Zasady ustalania wysokości trzynastki

Klasyfikacja składników do podstawy

Dodatkowe wynagrodzenie roczne to 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o trzynastkach, w jego podstawie uwzględnia się trzy rodzaje wynagrodzenia. W pierwszej grupie znajduje się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Oznacza to konieczność zastosowania:

• § 6 w zw. z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego - wobec pracowników bez statusu nauczycielskiego,
• § 1 w zw. z § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. z 2020 r. poz. 1455), dalej rozporządzenia urlopowego nauczycieli - w stosunku do nauczycieli.

Przepisy te wskazują, jakie elementy płacowe trzeba przyjąć, a jakie wykluczyć z podstawy trzynastki. Należy przy tym pamiętać, że dwa kolejne rodzaje wynagrodzenia brane pod uwagę przy liczeniu podstawy trzynastki to wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy - patrz tabele 5 i 6.

Uwaga! Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. poz. 1960), dodatek stażowy przysługuje:

• za dni, za które pracownik samorządowy otrzymuje wynagrodzenie, oraz
• za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik samorządowy otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Przez wiele lat funkcjonowały dwa rozbieżne stanowiska co do uwzględniania/wykluczania w/z podstawy trzynastki tej części dodatku, o jakiej mowa w myślniku drugim. Resort pracy pierwotnie uważał, że nie należy go pomijać (stanowisko z 20 stycznia 2010 r.), jednak w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 19 lutego 2021 r. zmienił zdanie. Tym samym obecnie obowiązuje jedna wykładnia, według której z podstawy trzynastki wyłącza się część dodatku stażowego pracownika samorządowego za czas choroby i opieki.

Tabela 5. Składniki uwzględniane i nieuwzględniane w podstawie trzynastki nauczycieli objętych ustawą KN

Tabela 6. Składniki uwzględniane i nieuwzględniane w podstawie trzynastki pozostałych pracowników

Pomniejszenie podstawy trzynastki o wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy (dalej: nieobecność w pracy), gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia należy postępować według § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Stosuje się zatem zasady obowiązujące dla wynagrodzenia urlopowego, z tym że składniki stałe i zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadła nieobecność w pracy. Ich sumę należy podzielić odpowiednio w przypadku:

• pracowników - przez liczbę godzin pracy w miesiącu wystąpienia nieobecności w pracy (§ 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia urlopowego), z tym że ma to być liczba faktyczna (a nie nominalna) przy ustalaniu stawki za godzinę pracy ze składników zmiennych, a nominalna - przy liczeniu stawki godzinowej ze składników stałych; stawkę za 1 godzinę pracy z obydwu rodzajów składników mnoży się następnie przez liczbę godzin, jaką pracownik przepracowałby w czasie nieobecności w pracy, gdyby z nich nie korzystał, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia urlopowego),
• nauczycieli zatrudnionych w placówkach feryjnych - przez 30, a w placówkach nieferyjnych - przez 21, uzyskując stawkę za 1 dzień pracy, którą trzeba pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pracy (§ 5 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

Uwaga! Powyższych zasad nie stosuje się w przypadkach, gdy za czas nieobecności w pracy pracownik/nauczyciel nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Nie ma przy tym znaczenia, czy w zamian należy mu się jakakolwiek rekompensata (np. za utracony zarobek wskutek obowiązkowego stawiennictwa w sądzie albo w sesjach rad gminy, powiatu albo sejmiku województwa i jego komisji oraz zarządu województwa) czy też nie (np. urlop bezpłatny). Okres nieobecności zmniejsza wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiło, jeśli nie jest odpracowywane. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w takich okolicznościach ustala się zgodnie z § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu, a jego wysokość wlicza się do podstawy trzynastki. Należy zatem:

• podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia w stałej wysokości przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy,
• uzyskany wynik odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

W miesiącach, w których pracownik ma wypłacane wynagrodzenie chorobowe (zasiłek chorobowy) do podstawy trzynastki przyjmuje się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, ustalone zgodnie z § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniu, tj. dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30 i mnożąc otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, a następnie odejmując uzyskany wynik od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Na wynagrodzenie pełnoetatowego pracownika jednostki samorządowej składa się: wynagrodzenie zasadnicze - 4.000 zł i dodatek stażowy - 480 zł (w 2022 r. - 12% płacy zasadniczej). W 2022 r. pracownik:

