Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy a dochodzenie roszczeń z tytułu pracy nadliczbowej

Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników jest prawidłowe ustalenie należnego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. W efekcie brak takiej dokumentacji lub uzasadnione wątpliwości co do jej prawidłowości stawia automatycznie pod znakiem zapytania prawidłowość naliczenia wynagrodzenia za pracę. Już w wyroku z 14 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi listy obecności, listy płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wysokość wypłacanego wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że na nim spocznie ciężar udowodnienia nieobecności pracownika i jej rozmiaru oraz wysokości faktycznie wypłaconego wynagrodzenia. W takich przypadkach pracownik dochodzący wynagrodzenia za nadgodziny może powoływać wszelkie dowody na wykazanie zasadności swego roszczenia, w tym również posiadające mniejszą wartość dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy. Mogą to być dowody osobowe, czyli zeznania świadków, notatki własne pracownika oraz inne dowody, z których może wynikać liczba przepracowanych godzin lub dni. Co istotne, jeśli pracownik wykaże przy pomocy takich dowodów swoje twierdzenia przed sądem, na pracodawcy spoczywa ciężar przedłożenia dowodów przeciwnych. Wniosek ten wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 9 lipca 2009 r. (sygn. akt II PK 34/09).

Pracownica zatrudniona na stanowisku samodzielnej księgowej w oddziale pracodawcy wykonywała pracę w godzinach funkcjonowania firmy, w dni powszednie od 8⁰⁰ do 17⁰⁰ z godzinną przerwą na lunch oraz w soboty, w godzinach 9⁰⁰-14⁰⁰. Zdarzało się, że wysyłała ona e-maile służbowe po godzinach pracy, a przed zamknięciem każdego miesiąca przez kilka dni była zobowiązana do wykonywania zadań w wymiarze nawet 12 godzin na dobę. Pracodawca nie ewidencjonował tej pracy i nie płacił za nadgodziny, więc księgowa wystąpiła na drogę sądową dochodząc wynagrodzenia i dodatków za przepracowane godziny nadliczbowe. W pierwszej instancji sąd uwzględnił jej roszczenia w całości przyjmując, że jej czas pracy biegnie nieprzerwanie, od momentu jej planowego rozpoczęcia, do wysłania ostatniego maila służbowego w danym dniu. Ta ocena sądu została podważona w apelacji pracodawcy, który podniósł fakt regularnego wysyłania e-maili prywatnych w godzinach pracy, co świadczyło o mniejszym niż zakładane obciążeniu pracą. Wskazał ponadto, że część nadgodzin rekompensowano udzielaniem pracownicy zwolnień na załatwienie spraw prywatnych w godzinach pracy, a ponadto zezwalał na wcześniejsze opuszczanie pracy w piątki. Co więcej pracodawca wykazał, że z uwagi na błędy popełniane przez księgową musiał on delegować pracowników z centrali, aby pomogli pracownicy w zamykaniu kolejnych miesięcy. Te uzasadnione zastrzeżenia dają podstawy dla ograniczenia roszczeń pracownicy tym bardziej, jeśli nie przedstawiła ona przekonujących dowodów określających realną liczbę nadgodzin, poprzestając na wykazaniu faktu wykonywania pracy ponad normę dobową oraz w niektóre wolne soboty jedynie w okresach sprawozdawczych.

Przedstawiona koncepcja zyskała akceptację Sądu Apelacyjnego w Białymstoku. W wyroku z 13 września 2013 r. (sygn. akt III APa 19/11) Sąd ten potwierdził, że samo założenie nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy nie rodzi automatycznego domniemania (art. 321 K.p.c.), że przedstawione przez pracownika zestawienie godzin pracy jest zgodne ze stanem rzeczywistym zwłaszcza, gdy pracodawca przedstawia w odniesieniu do takiego zestawienia konkretne zarzuty. Na pracowniku dochodzącym wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny spoczywa bowiem ciężar dowodu na okoliczność świadczenia takiej pracy, więc powinien on przedstawić wszystkie możliwe dowody potwierdzające fakt wykonywania takiej pracy oraz jej rozmiar. Wniosek ten płynie z wyroku Sądu Najwyższego z 11 grudnia 2007 r. (sygn. akt I PK 157/07, OSNP 2009/3-4/33), w którym podniesiono, że same twierdzenia pracownika w tym zakresie mogą być uznane za niewystarczające. W tym samym tonie Sąd Najwyższy wypowiedział się następnie w wyroku z 11 stycznia 2008 r. (sygn. akt I PK 108/07, OSNP 2009/5-6/58) uznając, że obowiązek ewidencjonowania czasu pracy i godzin nadliczbowych przez pracodawcę nie dotyczy osób kierujących zakładem pracy. Pracodawca nie ponosi więc konsekwencji nieprowadzenia ewidencji czasu pracy kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej zakładu w zakresie dochowania rzeczywistego wymiaru świadczonej przez niego pracy.

