Zasady dotyczące rozliczania i opłacania składek

Płatnik składek jest zobowiązany do obliczania, potrącania z dochodów zleceniobiorców, rozliczania oraz opłacania należnych składek na ubezpieczenia społeczne za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązany jest również rozliczać i opłacać należne składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP.

Osiągnięty w danym miesiącu kalendarzowym przychód, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy (lub tylko na ubezpieczenie zdrowotne), zleceniodawca wykazuje w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA (lub ZUS RZA - jeżeli zleceniobiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu). Po sporządzeniu raportu rozliczeniowego, kwoty należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych sumuje i wykazuje w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W deklaracji tej wykazuje również składki na ww. Fundusze.

W razie gdy pracownik oprócz umowy o pracę zawarł z własnym pracodawcą umowę zlecenia, a także umowę o dzieło (lub taką umowę wykonuje na rzecz własnego pracodawcy), umowa ta dla celów składkowych jest traktowana jak umowa o pracę. Przychód uzyskany z tytułu wykonywania zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnej (umowy o dzieło) sumuje się i wykazuje w jednym bloku imiennego raportu miesięcznego z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Inaczej należy postępować w celu rozliczenia należności podatkowych od tych umów, a w konsekwencji odliczenia odpowiednio od przychodu składek na ubezpieczenia społeczne oraz od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, o czym piszemy w dalszej części dodatku.

Wspomnijmy, że jeżeli pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 r. wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924), i dodatkowo wykonuje umowę zlecenia (umowę o dzieło) zawartą z własnym pracodawcą lub wykonywaną na jego rzecz, to pracodawca rozlicza za niego także składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, uwzględniając w podstawie jej wymiaru oskładkowany przychód z tej umowy - bez znaczenia jest, czy przedmiotem umowy zlecenia (umowy o dzieło) jest wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o sus, płatnicy składek przesyłają do ZUS dokumenty rozliczeniowe oraz opłacają składki za dany miesiąc, nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
• do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.

Do należności z tytułu składek stosuje się odpowiednio m.in. przepis art. 12 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zastrzeżenie to nie dotyczy terminu opłacania składek ZUS. Przykładowo termin opłacenia składek ZUS za lipiec 2021 r. dla płatnika, dla którego został on określony na 15. dzień następnego miesiąca - upłynie 16 sierpnia 2021 r. (15 sierpnia - dzień ustawowo wolny od pracy).

Płatnik składek niewywiązujący się z terminowego opłacania składek obowiązany jest naliczyć i opłacić odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Odsetki za zwłokę są naliczane począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności składek, do dnia wpłaty, włącznie z tym dniem. Obliczając odsetki za zwłokę, należy zaokrąglać je do pełnych złotych, a więc końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, natomiast 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych (art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej). Nie nalicza się odsetek za zwłokę, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby kwoty 6,60 zł (art. 23 ust. 1a ustawy o sus). Powyższe dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, a także zgodnie z wyjaśnieniem ZUS, składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wspomnijmy, że zgodnie z art. 31zy¹⁰ ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. poz. 1842 z późn. zm.), ze względów gospodarczych związanych z wystąpieniem COVID-19, ZUS może na wniosek dłużnika odstąpić od pobierania odsetek za zwłokę, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy o sus od należności z tytułu składek należnych za okres przypadający po dniu 31 grudnia 2019 r. Stosowny wniosek może być złożony do ZUS w terminie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu. We wniosku należy zawrzeć m.in. uzasadnienie odstąpienia pobierania odsetek za zwłokę oraz inne informacje niezbędne do odstąpienia pobierania odsetek za zwłokę.

Uwaga! Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.