• w maju był nieobecny w pracy z powodu choroby przez 5 dni, a w październiku przez 14 dni przebywał na kwarantannie nie świadcząc pracy zdalnie w tym czasie; za obydwa okresy otrzymał łącznie wynagrodzenie chorobowe w wysokości 2.298,24 zł, dodatek stażowy za te miesiące w pełnej wysokości oraz wynagrodzenie za pracę w maju w kwocie 3.333,35 zł (4.000 zł : 30 = 133,33 zł; 133,33 zł x 5 dni = 666,65 zł; 4.000 zł - 666,65 zł = 3.333,35 zł), a za pracę w październiku 2.133,38 zł (133,33 zł x 14 dni = 1.866,62 zł; 4.000 zł - 1.866,62 zł = 2.133,38 zł),
• w lutym i grudniu korzystał po jednym dniu z opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14,
• w kwietniu pozostawał w gotowości do pracy przez 5 dni (40 godz.) uzyskując za ten miesiąc wynagrodzenie przestojowe 1.000 zł (4.000 zł : 160 godz. = 25 zł; 25 zł x 40 godz. = 1.000 zł), wynagrodzenie zasadnicze 3.000 zł (25 zł x 40 godz. = 1.000 zł; 4.000 zł - 1.000 zł = 3.000 zł), dodatek stażowy 360 zł (480 zł : 160 godz. = 3 zł; 3 zł x 40 godz. = 120 zł; 480 zł - 120 zł = 360 zł),
• w listopadzie przez 1 dzień (8 godz.) korzystał ze zwolnienia od pracy w związku z wezwaniem w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez NIK, za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie w kwocie 4.256 zł, w tym: wynagrodzenie zasadnicze: 4.000 zł : 160 godz. = 25 zł; 25 zł x 8 godz. = 200 zł; 4.000 zł - 200 zł = 3.800 zł oraz dodatek stażowy: 480 zł : 160 godz. = 3 zł; 3 zł x 8 godz. = 24 zł; 480 zł - 24 = 456 zł.

Do podstawy trzynastki przysługującej pracownikowi za 2022 r. wliczeniu nie podlega:

• część dodatku stażowego za okres choroby w maju w kwocie 80 zł (480 zł : 30 = 16 zł; 16 zł x 5 dni = 80 zł) oraz za okres kwarantanny w październiku w wysokości 224 zł (16 zł x 14 dni = 224 zł),
• wynagrodzenie za 2 dni zwolnienia na dziecko w wieku do 14 lat w wysokości 437,36 zł (4.480 zł : 160 godz.) x (1 dzień x 8 godz.) + (4.480 zł : 168 godz.) x (1 dzień x 8 godz.) = 224 zł + 213,36 zł = 437,36 zł,
• łącznie: 741,36 zł (80 zł + 224 zł + 437,36 zł = 741,36 zł).

Zasady obliczania wynagrodzenia częściowego według § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu dotyczą również nauczycieli. Potwierdzają to stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 6 stycznia 2010 r. w sprawie liczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca (znak: GPP-364/118-4560-79/09/PE/RP) oraz Departamentu Strategii Ministerstwa Edukacji Narodowej z 27 stycznia 2010 r. w sprawie liczenia wynagrodzenia nauczyciela za przepracowaną część miesiąca. Wyjaśnienia wymagają jednak dwie kwestie. Pierwsza to liczba godzin pracy, która w każdym miesiącu jest taka sama. Ustala się ją zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli... (Dz. U. z 2014 r. poz. 416 z późn. zm.). W tym celu mnoży się pensum (tygodniowa liczba godzin obowiązkowego wymiaru zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych) nauczyciela przez 4,16, a wynik zaokrągla się do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godziny pomija się, a co najmniej 0,5 godziny - przyjmuje za pełną godzinę. Zdaniem MEN, liczbę godzin przypadających do przepracowania przez nauczyciela w poszczególne dni tygodnia określa się, dzieląc pensum przez liczbę dni do przepracowania w danym tygodniu. Przykładowo dla nauczyciela pełnoetatowego, którego pensum wynosi 18 godzin będzie to 3,6 godziny (18 godz. : 5 dni) dziennie.

Drugim zagadnieniem jest liczba godzin nieprzepracowanych przez nauczyciela. Według GIP są to godziny wynikające z planu zajęć na dany dzień (por. stanowisko z 6 stycznia 2010 r.). Zdaniem MEN natomiast są to godziny uśrednione, czyli np. 3,6 godziny za 1 dzień przy pensum 18/18 (por. stanowisko z 27 stycznia 2010 r.). Wykładnia językowa § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu prowadzi z kolei do wniosku, że należy przyjąć liczbę zaplanowanych godzin pracy.

