Przeprowadzenie kontroli

Zgodnie z art. 26a ust. 10 ustawy o rehabilitacji, Prezes PFRON może przeprowadzać kontrole pracodawcy w zakresie miesięcznego dofinansowania, w szczególności dotyczące zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych we wniosku Wn-D i w informacjach INF-D-P, oraz wysokości miesięcznego dofinansowania, w tym kwot i terminów poniesienia miesięcznych kosztów płacy pracowników.

Tryb i sposób przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie ustawy o rehabilitacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2012 r. w tej sprawie (Dz. U. z 2013 r. poz. 29). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, wydanego w formie pisemnej przez organ upoważniony do kontroli. Zespół kontrolujący składa się z co najmniej dwóch osób.

Kontrola może być przeprowadzona jako: kompleksowa, problemowa, sprawdzająca, doraźna.

Generalnie odbywa się ona w siedzibie podmiotu kontrolowanego lub miejscu prowadzenia działalności przez podmiot kontrolowany, w dniach i godzinach jego pracy. Przy czym w uzasadnionych okolicznościach może nastąpić poza godzinami pracy podmiotu kontrolowanego lub w dni wolne od pracy, w miejscu i godzinach świadczenia pracy przez pracowników podmiotu kontrolowanego, w obecności kierownika tego podmiotu, w siedzibie organu upoważnionego do kontroli.

Kierownik podmiotu kontrolowanego na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli kompleksowej lub problemowej powinien zostać zawiadomiony na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego o miejscu, zakresie i terminie kontroli.

Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący okazują kierownikowi podmiotu kontrolowanego:

• upoważnienie zawierające: oznaczenie organu upoważnionego do kontroli, numer i datę wydania upoważnienia; imiona i nazwiska oraz numery dokumentów potwierdzających tożsamość kontrolujących; imię i nazwisko kierownika zespołu, powołanie podstawy prawnej kontroli; nazwę i adres podmiotu kontrolowanego, zakres kontroli; miejsce i termin przeprowadzenia kontroli; w przypadku uzasadnionym zakresem kontroli - wskazanie jednostek organizacyjnych podmiotu kontrolowanego objętych kontrolą,
• dokumenty potwierdzające tożsamość,
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

W przypadku korzystania podczas kontroli z pomocy biegłego, podjęcie przez biegłego zleconych mu czynności w siedzibie podmiotu kontrolowanego następuje po zawiadomieniu kierownika podmiotu kontrolowanego.

W czasie trwania kontroli kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów, które przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich bez zgody kontrolujących.

Czynności kontrolne polegają na: badaniu dokumentów, żądaniu udzielenia zeznań i wyjaśnień w wyznaczonym terminie oraz przyjmowaniu zeznania i wyjaśnień, przeprowadzaniu oględzin.

Kierownik podmiotu kontrolowanego zapewnia kontrolującym oraz biegłym upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności: swobodny wstęp i poruszanie się po terenie podmiotu kontrolowanego, w miarę możliwości, samodzielne zamykane pomieszczenie, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli, wydzielone miejsce do przechowywania dokumentów i zabezpieczonych przedmiotów.

W przypadku gdy dokumentacja dotycząca działalności podmiotu kontrolowanego jest prowadzona lub przechowywana poza siedzibą podmiotu kontrolowanego, kierownik tego podmiotu, na żądanie kontrolującego, zapewnia dostęp do tej dokumentacji w swojej siedzibie albo w miejscu jej prowadzenia lub przechowywania.

Kierownik podmiotu kontrolowanego potwierdza za zgodność z oryginałem sporządzone kopie dokumentów i wydruków. W przypadku odmowy potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów i wydruków, potwierdza je kontrolujący, o czym czyni wzmiankę w protokole kontroli.

Kontrola PFRON obejmuje swoim zakresem w szczególności weryfikację spełnienia przez pracodawców warunku uzyskania dofinansowania, tj. sprawdzenia:

• w przypadku pracodawcy-przedsiębiorcy czy na pracownika niepełnosprawnego wykazano efekt zachęty,
• dochowania terminów poniesienia miesięcznych kosztów płacy pracowników (jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z naruszeniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni - miesięczne dofinansowanie nie przysługuje - art. 26a ust. 1a¹ pkt 3 ustawy o rehabilitacji; pracodawca nie traci prawa do otrzymania dofinansowania, gdy kwota miesięcznych należnych składek opłaconych z uchybieniem 14-dniowego terminu nie przekracza 2% składek należnych za dany miesiąc.

