Sporządzenie informacji INF-U

Informację o kwocie obniżenia wpłaty na PFRON sporządza sprzedający (zdefiniowany na str. 59-60 niniejszego opracowania) na formularzu INF-U. Informację tę wystawia w terminie wskazanym w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji (wskazanym na str. 61 niniejszego opracowania).

Sprzedający wraz z fakturą wystawioną 2 września 2021 r. z terminem płatności 16 września 2021 r. wskazanym na fakturze, przesłał do nabywcy informację o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat na PFRON, możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat i możliwości odwołania tego oświadczenia.

Jeżeli sprzedający do 15 października 2021 r. nie otrzyma od nabywcy oświadczenia o rezygnacji z ulg w 2021 r. i nabywca zapłaci terminowo za tę fakturę - sprzedający powinien najpóźniej do 31 października 2021 r. wystawić informację INF-U.

W informacji INF-U sprzedający podaje:

1. "Dane ewidencyjne i adres sprzedającego", wpisując w poz. 1 - Numer w rejestrze PFRON (jeżeli został nadany sprzedającemu przed dniem złożenia informacji), w poz. 2 - NIP (jeżeli jego nadanie wynika z przepisów prawa), w poz. 3 - REGON (gdy sprzedający posiada 9-cyfrowy numer REGON należy po dziewiątej cyfrze wpisać pięć zer), w poz. 4 - pełną nazwę albo firmę, albo imię i nazwisko sprzedającego (dane sprzedającego powinny być zgodne z danymi wykazanymi na fakturze, o której mowa w poz. 39 i 40 z uwzględnieniem struktury sprzedającego wskazanej w poz. 5), w poz. 5 - dane o strukturze (cyfrę 0, 1, 2 w zależności od jednostki organizacyjnej), w poz. od 6 do 11 odpowiednio ulicę, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, pocztę, w poz. od 12 do 14 odpowiednio numer telefonu, faksu, e-mail (w przypadku korzystania z telefonu, faksu, poczty elektronicznej).
2. "Dane ewidencyjne i adres nabywcy", wpisując w poz. 15 - NIP (jeżeli jego nadanie wynika z przepisów prawa), w poz. 16 - REGON (gdy jest 9-cyfrowy po dziewiątej cyfrze wpisać pięć zer), w poz. 17 - pełną nazwę albo firmę, albo imię i nazwisko nabywcy (dane nabywcy powinny być zgodne z danymi wykazanymi na fakturze, o której mowa w poz. 39 i 40 z uwzględnieniem struktury nabywcy wskazanej w poz. 18), w poz. 18 - dane o strukturze, w poz. od 19 do 24 - odpowiednio ulicę, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, pocztę.
3. "Informacja o kwocie obniżenia wpłat". Ten blok omówimy szczegółowo. Sprzedający wpisuje w nim w:

• poz. 25 znak informacji INF-U w formacie: U/nr informacji w ewidencji/miesiąc wystawienia informacji/rok wystawienia informacji/symbol rodzaju informacji (Z - informacja zwykła, X - informacja korygująca informację zwykłą wystawioną przed dniem 1 lipca 2016 r. lub informację korygującą tę informację, K - informacja korygująca pozostałe informacje zwykłe lub korygujące)/numer kolejny informacji (0 - informacja zwykła, 1-99 - numer kolejny korekty)/symbol formy (P - papierowa, E - elektroniczna),

Sprzedający wystawiając nabywcy w październiku 2021 r. informację INF-U jako znak wpisał: U/120/10/2021/Z/0/P. Załóżmy, że w listopadzie 2021 r. dokona korekty tej informacji. Wówczas jako znak informacji wpisze: U/131/11/2021/K/1/P.

• poz. 26 - X w odpowiednim polu w zależności od tego czy jest to informacja zwykła, czy korygująca; w przypadku gdy jest to informacja korygująca w poz. 27 - podaje się znak informacji korygowanej, a gdy informacji korygowanej nie nadano znaku o strukturze wymaganej w poz. 27, to w poz. 27a należy wpisać numer informacji korygowanej nadany przez sprzedającego lub wpisać "bez znaku", a poz. 27 pozostawić niewypełnioną,
• poz. 28 - sprzedający podaje okres sprawozdawczy, tj. miesiąc i rok, w którym przypadł termin płatności za zakup (a nie miesiąc faktycznej zapłaty za zakup).

