Ekwiwalent pieniężny

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno zaległy, jak i bieżący, w dniu rozwiązania stosunku pracy. Dniem wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. W razie niedotrzymania tego terminu, pracownikowi przysługują odsetki za zwłokę.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia urlopowego. W celu obliczenia należnego ekwiwalentu, należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników przyjmuje się z różnych okresów. Uwzględnieniu podlegają trzy grupy składników wynagrodzenia, a mianowicie:

• określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
• pozostałe (tzw. zmienne) przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc oraz
• przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Podstawę ekwiwalentu ustala się w zależności od rodzaju składników wynagrodzenia według następujących zasad:

Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie - przy ustalaniu podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało. Natomiast, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (tzw. dopełnienie podstawy).

Ekwiwalent oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób podany w tabeli przez współczynnik. Następnie należy podzielić tak uzyskaną kwotę za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Uzyskaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Uwaga! Współczynnik dla ustalania ekwiwalentu wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym, na który jest ustalony (por. uzasadnienie do uchwały SN z 9 maja 2000 r., sygn. akt III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806). Oblicza się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu (np. przy zatrudnieniu na 1/2 etatu jest to w bieżącym roku 10,42).

Pracownik w kwietniu 2023 r. rozwiązał umowę o pracę. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosiło 3.600 zł miesięcznie. Ponadto otrzymywał premie kwartalne w różnej wysokości. W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę wypłacono 4 premie w łącznej kwocie 5.400 zł.

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjęto premię w przeciętnej wysokości 450 zł (5.400 zł : 12). Po dodaniu jej do wynagrodzenia zasadniczego otrzymano podstawę do obliczenia ekwiwalentu w kwocie 4.050 zł (3.600 zł + 450 zł).

W kwietniu 2023 r. rozwiązano umowę z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, który miał niewykorzystane 8 dni urlopu za rok 2022 oraz 9 dni za rok bieżący. Obliczając ekwiwalent za 136 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (8 dni + 9 dni = 17 dni; 17 dni x 8 godz. = 136 godz.), należało zastosować współczynnik obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. 20,83. Podstawa ekwiwalentu wynosiła 5.457 zł.

W tej sytuacji pracownikowi wypłacono tytułem tego świadczenia 4.454 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• 5.457 zł : 20,83 = 261,98 zł,
• 261,98 zł : 8 godz. = 32,75 zł,
• 32,75 zł x 136 godz. = 4.454 zł.

Z dniem 6 maja br. pracownik wynagradzany stawką godzinową i premią nabył prawo do ekwiwalentu. W lutym br. korzystał z zaległego urlopu i z obowiązujących 20 dni przepracował 7 dni, za które wypłacono mu 1.400 zł. Za 23 dni pracy w marcu br. otrzymał 4.600 zł, a za 19 dni kwietnia 3.800 zł. Wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca.

Do obliczenia ekwiwalentu pracodawca przyjął wynagrodzenie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, po uprzednim dopełnieniu. W tym celu dokonał następujących obliczeń:

• (1.400 zł + 4.600 zł + 3.800 zł) : (7 dni + 23 dni + 19 dni) = 200 zł,
• 200 zł x (20 dni + 23 dni + 19 dni) = 12.400 zł,
• 12.400 zł : 3 m-ce = 4.133,33 zł.

Kwota 4.133,33 zł stanowi podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.