Okresowe przerwy w wykonywaniu pracy

W sytuacji, gdy pracownik powraca do pracy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie niewykonywania pracy, wymienionym w art. 155² K.p., przysługuje mu urlop w wymiarze odpowiednio zredukowanym za okres nieobecności. Do wskazanych okresów obniżających wymiar urlopu wypoczynkowego zalicza się:

• urlop bezpłatny,
• urlop wychowawczy (z zastrzeżeniem omówionym w dalszej treści),
• zasadniczą służbę wojskową, terytorialną służbę wojskową pełnioną rotacyjnie, służbę w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy albo służbę zastępczą,
• tymczasowe aresztowanie,
• odbywanie kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Z rozporządzenia urlopowego wynika, że jeśli okres niewykonywania pracy, o którym mowa powyżej, obejmuje części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Okresy nieobecności, za które pracownik nie nabywa prawa do urlopu podlegają sumowaniu.

Powołana regulacja budziła wątpliwości, czy chodzi o części nieprzerwanej nieobecności, która przypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych, czy też przypadającej w różnych miesiącach, dzielonej okresami efektywnej pracy, o ile łącznie wynosi 30 dni. Jak wyjaśniła PIP w piśmie z 5 sierpnia 2009 r.: "(...) § 2 omawianego rozporządzenia (tj. rozporządzenia urlopowego - przyp. red.) odnosi się do zatrudnionych, którzy nabyli prawo do urlopu wypoczynkowego przed wystąpieniem jednego z podanych okresów niewykonywania pracy określonych w art. 155² K.p. Omawiany przepis pozwala na sumowanie wymienionych nieobecności w pracy obejmujących część miesiąca kalendarzowego, przy czym za miesiąc niewykonywania pracy uważamy łącznie 30 dni. Jeśli więc zatrudniony był np. na dwóch kolejnych urlopach bezpłatnych trwających 35 dni, wymiar urlopu wypoczynkowego obniżamy proporcjonalnie jedynie o 1/12, tak jak z powodu 30-dniowej absencji. Nieobecność 5-dniowa nie powoduje natomiast takiego skutku. W takich sytuacjach nie stosujemy bowiem reguły z art. 155^2a K.p., że niepełny miesiąc kalendarzowy zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca. Dopiero więc następnych 25 dni nieobecności w pracy np. z powodu urlopu bezpłatnego pozwala na obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego o 2/12. Łączna liczba dni absencji w pracy wyniesie bowiem 60 dni, a więc dwa miesiące w rozumieniu § 2 rozporządzenia.".

Pracownica uprawniona do 26 dni urlopu wypoczynkowego w 2023 r. dwukrotnie przebywała na krótkich urlopach bezpłatnych: 14-dniowym w lutym oraz 21-dniowym w kwietniu. Pracownica nie korzystała dotychczas z urlopu wypoczynkowego. Ponieważ okresy urlopu bezpłatnego łącznie wyniosły 35 dni (14 dni + 21 dni), to urlop wypoczynkowy pracownicy uległ obniżeniu o 1/12 wymiaru.

Sposób ustalania wymiaru proporcjonalnego urlopu po okresie niewykonywania pracy zależy od okoliczności, czy pracownik nabył już prawo do kolejnego urlopu na dany rok kalendarzowy. Jeśli przed rozpoczęciem okresu niewykonywania pracy prawo do kolejnego urlopu nie zostało jeszcze nabyte, to po powrocie do pracy przysługuje mu urlop proporcjonalny do okresu pozostałego do końca roku. Gdyby umowa o pracę była zawarta na czas określony i kończyła się przed upływem roku kalendarzowego, urlop będzie proporcjonalny do okresu jaki pozostał do końca zatrudnienia (art. 155² § 1 K.p.).

Reguła ta ma zastosowanie w przypadku, gdy pracownik rozpoczyna nowy rok kalendarzowy, przebywając na urlopie bezpłatnym albo korzystając z innego okresu niewykonywania pracy, wymienionego w art. 155² K.p.

Pracownik z 10-letnim stażem zatrudniony na czas nieokreślony korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie od 1 listopada 2022 r. do 30 kwietnia 2023 r.

W dniu 1 stycznia 2023 r., tj. w dacie nabywania uprawnień urlopowych na bieżący rok przez ogół zatrudnionych, pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, więc nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego. Nastąpiło to dopiero po powrocie do pracy, przy czym w związku z faktem, że przez pierwsze 4 miesiące pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, przysługuje mu za ten rok urlop proporcjonalny do okresu pozostałego do końca roku w wymiarze 18 dni (8/12 x 26 dni = 17,33 dnia, po zaokrągleniu 18 dni).

Do pracownika, którego nieobecność w pracy wystąpiła już po nabyciu prawa do urlopu kolejnego (zasadniczo po pierwszym stycznia danego roku) stosuje się art. 155² § 2 K.p. Na jego podstawie wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem okresu nieobecności pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Ponadto od powyższej reguły wprowadzono bardzo istotny wyjątek. Ustawą z dnia 26 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz. U. poz. 1028) zniesiono regułę obniżania urlopu wypoczynkowego w przypadku rozpoczęcia i powrotu z urlopu wychowawczego w trakcie tego samego roku kalendarzowego, po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego.

Legitymujący się 10-letnim stażem urlopowym pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze na czas określony od 1 stycznia do 30 listopada 2023 r. Za ten rok nabył on prawo do 24 dni urlopu (11/12 x 26 dni = 23,83 dnia, po zaokrągleniu 24 dni), jednak wobec faktu, że w okresie od 1 marca do 30 kwietnia br. korzystał z urlopu bezpłatnego, jego uprawnienia do urlopu wypoczynkowego skorygowano do 20 dni, według wyliczenia: 24 dni - (2/12 x 26 dni) = 19,67 dnia, po zaokrągleniu 20 dni. Gdyby pracownik przed urlopem bezpłatnym wykorzystał cały tegoroczny urlop wypoczynkowy, korekta nie byłaby już możliwa.

Pracownica przebywająca obecnie na urlopie rodzicielskim, bezpośrednio po tym urlopie zamierza wrócić do pracy, a w okresie wakacyjnym skorzystać z dwóch miesięcy urlopu wychowawczego. Jej nieobecność spowodowana urlopem wychowawczym przypadnie po nabyciu bieżących uprawnień urlopowych, zatem pracodawca nie będzie miał prawa obniżyć jej urlopu wypoczynkowego.