Przyjmujemy założenia, że sprzedający za usługi własne wystawił nabywcy fakturę 8 września 2021 r., z terminem płatności określonym na fakturze na 8 października 2021 r. Data sprzedaży na fakturze to 31 sierpnia 2021 r. Jest to faktura zaliczona do przychodu ze sprzedaży za sierpień 2021 r. Sprzedający za lipiec br. osiągnął 30% wskaźnik osób wymienionych w art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji. Nabywca za tę fakturę zapłaci 1 października br. Kwota netto za zakup usługi własnej określona na fakturze dokumentującej zakup wyniosła za sierpień br. - 30.000 zł. Również przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych na rzecz nabywcy (dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu), wyniósł 30.000 zł. Sprzedający zatrudniał w lipcu br. ogółem 50 pracowników, z tego wszystkie osoby były zaliczone do znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, dodatkowo z tych 50 pracowników, 16-stu miało orzeczenia w stopniu znacznym i dlatego 30% wskaźnik osób wymienionych w art. 22 ust. 1 został osiągnięty.

W informacji INF-U w poz. 28 jako okres sprawozdawczy pracodawca wpisał - 10.2021 (ponieważ data płatności na fakturze to 8 października 2021 r.).

• poz. 29 - cyfrę 1 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 września 1991 r. w sprawie szczegółowych zasad obniżania wpłat... (Dz. U. nr 88, poz. 401), które utraciło moc z dniem 2 stycznia 1999 r., 2 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach obowiązujących od 2 stycznia 1999 r. do 30 czerwca 2016 r., 3 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach obowiązujących od 1 lipca 2016 r.,

Cd. przykładu

Sprzedający z przykładu w poz. 29 wpisze 3, ponieważ udziela nabywcy ulgę na zasadach obowiązujących od 1 lipca 2016 r.

• poz. 30 - sposób obliczenia kwoty obniżenia, tj. odpowiednio cyfrę 1 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 1998 r., 2 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia do 31 maja 1999 r., 3 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 czerwca 1999 r. do 31 grudnia 2001 r., 4 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w latach 2002-2003, 5 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2016 r., 6 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 lipca 2016 r., 7 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2017 r., 8 - w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 października 2018 r.,

Cd. przykładu

Sprzedający z przykładu w poz. 30 wpisze 8, gdyż kwota obniżenia została obliczona na zasadach obowiązujących od 1 października 2018 r.

• poz. 31 przychód ogółem ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego (dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu),

Cd. przykładu

Sprzedający z przykładu za sierpień br. z usług własnych osiągnął przychód (wartość netto) 100.000 zł, a zatem w poz. 31 wpisał 100.000 zł.

• poz. 32 - przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych na rzecz nabywcy (dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu),
  

Cd. przykładu

Przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych na rzecz nabywcy wyniósł 30.000 zł. Sprzedający w poz. 32 wpisał 30.000 zł.

• poz. 33 - kwota należności za zakup określona na fakturze dokumentującej zakup, z uwzględnieniem korekt tej faktury, przy czym gdy poz. 30 = 6, 7 lub 8, to kwotę tę należy pomniejszyć o kwotę podatku od towarów i usług,
  

Cd. przykładu

Za sierpień br. kwota netto za zakup usługi własnej określona na fakturze dokumentującej zakup wyniosła 30.000 zł. Sprzedający w poz. 33 wpisał 30.000 zł.

