu pracy, którym pracodawca regularnie planuje przechodzenie na inną zmianę, co wywiera wpływ na godziny trwania kolejnych dób pracowniczych. Problem w tym, że jeśli strony nie porozumiały się w zakresie stosowania tzw. ruchomego czasu pracy (art. 140¹ K.p.), jedynie późniejsza godzina pracy w kolejnej dobie zapewnia stan zgodny z przepisami. Dla odmiany zaplanowanie wcześniejszego rozpoczęcia pracy, niż miało to miejsce w poprzedniej dobie, rodzi ryzyko powstania nadgodzin wynikających z tzw. złamania doby pracowniczej.

Szkoła zatrudnia pracowników kotłowni w podstawowym czasie pracy, planując ich pracę na dwie zmiany, od 6⁰⁰ do 14⁰⁰ i od 14⁰⁰ do 22⁰⁰. Ich praca sprowadza się do obsługi i bieżącej konserwacji pieca, a w interesie pracodawcy leży wyłącznie zapewnienie jej ciągłości. W związku z tym dyrektor umożliwił pracownikom kotłowni ustalanie zmian zgodnie z ich wnioskami i dostosowywanie do indywidualnych potrzeb pracowników. W efekcie zdarzało się, że podwładny rozpoczynał pracę w poniedziałek o 14⁰⁰, następnie we wtorek o 6⁰⁰, w środę o 14⁰⁰, w czwartek o 6⁰⁰ i w piątek o 14⁰⁰.

W omawianym przypadku dwukrotnie doszło do złamania doby pracowniczej. Podjęcie pracy o 6⁰⁰ we wtorek i w czwartek ma miejsce w ramach poprzedniej doby pracowniczej, która trwa od 14⁰⁰ w poniedziałek i odpowiednio w środę, do 14⁰⁰ we wtorek i odpowiednio w czwartek. W efekcie wszystkie godziny pracy zaplanowane na wtorek (czwartek) podlegają w całości zaliczeniu do doby poniedziałkowej (środowej). Oznacza to, że już w ramach rozkładu pracownikowi zaplanowano 16 nadgodzin dobowych, za które nabędzie on prawo do 50% dodatku.

Nawet gdyby strony stosowały ruchomy czas pracy, taki harmonogram czasu pracy musi być uznany za nieprawidłowy. Dwukrotne zaplanowanie pracy na 6⁰⁰ we wtorek i czwartek przypada w ramach poprzedniej doby pracowniczej, trwającej do godziny 14⁰⁰. W efekcie w ramach jednej doby pracowniczej pracownik ma zaplanowane 16 godzin pracy i jedynie 8 godzin odpoczynku (od 22⁰⁰ do 6⁰⁰). Skrócenie odpoczynku dobowego poniżej 11 godzin jest możliwe jedynie w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia ludzkiego, mienia lub środowiska, usuwania skutków awarii lub wobec pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 132 § 2 K.p.). W omawianym przypadku nie zachodzi żadna z wymienionych okoliczności, więc działanie to jest wykroczeniem przeciwko przepisom o czasie pracy, zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 5 K.p.).

Zastosowanie ruchomego czasu pracy pozwala pracodawcy elastycznie planować czas pracy, gdyż w ramach tych rozkładów możliwe jest nie tylko późniejsze rozpoczęcie pracy w kolejnych dobach. Warto pamiętać, że ewentualne przypadki planowanego wcześniejszego rozpoczęcia pracy w kolejnej dniówce nie stanowią dla pracowników zatrudnionych w ruchomym czasie pracy przekroczeń dobowych (art. 140¹ § 1 i 4 K.p.). W praktyce oznacza to, że pracodawca może planować w grafikach wcześniejsze rozpoczynanie pracy w kolejnych dobach bez ryzyka generowania dodatkowych kosztów, czy odpowiedzialności za wykroczenie, pod warunkiem respektowania przepisów o nieprzerwanych odpoczynkach dobowych i tygodniowych (art. 140¹ § 3 K.p.). Wprowadzając taką regulację ustawodawca dopuścił możliwość częściowego nakładania się na siebie dób pracowniczych, skoro kolejna doba może zacząć się przed zakończeniem poprzedniej, a każda z nich obejmuje koleje 24 godziny. Skutkiem wprowadzenia ruchomego czasu pracy, nadgodziny wynikające ze złamania doby mogą więc wystąpić jedynie w przypadku polecenia dodatkowej pracy przed planowaną w grafiku godziną jej rozpoczęcia. Rodzi to poważne wątpliwości interpretacyjne dotyczące tego, jak należy rekompensować pracę, do której doszło przed planowaną w rozkładzie godziną jej rozpoczęcia u pracownika zatrudnionego w ruchomym czasie pracy.

