Przesunięcie terminu urlopu

Zmiana terminu wykorzystania urlopu, zarówno na wcześniejszy niż zamieszczony w planie urlopów albo uzgodniony w trybie art. 163 § 1¹ K.p., jak i na późniejszy, może nastąpić wyjątkowo i powinna być odpowiednio uzasadniona.

Przesunięcie ustalonego w planie urlopów (lub uzgodnionego z pracownikiem) terminu urlopu może nastąpić z inicjatywy każdej ze stron, pracodawcy albo pracownika (art. 164 K.p.), przy czym tylko pracodawca korzysta z przywileju wydania wiążącej dyspozycji w tej sprawie. Pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika, jeśli zachodzą po jego stronie szczególne potrzeby. U podstaw decyzji pracodawcy muszą leżeć okoliczności istotne, grożące prawidłowemu funkcjonowaniu zakładu wskutek nieobecności pracownika. Taką przyczyną może być przykładowo niespodziewana kontrola, otrzymanie pilnego zamówienia, także konieczność usunięcia awarii lub przeprowadzenia akcji ratowniczej.

Przesunięcie terminu urlopu może być też usprawiedliwione stanem epidemii/zagrożenia epidemicznego (por. pkt 2 w niniejszym dziale dodatku).

Przyjmuje się, że pracodawca powinien zawiadomić pracownika o przesunięciu terminu jego urlopu niezwłocznie, gdy zaistnieje sytuacja uzasadniająca zmianę. Z tytułu zmiany terminu urlopu przepisy nie przewidują zwrotu pracownikowi kosztów. Pracownik może dochodzić wyrównania ewentualnej szkody z tego tytułu przed sądem na zasadach ogólnych.

Jeśli zmiana terminu rozpoczęcia urlopu następuje z inicjatywy pracownika, to jego wniosek w tej sprawie musi być umotywowany ważnymi przyczynami. Przepisy prawa urlopowego nie wskazują jednak jakie przesłanki należy uznać za ważne. Mogą to być okoliczności związane z sytuacją rodzinną pracownika, np. choroba członka rodziny lub inne, takie jak stan klęski żywiołowej czy ważna przeszkoda uniemożliwiająca pracownikowi wyjazd na wypoczynek. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika.

Z § 5 rozporządzenia urlopowego wynika, że w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Artykuł 165 K.p. przewiduje ponadto obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego, następujące z mocy prawa. Jak wynika z tego przepisu, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,
• pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Także ten "późniejszy termin" powinien być uzgodniony z pracownikiem. Co istotne, rozpoczęcie urlopu nie powinno wykraczać poza III kwartał następnego roku kalendarzowego.

Należy wyjaśnić, iż każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, która uniemożliwiła terminowe rozpoczęcie urlopu, również inna niż wymieniona w powołanej regulacji, obliguje pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu. Katalog zawarty w przepisie ma charakter otwarty, a podane przyczyny przykładowy. W grę mogą wchodzić, np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (w okresie, w którym pracownik ma prawo do zasiłku opiekuńczego), tymczasowe aresztowanie pracownika czy odbywanie przez niego kary pozbawienia wolności. W myśl § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Magazynier miał rozpocząć urlop od 1 maja br. W dniu 25 kwietnia br. został tymczasowo aresztowany. Jeżeli do 1 maja areszt nie zostanie uchylony, urlop wypoczynkowy nie rozpocznie się. Ulegnie on przesunięciu na późniejszy (od nowa zaplanowany bądź uzgodniony) termin, o ile wcześniej nie dojdzie do wygaśnięcia stosunku pracy na mocy art. 66 K.p. W tym ostatnim przypadku za niewykorzystany urlop zostanie wypłacony ekwiwalent.