Kierownik hipermarketu został zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy własnego i podległych pracowników. Wywiązywał się z niego jedynie częściowo, gdyż nie prowadził ewidencji swoich godzin pracy, choć w jego ocenie wskutek nieprawidłowej organizacji pracy narzuconej przez pracodawcę regularnie wykonywał pracę w nadgodzinach.

W takim przypadku pracownik nie może podnosić zarzutu nieprawidłowego ewidencjonowania czasu pracy przez pracodawcę, a jeśli faktycznie wykonywał pracę w nadgodzinach w związku ze złą organizacją pracy, a nie z własnej woli i niezgodnie z poleceniem pracodawcy, prawo do wynagrodzenia z dodatkami wymaga udowodnienia przez niego tego faktu oraz wykazania liczby przekroczeń.

W tym kontekście należy także przytoczyć tezę wyroku Sądu Najwyższego z 2 czerwca 2010 r. (sygn. akt II PK 369/09), zgodnie z którą zaniechanie przez pracodawcę ewidencjonowania czasu pracy nie uprawnia przyjęcia domniemania faktycznego lub prawnego o wiarygodności wersji czasu pracy prezentowanej przez pracownika. Została ona powtórzona w wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 2012 r. (sygn. akt II PK 231/11), w którym uznano, że w przypadku niewywiązywania się z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy przez pracodawcę podwładny powinien oferować inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całego materiału dowodowego. Pośrednio potwierdza to również trafność uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 9 lipca 2009 r. (sygn. akt II PK 34/09), w którym wywiedziono, że w postępowaniach o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe toczących się z powództwa pracownika, obowiązuje ogólna reguła procesu, zgodnie z którą pracownik powinien udowodnić słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania, z tą jedynie modyfikacją, iż niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy, powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy.

Brak rzetelnej ewidencji czasu pracy powoduje, że pracownik może powoływać się w postępowaniu sądowym na inne dokumenty, z których wynika jego czas pracy w kolejnych dobach. Taki przypadek rozważał Sad Apelacyjny we Wrocławiu w wyrokach z 27 marca 2012 r. (sygn. akt III APa 32/10 i sygn. akt III APa 49/11) oraz Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 14 sierpnia 2013 r. (sygn. akt III APa 26/13). Wszystkie trzy sprawy dotyczyły kierowców zatrudnionych w międzynarodowych przewozach towarowych, których czas pracy był ewidencjonowany przez tachograf analogowy oraz jednocześnie przez urządzenie "black box". Problemem w sprawach były rozbieżności między zapisami obu tych ewidencji, wynikające z nieprawidłowego operowania selektorem tachografu, który był cały czas ustawiony na odpoczynek, przez co urządzenie rejestrowało wyłącznie czas jazdy, nie rejestrując w ogóle okresów wykonywania innej pracy. Tym sposobem dokumentacja czasu pracy z urządzenia "black box" wykazywała więcej godzin pracy, niż wynikało to z tarczek tachografu, na podstawie których pracodawca sporządzał listy płac i naliczał wynagrodzenie. Sprawy komplikował fakt, iż obok tej dokumentacji kierowcy przedstawiali własne zestawienia godzin pracy, z których wynikał jeszcze wyższy wymiar przekroczeń norm czasu pracy.