Korzystanie z ruchomego czasu pracy może mieć charakter globalny i dotyczyć całej załogi zakładu lub np. wszystkich pracowników określonych działów firmy. Można skorzystać z niego również indywidualnie, na pisemny wniosek pracownika. Ruchomy czas pracy ma 2 odmiany. Obok możliwości ustalania pracownikom indywidualnych rozkładów czasu pracy, określających różne godziny rozpoczynania pracy w kolejnych dniówkach roboczych, pracodawca może również określić w porozumieniu przedział godzin, w ramach którego sam pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy wynikającej z rozkładu. Takie rozwiązanie pozwala w praktyce ustrzec się nadgodzin wynikających ze złamania doby, gdyż wobec określenia widełek czasowych rozpoczynania pracy, a nie wskazania konkretnej godziny trudno mówić o rozpoczęciu pracy przed godziną wynikającą z rozkładu. Taki przypadek mógłby mieć miejsce w przypadku wezwania do pracy przed przedziałem czasowym przeznaczonym jako możliwość najwcześniejszego rozpoczynania pracy, ale przy ustaleniu jego maksymalnej rozpiętości może to spowodować naruszenie przepisów o nieprzerwanych odpoczynkach dobowych.

Pracodawca prowadzący biuro projektowe zatrudnia architektów w ramach systemu podstawowego. Chcąc zapewnić maksymalną efektywność pracy postanowił dostosować jej rytm do indywidualnych preferencji pracowników, określając przedział czasowy rozpoczynania zadań między godziną 6⁰⁰ a 11⁰⁰.

W grudniu 2020 r. pracownicy kończyli duży projekt dla ważnego klienta, a że w przeddzień oddania projektu dokumenty nie były gotowe, w dniu finalizowania transakcji pracodawca wezwał ich do pracy na 5⁰⁰. Ci, którzy poprzedniego dnia pracowali od 11⁰⁰ do 19⁰⁰ nie będą mieli zapewnionego 11-godzinnego odpoczynku dobowego, gdyż między zakończeniem pracy w poprzedniej dobie, a jej rozpoczęciem w kolejnym dniu upłynęło 10 godzin. W tym wyjątkowym przypadku pierwszą godzinę pracy, od 5⁰⁰ do 6⁰⁰ można by kwalifikować jako nadgodzinę dobową, wynikającą z ponownego rozpoczęcia pracy w ramach tej samej doby pracowniczej. Jednak działanie pracodawcy będzie wykroczeniem, gdyż pracownicy nie będą mieli zagwarantowanego odpoczynku dobowego w odpowiednim wymiarze.

W praktyce pojawiły się postulaty, iż wcześniejsze wezwanie do pracy powoduje zmianę godziny jej rozpoczęcia, więc ewentualne przekroczenia zawsze wyjdą jako nadgodziny dobowe pod koniec dnia pracy w efekcie wypracowania ostatnich zaplanowanych w tej dobie godzin. Pogląd ten został jednak słusznie skrytykowany, gdyż nie uwzględnia on definicji doby pracowniczej, która nie rozpoczyna się w momencie faktycznego podjęcia pracy, lecz w chwili, gdy zgodnie z planem pracy ujętym w obowiązującym pracownika rozkładzie powinien on rozpocząć pracę w danej dniówce. Z uwagi na przyjętą definicję doby pracowniczej nie jest więc możliwe, by godziny pracy wykonywanej na polecenie pracodawcy między kolejnymi dobami modyfikowały obowiązujący pracownika rozkład czasu pracy, rozpoczynając bieg zmienionej doby pracowniczej. Takie wnioski wynikają z pisma Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 8 października 2013 r. w sprawie pracy w godzinach nadliczbowych. Na jego łamach podkreślono, że systemowa wykładnia przepisów o czasie pracy wymaga zachowania określonej sekwencji zdarzeń. Rozpoczyna ją sporządzenie dla każdego pracownika rozkładu pracy na co najmniej miesiąc, zgodnie z którym wykonuje on następnie pracę. Na etapie wykonania pracodawca może polecać pracownikowi wykonywanie zadań poza przyjętym rozkładem, co skutkuje nadgodzinami, ale nie powoduje modyfikacji obowiązującego podwładnego harmonogramu czasu pracy. Odnosząc się do przedstawionego kontrowersyjnego poglądu należy również zauważyć, że nie do zaakceptowania jest płynący z tej wykładni wniosek, iż wobec wcześniejszego wezwania do pracy do nadgodzin miałoby dojść później, wskutek prawidłowo zaplanowanych godzin pracy z rozkładu.

