Urlop w pierwszym roku pracy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Pojęcie "urlop przysługujący po przepracowaniu roku" było uznawane przez doktrynę za szczególną konstrukcję prawną przyjętą dla ustalenia wymiaru urlopu. Chodzi o wymiar urlopu jaki będzie pracownikowi przysługiwał, jeżeli do okresu zaliczanego do stażu urlopowego, który zostanie udowodniony w dniu podjęcia pracy, np. z tytułu nauki i ewentualnie innego okresu zaliczanego (np. pobierania zasiłku dla bezrobotnych) zostanie dodany jeszcze rok pracy, co niekiedy w praktyce oznacza udzielanie urlopu w wyższym wymiarze, niż wynika z dotychczasowego stażu urlopowego (na starcie zawodowym).

Odmienne stanowisko zaprezentowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie w sprawie urlopu wypoczynkowego dla podejmujących po raz pierwszy pracę zawodową, udostępnionemu naszemu Wydawnictwu 9 grudnia 2016 r., wyjaśniło, że: "(...) Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego oznacza liczbę dni przysługującego wypoczynku, określonego w art. 154 § 1 K.p. uzależnionego od ogólnego stażu pracy pracownika. (...) Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się okres pozostawania w stosunku pracy u poprzednich pracodawców i u aktualnego pracodawcy. Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się z mocy przepisu art. 155 Kodeksu pracy, wskazaną w tym przepisie liczbę lat z tytułu ukończenia określonego poziomu szkoły. W okresie zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu uwzględnia się także tzw. okresy zaliczalne, które nie są okresami pozostawania w stosunku pracy, lecz z mocy przepisów szczególnych podlegają zaliczeniu do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Przykładem takiego okresu zaliczanego do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego jest okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium przez stażystę (ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy...).

(...) jeżeli pracownik z wykształceniem wyższym posiada dodatkowy okres zaliczalny np. roczny okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych i stypendium, to zdaniem resortu wymiar urlopu pracownika podejmującego pierwszą pracę po przepracowaniu pełnego miesiąca należy liczyć z wymiaru 20 dni, ponieważ w dniu ustalenia prawa do tego urlopu nie posiada on 10-letniego stażu urlopowego. (...)".

Uwaga! W prawie pracy ustanowiono odrębne od cywilnych zasady liczenia terminów dla celów nabywania uprawnień ze stosunku pracy. "Sposób liczenia terminów określony w art. 112 K.c. nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych (...)." (por. wyrok SN z 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310). Sąd Najwyższy stwierdził, że okres pracy dla powyższego celu powinien być ustalony przy uwzględnieniu potocznego sposobu liczenia terminów, a więc bez sięgania do Kodeksu cywilnego. Poglądy te należy w pełni odnieść do nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego. Tak więc miesięczny okres zatrudnienia, który rozpoczął się np. 1 listopada, kończy się 30 listopada, a roczny okres liczony od 15 stycznia kończy się 14 stycznia następnego roku. Analogiczne stanowisko w tej sprawie zajmuje Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 18 stycznia 2011 r. w sprawie ustalania terminów w prawie pracy).

Absolwent studiów wyższych 1 marca 2023 r. podjął pierwszą pracę w ramach umowy o pracę na 2 lata. Pracownik nabywa w bieżącym roku z każdym przepracowanym miesiącem (31 marca, 30 kwietnia itd.) prawo do 1,66 dnia urlopu (1/12 x 20 dni), bowiem okres, który podlega zaliczeniu do stażu urlopowego uzależniającego wymiar urlopu wynosi 8 lat i wzrasta wraz z trwaniem zatrudnienia. Łącznie nabędzie to prawo 10-krotnie, co da mu 16,6 dnia pierwszego urlopu wypoczynkowego. W dniu 1 stycznia 2024 r., a następnie w kolejnych latach zatrudnienia nabędzie prawo do urlopów kolejnych.

Może też się zdarzyć, że pracownik w ogóle nie nabędzie prawa do pierwszego urlopu, nabywając od razu prawo do urlopu kolejnego. Taka sytuacja występuje m.in. gdy pierwsza praca jest podjęta po 1 grudnia danego roku, tj. gdy w roku debiutu zawodowego pracownik nie przepracuje ani jednego pełnego miesiąca.

