Wprowadzanie i stosowanie różnych okresów rozliczeniowych czasu pracy

Zasadniczo okres rozliczeniowy czasu pracy nie powinien przekraczać 4 miesięcy. Jednakże w niektórych systemach czasu pracy ustawodawca przewidział krótsze okresy rozliczeniowe. Niezależnie od tych zasad, w każdym systemie czasu pracy dopuszczalne jest wprowadzenie nawet 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych, przy spełnieniu określonych wymogów.

Stosowane okresy rozliczeniowe

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w podstawowych normach czasu pracy wynoszących 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy obowiązuje okres rozliczeniowy nieprzekraczający 4 miesięcy (art. 129 K.p.). Tej samej długości okres rozliczeniowy stosuje się do pracowników świadczących pracę w systemie przerywanego czasu pracy (art. 139 K.p.), zadaniowym (art. 140 K.p.) i w indywidualnym rozkładzie czasu pracy (art. 142 K.p.). Z kolei w ruchomym rozkładzie czasu pracy ustala się okres rozliczeniowy odpowiedni dla systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 140¹ K.p.). Innej długości okresy rozliczeniowe stosuje się do zatrudnionych w różnych wariantach systemu równoważnego, w ruchu ciągłym, w systemie skróconego tygodnia pracy czy pracy weekendowej.

Zasadniczo w systemie równoważnym (w każdym wariancie), skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej okres rozliczeniowy nie może przekroczyć jednego miesiąca (art. 135, art. 143, art. 144 K.p.). Jednak w wariancie podstawowym systemu równoważnego, który przewiduje przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej niż do 12 godzin, dopuszczalne jest:

• w szczególnie uzasadnionych przypadkach - przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej niż do 3 miesięcy,
• przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych - przedłużenie okresu rozliczeniowego maksymalnie do 4 miesięcy.

Ponadto w systemie równoważnym do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także do pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, dla których dniówka robocza może zostać przedłużona do 24 godzin, możliwe jest również wydłużenie okresów rozliczeniowych do 3 albo 4 miesięcy (art. 137 K.p.).

Odrębne uregulowanie w zakresie długości okresu rozliczeniowego dotyczy pracy w ruchu ciągłym. W tym systemie okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 tygodni (art. 138 § 1 K.p.).

Przepisy z zakresu prawa pracy dają też pracodawcom możliwość stosowania dłuższych niż wymienione okresów rozliczeniowych. We wszystkich systemach czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, dopuszczalne jest przedłużenie okresu rozliczeniowego nie więcej niż do 12 miesięcy. Należy przy tym zachować ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 § 2 K.p.).

Wprowadzenie okresów rozliczeniowych

Przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu o czasie pracy. Przy czym obwieszczenie sporządza się, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 K.p.). Postanowienia regulaminu pracy, jak i obwieszczenia o czasie pracy obowiązują po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 K.p.).

Wprowadzenie dłuższych okresów rozliczeniowych czasu pracy w systemie równoważnym następuje na zasadach określonych w art. 150 § 2 K.p. Regulacja ta przewiduje, że pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okres rozliczeniowy czasu pracy w systemie równoważnym:

• przedłużony do 3 miesięcy (w szczególnie uzasadnionych przypadkach) oraz
• przedłużony do 4 miesięcy (przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych)

po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Ustalenie rocznego okresu rozliczeniowego

Przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy dokonuje się w oparciu o art. 150 § 3 K.p. Na mocy powołanego przepisu, przedłużenie to ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy pracodawca jest obowiązany przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.). W przypadku gdy w firmie pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, ustalenia przedłużonego okresu rozliczeniowego dokonuje się na mocy protokołów dodatkowych (art. 241⁹ K.p.). Protokoły te, w zakresie zakładowych układów zbiorowych, podlegają rejestracji we właściwym okręgowym inspektoracie pracy. Nie ma wówczas obowiązku przekazania kopii porozumienia właściwemu inspektorowi pracy.

Rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc (art. 129 § 3 K.p.). Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Sporządzenie rozkładu czasu pracy nie jest wymagane, gdy:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy albo z umowy o pracę,
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z podstawowych norm czasu pracy - w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na pisemny wniosek pracownika stosowany jest ruchomy rozkład czasu pracy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Mowa o tym w art. 129 § 4 K.p.