Kosztami płacy są: wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji). Jak wyjaśnił PFRON na stronie internetowej www.pfron.org.pl, do kosztów płacy nie wlicza się świadczeń, tj. wszystkich zasiłków, w tym zasiłku chorobowego i rehabilitacyjnego, ekwiwalentów, w tym za urlop wypoczynkowy lub pranie odzieży, innych dodatków o świadczeniowym charakterze, odpraw, nagród jubileuszowych czy zapomóg.

Ponadto PFRON sprawdza, czy w stosunku do pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą nie zaistniały okoliczności wykluczające udzielenie pomocy publicznej, np. znajduje się on w trudnej sytuacji ekonomicznej oraz czy:

• dofinansowanie nie zostało wypłacone na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury,
• dofinansowanie nie dotyczy wynagrodzeń wypłaconych po dniu złożenia wniosku Wn-D za dany okres sprawozdawczy,
• wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych.

W zawiadomieniu o wszczęciu kontroli, kontrolerzy PFRON wskazują listę dokumentów, które powinien przygotować podmiot kontrolowany.

W trakcie przeprowadzania kontroli Prezes Zarządu PFRON, w uzasadnionych przypadkach, może zmienić zakres, miejsce i termin kontroli, wydając nowe upoważnienie.

Kierownik podmiotu kontrolowanego:

• może w formie pisemnej wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie go reprezentowała w zakresie kontroli,
• wystąpić do Prezesa Zarządu PFRON o wyłączenie kontrolującego z kontroli, jeżeli wszczęto wobec niego postępowanie karne o przestępstwo ścigane z urzędu lub stwierdzono przyczyny mogące wpłynąć na jego bezstronność, w szczególności jeżeli w ciągu 2 lat przed otrzymaniem upoważnienia był przedstawicielem lub pracownikiem podmiotu kontrolowanego.

W czasie trwania kontroli kontrolujący: dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów, które przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich bez zgody kontrolujących, badają dokumenty, żądają udzielenia zeznań i wyjaśnień w wyznaczonym terminie oraz przyjmują zeznania i wyjaśnienia, przeprowadzają oględziny.

Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawiają w protokole kontroli sporządzonym w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - po jednym dla podmiotu kontrolowanego i dla kontrolujących. Protokół zawiera m.in. opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w tym ustalonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości lub naruszeń prawa, w protokole kontroli dokonuje się odpowiedniej adnotacji.

Protokół kontroli i każdą jego stronę podpisują kontrolujący i kierownik podmiotu kontrolowanego.

Przed podpisaniem protokołu, kierownik podmiotu kontrolowanego może zgłosić umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych w protokole - w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, kontrolujący dokonują ich analizy i w miarę potrzeby podejmują dodatkowe czynności kontrolne, a w razie stwierdzenia ich zasadności zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu. W sytuacji nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontrolujący przekazują na piśmie swoje stanowisko podmiotowi kontrolowanemu.

Podmiot kontrolowany może też odmówić podpisania protokołu kontroli, zamieszczając w tej sprawie wzmiankę w protokole. Przy czym okoliczność ta nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolujących i realizacji ustaleń kontroli. Po podpisaniu protokołu kontroli nie dokonuje się w nim poprawek z wyjątkiem oczywistych omyłek pisarskich (kontrolujący prostują je parafując sprostowania).

W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości lub naruszeń prawa w zakresie przedmiotu kontroli, niezwłocznie po podpisaniu protokołu kontroli, sporządzane jest wystąpienie pokontrolne, które przekazuje się kierownikowi podmiotu kontrolowanego.

Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w protokole kontroli, a także uwagi i zalecenia pokontrolne zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości lub naruszeń prawa. Jeżeli stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości lub naruszenia prawa wskazują na konieczność podjęcia działań przez właściwe organy państwowe lub samorządowe, organ upoważniony do kontroli przekazuje wystąpienie pokontrolne do tych organów oraz informuje o tym kierownika podmiotu kontrolowanego. Kierownik ten, w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym, zawiadamia Prezesa Zarządu PFRON o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku kontroli przeprowadzonej u pracodawcy w zakresie miesięcznego dofinansowania, Prezes Zarządu PFRON wydaje:

• decyzję nakazującą zwrot wypłaconego dofinansowania w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości,
• decyzję o wstrzymaniu dofinansowania do czasu zwrotu wypłaconego dofinansowania - decyzja podlega wykonaniu z dniem wydania.

Od decyzji PFRON przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Prezesa Zarządu PFRON.

Zgodnie z art. 56b ustawy o rehabilitacji, kto udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli lub zgłasza nieprawdziwe dane, udziela nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, podlega karze grzywny do 5.000 złotych. Orzekanie w powyższych sprawach następuje w trybie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 56c ustawy o rehabilitacji). Orzeczoną i wyegzekwowaną karę grzywny sądy przekazują bezpośrednio na rachunek PFRON.