• poz. 34 - sumę wynagrodzeń pracowników (jeżeli poz. 30 = 1 lub 2), lub sumę wynagrodzeń pracowników pomniejszoną o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 3), albo sumę wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych pomniejszoną o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 4), albo sumę wynagrodzeń pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności pomniejszoną o należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli poz. 30 = 5),
  

Cd. przykładu

Dokonując wyliczenia sumy wynagrodzeń za sierpień br., sprzedający przyjął kwotę 2.243,54 zł, tj. (2.600 zł - płaca minimalna z grudnia 2020 r. minus składki po stronie pracownika 13,71%), którą następnie pomnożył przez liczbę pracowników zaliczonych do znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny etat. A zatem w poz. 34 sprzedający wpisał 112.177,00 zł (2.243,54 zł x 50 etatów).

• poz. 35 - jeżeli poz. 30 = 7 lub 8, należy wpisać przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracowników w rozumieniu art. 2 K.p. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; a w pozostałych przypadkach - przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracowników w rozumieniu art. 2 K.p., również w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; gdy poz. 30 = 6, 7 lub 8, należy podać dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, a w pozostałych przypadkach - dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu, lub z miesiąca, w którym realizowano zakupioną produkcję lub usługę; do ustalania stanów zatrudnienia pracowników stosuje się wyłączenia ze stanów zatrudnienia określone w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji,

Dla wyjaśnienia: Pracownikiem, zgodnie z art. 2 K.p. jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

• poz. 36 - zatrudnienie osób niepełnosprawnych (ustalane na analogicznych zasadach jak w poz. 35),

Cd. przykładu

Sprzedający z przykładu w poz. 35 i 36 wpisze 50,000 (etaty ogółem - poz. 35 i również etaty osób niepełnosprawnych - poz. 36).

• poz. 37 - kwota obniżenia,

Dla wyjaśnienia: Kwota obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów, nie może być wyższa niż 50% kwoty należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, z uwzględnieniem korekt tej faktury (art. 22 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

Cd. przykładu

Ulga w poz. 37 na INF-U do tej faktury będzie wynosiła po wyliczeniach 15.000 zł, gdyż została ograniczona do kwoty stanowiącej 50% wartości faktury netto z poz. 33.

4. "Uwagi" - w przypadku składania informacji korygującej w tym bloku należy podać przyczyny korekty informacji oraz wypisać pozycje, które zostały skorygowane. Ewentualnie sprzedający w przypadku terminu określonego na fakturze, który wypada w sobotę, niedzielę lub święta może wskazać, że termin płatność wypadł w dni wolne od pracy i dlatego nabywca mógł za taką fakturę zapłacić w najbliższym dniu roboczym.

5. "Oświadczenia końcowe". W tym bloku sprzedający oświadcza, że spełnia warunki prawne wymagane do wystawienia informacji o kwocie obniżenia. Warunki te zostały określone w art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji (powołane na wstępie) i dotyczą one struktury zatrudnienia oraz wytworzenia produkcji lub usług przez sprzedającego. W poz. 38 wstawia znak "X" w odpowiednim polu, tj. produkcja własna, czy usługi własne (z wyłączeniem handlu), w poz. 39 zamieszcza dane dotyczące faktury za zakup (tj. datę wystawienia faktury w formacie rok-miesiąc-dzień). W następnych pozycjach wpisuje w poz. 40 - znak faktury z poz. 39, a w poz. 41 - termin płatności. W poz. 42 sprzedający zamieszcza datę zapłaty za zakup, która nie może być późniejsza od daty wskazanej w poz. 41 oraz może być wcześniejsza od daty z poz. 39 (np. w razie zapłaty z wykorzystaniem kompensaty). Jeżeli płatność dokonywana jest przelewem, to należy podać datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy. Jeśli zapłata wpłynęła na rachunek bankowy sprzedającego nie później niż w terminie określonym na fakturze, to odpowiednio w poz. 42 można wpisać datę wpływu na rachunek sprzedającego.

Płatność za zakup może być dokonana w dowolny sposób skutkujący przekazaniem sprzedającemu pełnej kwoty należności za zakup nie później niż w dniu upływu terminu określonego na fakturze.

