Kontynuacja zatrudnienia a wydanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji
W dniu ustania zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi, razem ze świadectwem pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Stanowi o tym art. 946 K.p., zgodnie z którym w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi informację o:
- - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- - możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
- - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wspomnianym okresie.
Wprowadzenie powyższej regulacji było powiązane ze skróceniem - od 1 stycznia 2019 r. - okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od wskazanej daty pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.).
W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., których stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r., przepis ten może być zastosowany, jeżeli pracodawca złoży za takich pracowników raport informacyjny do ZUS o skróceniu do 10 lat okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej (w przeciwnym razie wynosi on 50 lat). Przy 50-letnim okresie przechowywania w żadnym przypadku nie wydaje się informacji, o której mowa w art. 946 K.p.
Przepis art. 946 K.p. obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.
W przypadku nawiązania kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika. W kontekście tej regulacji pojawiło się pytanie, czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w sytuacji, gdy nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego, ale musi wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika. W takim przypadku, mimo wydania świadectwa, pracodawca generalnie kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą i 10-letni okres jej przechowywania rozpoczyna swój bieg dopiero od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatnie zatrudnienie. To zaś utrudnia wskazanie dat upływu okresu przechowywania dokumentacji we wspomnianej informacji.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa uznało, że w takiej sytuacji wydawanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej nie jest konieczne (patrz ramka).
| "(...) w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.).
Jeżeli, zgodnie z tym (...) przepisem, pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem - wskutek jego ponownego nawiązania - trwa/jest kontynuowany (pracownik pozostaje w zatrudnieniu) i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. W konsekwencji 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Zatem w takiej sytuacji wydawanie przez pracodawcę ww. informacji (o okresie przechowywania dokumentacji - przyp. red.) (także jedynie w postaci wskazania właściwych w tym zakresie przepisów, czyli bez podawania konkretnych dat, w których skończy się okres przechowywania, a następnie upłynie termin odbioru dokumentacji) jest w opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej bezprzedmiotowe". Odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
20.12.2024 (piątek)
15.01.2025 (środa)
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||