Końcowe działania

Wszystkie składniki zakwalifikowane do podstawy trzeba dodać. Od uzyskanej wartości należy odjąć wynagrodzenie za okresy nieświadczenia pracy, wyłączone ze stażu uprawniającego do trzynastki. Otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez 8,5%. Rezultat będzie stanowił wysokość przysługującej pracownikowi/nauczycielowi trzynastki.

Trzynastka za 2022 r. dla pracownika samorządowego z poprzedniego przykładu wynosi 4.177,02 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa trzynastki z wynagrodzenia zasadniczego: (4.000 zł x 8 m-cy) + 3.333,35 zł + 2.133,38 zł + 3.000 zł + 3.800 zł = 44.266,73 zł,
• podstawa trzynastki z dodatku stażowego: (480 zł x 10 m-cy) + 360 zł + 456 zł = 5.616 zł,
• podstawa trzynastki po zmniejszeniu: (44.266,73 zł + 5.616 zł) - 741,36 zł = 49.141,37 zł.
• wysokość trzynastki: 49.141,37 zł x 8,5% = 4.177,02 zł.

Nauczyciel jest zatrudniony na cały etat w szkole podstawowej z pensum 18/18 (75 godz. miesięcznie). Na jego wynagrodzenie składają się: 4.000 zł pensji zasadniczej, 800 zł dodatku za wysługę lat, 300 zł dodatku funkcyjnego i 200 zł dodatku motywacyjnego.

W 2022 r. nauczyciel:

• nie pracował w godzinach ponadwymiarowych ani doraźnych zastępstw,
• nie pracował przez cały styczeń (tj. ostatni miesiąc z urlopu dla poratowania zdrowia, który rozpoczął się w 2021 r. - cały ten miesiąc zostanie wyłączony z podstawy trzynastki),
• przez 2 tygodnie marca (według planu miał 20 godz. zajęć) nie świadczył pracy, pozostając w gotowości do jej wykonywania, w związku z czym za ten miesiąc uzyskał: wynagrodzenie przestojowe 1.146,60 zł (4.000 zł + 300 zł) : 75 godz. = 57,33 zł; 57,33 zł x 20 godz. = 1.146,60 zł, wynagrodzenie zasadnicze 4.000 zł : 75 godz. = 53,33 zł; 53,33 zł x 20 godz. = 1.066,60 zł; 4.000 zł - 1.066,60 zł = 2.933,40 zł, dodatek stażowy: 800 zł : 75 godz. = 10,67 zł; 10,67 zł x 20 godz. = 213,40 zł; 800 zł - 213,40 zł = 586,60 zł, dodatek funkcyjny: 300 zł : 75 godz. = 4 zł; 4 zł x 20 godz. = 80 zł; 300 zł - 80 zł = 220 zł, dodatek motywacyjny: 200 zł : 75 godz. = 2,67 zł; 2,67 zł x 20 godz. = 53,40 zł; 200 zł - 53,40 zł = 146,60 zł,
• w listopadzie był przez 10 dni na kwarantannie z powodu podejrzenia o COVID-19, i przez kolejnych 10 dni przebywał w izolacji w warunkach domowych, po której do końca tego miesiąca przebywał na zwolnieniu lekarskim, w związku z czym za ten miesiąc otrzymał wyłącznie wynagrodzenie chorobowe w wysokości 4.239,90 zł; skutkuje to wyłączeniem tego miesiąca z podstawy trzynastki,
• w grudniu korzystał z urlopu okolicznościowego w związku z pogrzebem małżonka, w związku z czym otrzymał za te dni wynagrodzenie w wysokości 353,34 zł (4.000 zł + 800 zł + 300 zł + 200 zł = 5.300 zł; 5.300 zł : 30 = 176,67 zł; 176,67 zł x 2 dni = 353,34 zł) - urlop ten podlega odliczeniu z podstawy trzynastki.

Nauczyciel jest uprawniony do trzynastki w wysokości 4.354,83 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa trzynastki: (4.000 zł x 9 m-cy) + (800 zł x 9 m-cy) + (300 zł x 9 m-cy) + (200 zł x 9 m-cy) + 2.933,40 zł + 586,60 zł + 220 zł + 146,60 zł = 51.586,60 zł,
• podstawa trzynastki po zmniejszeniu: 51.586,60 zł - 353,34 zł = 51.233,26 zł,
• wysokość trzynastki: 51.233,26 zł x 8,5% = 4.354,83 zł.