W poz. 43 sprzedający informuje o nieprzekazaniu/przekazaniu nabywcy informacji, o której mowa w art. 22 ust. 1a ustawy o rehabilitacji. Przypominamy, że na mocy tego przepisu wraz z fakturą zakupu sprzedający przekazuje nabywcy, jednokrotnie w danym roku, informację o:

• zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat,
• możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat,
• możliwości odwołania oświadczenia, o którym mowa wyżej.

Jeśli sprzedający przesłał nabywcy ww. informacje, to w poz. 44 umieszcza datę. W kolejnych poz. 45, 45a, 46 sprzedający odpowiednio oznacza, czy nabywca po otrzymaniu informacji nie złożył oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, złożył to oświadczenie i nie odwołał go lub odwołał je w dniu podając datę.

W poz. 47 sprzedający oświadcza, że kopię tej informacji przekaże PFRON przy Informacji miesięcznej o informacjach o kwocie obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (INF-1-u), którą złoży za okres sprawozdawczy. Będzie to miesiąc wystawienia INF-U, czyli będą to dane z poz. 50 INF-U.

W poz. 48 i 49 odpowiednio oznacza czy nie jest to duplikat informacji albo że jest to duplikat informacji sporządzony w dniu (podaje datę w formie rok-miesiąc-dzień).

Dla wyjaśnienia: Duplikat INF-U będzie wypełniany poprzez sporządzenie INF-U w brzmieniu takim jak INF-U duplikowana, z wyjątkiem poz. 48 i 49. Pole 1 w poz. 48 zaznacza się, gdy sporządzana informacja nie jest duplikatem, a pole 2, gdy jest duplikatem. W razie zaznaczenia pola 1, nie wypełnia się poz. 49, natomiast w razie zaznaczenia pola 2 należy wypełnić poz. 49, w której wpisuje się datę sporządzenia duplikatu. Jak wyjaśnił resort pracy w odpowiedzi z 27 września 2018 r., na zapytanie OBPON.ORG (udostępnionej naszemu Wydawnictwu): "(...) Duplikat nie będzie miał indywidualnego numeru. Nie będzie on również odrębnie wysyłany do PFRON przy INF-1-u (ponieważ nie wpływa on na cechy oryginału INF-U ani na skutki jego wystawienia, czy uzyskania), jednak będzie przechowywany przez sprzedającego i nabywcę. Poz. 49 nie zastępuje w przypadku duplikatów poz. 50 (w tym sensie nie będzie oddziaływać na poz. 47). (...)". Natomiast zidentyfikowanie, która INF-U jest duplikowana, będzie wynikać z treści duplikatu, tj. z poz. 25 i 26 pola 1 (gdy duplikat dotyczy INF-U zwyklej) albo z poz. 26 pole 2 oraz poz. 27-27a (gdy duplikat dotyczy INF-U korygującej).

Sprzedający potwierdza, że dane zawarte w informacji są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym, w poz. 50 podaje datę wystawienia informacji, a w poz. 51 imię i nazwisko osoby upoważnionej w przypadku wystawiania informacji przez osobę upoważnioną, która w poz. 52 składa swój podpis.

Kopię informacji INF-U sprzedawca przekazuje do PFRON w formie załącznika do sporządzanej informacji INF-1-u w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym wystawił informacje INF-U. Informacje te przekazuje do PFRON poprzez system e-PFRON2 lub w formie papierowej na adres Biura PFRON w Warszawie.

Uwaga! We wzorze informacji INF-U (także INF-1-u) zastosowano rozwiązania prodostępnościowe. Niezależnie od tego, że składający może wprowadzać na własny użytek środki identyfikacji dokumentu i elementów jego treści, każda strona wniosku została wyposażona w domyślny stały fotokod (kod QR) w prawym górnym rogu strony. Kod oznacza: rodzaj dokumentu, jego część, numer strony, a na ostatniej stronie każdej informacji - również informację o orientacji strony oraz miejscu złożenia podpisu. Są to dane stałe, więc mogły zostać uwzględnione we wzorze informacji. Dzięki temu np. osoba z dysfunkcją wzroku, która samodzielnie sporządziła informację w dostępnym formacie, po wydrukowaniu dokumentu nadal będzie mogła go samodzielnie zidentyfikować i podpisać.