Firma zatrudniła dwóch pracowników. Jest to ich pierwsza praca w życiu. Pracownik A został zatrudniony 1 grudnia 2022 r., a pracownik B - 20 grudnia 2022 r. Pierwszy z wymienionych z dniem 31 grudnia 2022 r. nabył prawo do 1/12 z pełnego wymiaru urlopu. Drugi nie nabył prawa do "pierwszego" urlopu, ponieważ nie przepracował w pierwszym roku kalendarzowym ani jednego pełnego miesiąca. Z dniem 1 stycznia 2023 r. obaj pracownicy nabyli prawo do urlopu kolejnego.
 

W praktyce kadrowej ten pierwszy, cyklicznie nabywany urlop nazywany jest urlopem cząstkowym. Wobec braku odpowiedniej podstawy prawnej, jego wymiar nie podlega zaokrągleniu. Pracodawca może jednak wprowadzić do prawa wewnętrznego zasadę zaokrąglania urlopu cząstkowego, która będąc dla pracownika korzystna, nie naruszy przepisów wyższej rangi (tu Kodeksu pracy).

Sytuacje, w których wymiar urlopu podlega obligatoryjnemu zaokrągleniu zostały wyraźnie określone przepisami Kodeksu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia w przypadku:

• urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, ustalanego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (art. 154 § 2 K.p.),
• ustalania wymiaru urlopu na podstawie przepisów art. 155¹ i 155² K.p., tj. w roku kalendarzowym, w trakcie którego ustaje lub zostaje nawiązany stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu (u dotychczasowego oraz kolejnego pracodawcy), albo po powrocie pracownika do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie niewykonywania pracy z przyczyn wskazanych w powołanej normie (art. 155³ K.p.).

Do stażu, od którego zależy prawo do urlopu, wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na sposób ustania stosunku pracy i przerwy między tymi okresami (art. 154¹ § 1 K.p.). Reguła ta dotyczy również urlopu w roku podjęcia pierwszej pracy w razie zmiany pracodawcy przed upływem pełnego miesiąca. Nowy pracodawca nalicza urlop z upływem miesiąca, uwzględniając okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. Jeżeli między okresami pracy występuje przerwa, za miesiąc należy przyjąć 30 dni (art. 114 K.c. w zw. z art. 300 K.p.).

W dniu 8 maja 2023 r. zatrudniono w ramach umowy na 2 lata pracownika, który przedłożył świadectwo ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej oraz świadectwo pracy potwierdzające zatrudnienie od 16 stycznia do 30 kwietnia 2023 r. Pracownik wcześniej nigdzie nie był zatrudniony.

Z powyższego wynika, że jest to pierwszy rok pracy zawodowej zatrudnionego. Prawo do pierwszego urlopu "cząstkowego" pracownik nabył u poprzedniego pracodawcy z dniem 15 lutego 2023 r. w wymiarze 1,66 dnia, a następnie jeszcze dwukrotnie - 15 marca i 15 kwietnia 2023 r. W obecnym zatrudnieniu prawo do urlopu "cząstkowego" w wymiarze 1,66 dnia nabędzie już z upływem 15 dni pracy, czyli 22 maja 2023 r. Pracodawca zaliczył mu okres przepracowany w poprzednim zakładzie, przypadający od 16 do 30 kwietnia br. (15 dni). Z każdym kolejnym przepracowanym w 2023 r. miesiącem (22 czerwca, 22 lipca itd.) pracownik uzyska prawo do następnego urlopu "cząstkowego".

Analizując treść art. 153 K.p. należy zauważyć, iż sformułowanie hipotezy jest tu nieprecyzyjne. Z normy tej wynika, że w trybie powołanego przepisu urlop nabywa pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy. Stosowanie przepisu dosłownie oznaczałoby, że w razie podjęcia pracy w danym roku po raz kolejny norma ta nie ma zastosowania. Konsekwencją przyjęcia takiej wykładni byłby brak prawa do urlopu w okresie drugiego czy następnego zatrudnienia w tym samym (wciąż pierwszym) roku kalendarzowym. Prawo do kolejnego urlopu przysługuje bowiem dopiero w następnym roku kalendarzowym. Praktyka pokazuje, że omawiana norma prawa urlopowego odnosi się nie do pierwszej pracy danego pracownika, lecz do całego roku kalendarzowego, w którym ta pierwsza praca została podjęta, według zasad przedstawionych w ostatnim przykładzie.