Pracownik wykonywał w poniedziałek pracę od 9⁰⁰ do 17⁰⁰, a we wtorek miał przyjść do pracy na 11⁰⁰ i wykonywać ją do 19⁰⁰. Z uwagi na nieprzewidziane potrzeby zakładu, we wtorek pracownik został jednak wezwany do pracy na 9³⁰ i wykonywał zadania do 19⁰⁰. Poniedziałkowa doba pracownicza kończy się we wtorek o 9⁰⁰, a wtorkowa zaczyna zgodnie z harmonogramem o 11⁰⁰ i trwa do 11⁰⁰ w środę. Skoro godziny od 11⁰⁰ do 19⁰⁰ obejmują zaplanowane w dobie wtorkowej 8 godzin pracy, żadna z nich nie może spowodować przekroczenia normy dobowej. Dodatkowa praca ma miejsce między 9³⁰ a 11⁰⁰, czyli już po zakończeniu poprzedniej doby pracowniczej, ale jeszcze przed rozpoczęciem kolejnej doby, której początek zaplanowano na 11⁰⁰ we wtorek. Będą to więc klasyczne nadgodziny średniotygodniowe. Normalne wynagrodzenie za tę pracę powinno zostać wypłacone wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym miała miejsce, natomiast 100% dodatki z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego.

Trzymając się ściśle definicji doby pracowniczej zauważymy, że wcześniejsze wezwanie do pracy może skutkować nadgodzinami dobowymi lub przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Wniosek ten znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach Biura Promocji i Mediów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2013 r. w sprawie godzin nadliczbowych przypadających pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi. Na jego łamach przypomniano, że jeśli praca w nadgodzinach nie narusza normy dobowej, powoduje przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej. Tak MPiPS zakwalifikował godziny pracy przypadające przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z rozkładu, które nie mogą być zaliczone do poprzedniej doby pracowniczej, bowiem uległa ona już zakończeniu. Takie godziny pracy, jako przypadające między dobami pracowniczymi, stanowią przekroczenia normy średniotygodniowej, uprawniające podwładnego do 100% dodatku do normalnego wynagrodzenia. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie, aby jednym wezwaniem do pracy wygenerować zarówno przekroczenia dobowe, jak i średniotygodniowe.

Pracownik wykonuje zadania w podstawowym czasie pracy, a pracodawca planuje mu rozpoczynanie zadań o coraz późniejszej godzinie. W poniedziałek zaczyna on pracę o 6⁰⁰, we wtorek o 8⁰⁰, w środę o 10⁰⁰, w czwartek o 12⁰⁰, a w piątek od 14⁰⁰.

Taki plan pracy jest prawidłowy, gdyż nie powoduje naruszenia doby pracowniczej, ani innych przepisów o czasie pracy. Warto jednak pamiętać, że jeśli pracodawca wezwie pracownika w okresie od wtorku do piątku do pracy wcześniej, niż to zaplanował w grafiku, dojdzie do wykonywania zadań między dobami pracowniczymi. Jeśli pracownik zostanie wezwany do pracy w środę na godzinę 7⁰⁰, pierwsza godzina pracy zostanie zaliczona do doby wtorkowej, powodując przekroczenie 8-godzinnej normy i rodząc prawo do 50% dodatku do normalnego wynagrodzenia za pracę, gdyż nastąpiła przed zakończeniem wtorkowej doby pracowniczej zgodnie z rozkładem czasu pracy. Dwie pozostałe godziny pracy od 8⁰⁰ do 10⁰⁰ przypadające przed planowanym rozpoczęciem pracy w tym dniu, ale jednocześnie po zakończeniu poprzedniej doby będą przekroczeniami średniotygodniowymi, za które podwładny ma roszczenie o normalne wynagrodzenie, a z końcem okresu rozliczeniowego 100% dodatek.

Te same zasady znajdą zastosowanie w przypadku pracowników zatrudnionych w ruchomym czasie pracy, gdyż wprowadzający tą możliwość art. 140¹ K.p. nie modyfikuje definicji doby pracowniczej. Przepis ten ogranicza się do regulacji, zgodnie z którą ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem w ramach ruchomego czasu pracy nie stanowi pracy w nadgodzinach. Zasada ta nie znajdzie jednak zastosowania w przypadkach, gdy dodatkowa praca nie została zaplanowana, lecz polecona przed godziną jej rozpoczęcia określoną w rozkładzie. W takim przypadku, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2013 r. w sprawie nadgodzin w ruchomym czasie pracy wracamy do ogólnych zasad rozstrzygania o charakterze powstałych nadgodzin zgodnie z definicją doby pracowniczej. O tym, czy mamy do czynienia z przekroczeniami dobowymi, czy też średniotygodniowymi decydować będzie to, czy godziny dodatkowej pracy można zaliczyć do poprzedniej doby pracowniczej.

Skutki wcześniejszego rozpoczęcia pracy w systemie ruchomym (praca nocna w zakładzie 21⁰⁰-5⁰⁰)