Sądy Apelacyjne uznały, że skoro wykresówki nie były przez kierowców należycie wypełniane, gdyż nie rejestrowali oni czasu wykonywania innej pracy ani dyżurów, nie można było ustalić na ich podstawie rzeczywistego czasu pracy, a tym samym prawidłowo naliczyć wynagrodzenia. Podważenie przez kierowców wiarygodności takiej ewidencji czasu pracy powoduje, że powinien być on ustalony na podstawie innych dokumentów, w tym własnych zestawień godzin pracy tworzonych przez kierowców oraz raportów generowanych przez urządzenia "black box". Nawet niemożność ścisłego ustalenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie uzasadnia bowiem oddalenia powództwa pracownika, który udowodnił, że nadgodziny miały miejsce. W tym zakresie Sądy Apelacyjne zgodziły się więc z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 665/98, OSNP 2000/14/535), którego rozwinięciem jest wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2010 r. (sygn. akt II PK 217/09). Na jego łamach wywiedziono, że jeśli pracownik udowodnił fakt wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, lecz wobec nieprowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie może udowodnić dokładnej liczby przekroczeń, ustalenie wynagrodzenia z dodatkiem może nastąpić na zasadach miarkowania (art. 322 K.p.c.). Rodzi to po stronie sądu obowiązek rozważenia całego materiału dowodowego w celu wykazania, że ścisłe określenie wysokości żądania jest niemożliwe lub znacznie utrudnione oraz okoliczności przemawiających za przyznaną wysokością odpowiedniej sumy. Dopuszczalne jest przy tym zasądzenie przez sąd pracy całości dochodzonej przez pracownika należności, obliczonej na podstawie sporządzonego przez niego szczegółowego zestawienia czasu pracy, zawierającego wyliczenie nadgodzin w poszczególnych miesiącach i dniach. Musi ono jednak znajdować potwierdzenie w całości zebranego w sprawie materiału dowodowego i poczynionych ustaleniach faktycznych, co nie ma miejsca w sytuacji, gdy pracodawca wykaże, że praca nadliczbowa nie miała miejsca lub że sporządzone przez pracownika zestawienie jest nierzetelne. Prowadzi to do generalnej tezy, że sprawa o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny jest sprawą o dochody. To zaś powoduje, że jeśli roszczenie jest niewątpliwe co do zasady, lecz nie można ściśle ustalić wysokości należnego wynagrodzenia, sąd może zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (art. 322 K.p.c.).

Odrębnie należy oceniać przypadki, w których sam pracownik uniemożliwia ewidencjonowanie swojego czasu pracy. Jeśli w wyniku takiego działania podwładnego pracodawca nie posiada informacji o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz o przypadkach opuszczania miejsca pracy w godzinach przeznaczonych na jej świadczenie, pracownik nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany. Taki przypadek był przedmiotem wyroku Sądu Najwyższego z 14 maja 2012 r. (sygn. akt II PK 231/11, OSNP 2013/9-10/109), w którym Sąd dostrzegł pewną analogię do sytuacji, w której kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do ewidencjonowania czasu pracy własnego i podległych pracowników nie gromadził danych o czasie pracy. Rozpatrując ten problem w wyroku z dnia 7 czerwca 2011 r. (sygn. akt II PK 317/10) Sąd Najwyższy uznał, że pracownik nie może powoływać się w sprawie sądowej na to, że pracodawca nie ewidencjonował jego czasu pracy, jeśli sam zaniedbywał swoje obowiązki w tym zakresie. W efekcie, jeśli dyrektor oddziału odpowiedzialny za sporządzenie okresowego sprawozdania z działalności, na podstawie którego naliczana jest prowizja jego i podległych pracowników nie dopełnia tego obowiązku, nie może stawiać pracodawcy zarzutów niewłaściwego prowadzenia dokumentacji płacowej. Oznacza to zastosowanie do roszczeniowych składników wynagrodzenia oraz dokumentacji płacowej tych samych zasad, które obowiązują przy obliczaniu wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny w razie braku ewidencji czasu pracy. W przywołanym wyżej orzeczeniu Sąd Najwyższy rozszerzył i uogólnił tą tezę uznając, że pracownik nie może wywodzić korzystnych dla siebie skutków z własnych zaniedbań.