Umowa zlecenia wykonywana przez ucznia lub studenta

Z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu zleceniobiorcy będący uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat (art. 6 ust. 4 ustawy o sus).

Zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 900), szkoły ponadpodstawowe to czteroletnie liceum ogólnokształcące, pięcioletnie technikum, trzyletnia branżowa szkoła I stopnia, trzyletnia szkoła specjalna przysposabiająca do pracy, dwuletnia branżowa szkoła II stopnia, szkoła policealna dla osób posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, o okresie nauczania nie dłuższym niż 2,5 roku. Uczniem w rozumieniu tej ustawy jest także słuchacz lub wychowanek.

Rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się z dniem 1 września każdego roku, a kończy - z dniem 31 sierpnia następnego roku (art. 94 ustawy - Prawo oświatowe).

Dla celów rozstrzygania obowiązku ubezpieczeń społecznych należy przyjąć, iż uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,
• ukończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Osoba, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, za ucznia jest uznawana do 30 września. Takiego wyjaśnienia udzielił również ZUS (pismo z 7 sierpnia 2000 r., znak FUn 077-147/2000), po uzgodnieniu stanowiska z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 3 sierpnia 2000 r., znak U.520-287/2000).

Przedsiębiorca na okres wakacji od 1 lipca do 31 sierpnia 2023 r. zawarł umowę zlecenia z tegorocznym absolwentem szkoły ponadpodstawowej (w wieku 19 lat). Osoba ta dla celów ubezpieczeniowych jest uważana za ucznia do 31 sierpnia 2023 r. Zatem do tego dnia wykonywanie umowy zlecenia nie stanowiło dla niej tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Załóżmy, że ze zleceniobiorcą zostanie zawarta kolejna umowa zlecenia na okres od 1 do 30 września 2023 r. Z tytułu jej wykonywania przedsiębiorca (zleceniodawca) obowiązany był zgłosić zleceniobiorcę do obligatoryjnych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z datą od 1 września 2023 r. Gdyby zleceniobiorca przedstawił zaświadczenie o przyjęciu na studia, to do 30 września 2023 r. byłby traktowany jako uczeń, a tym samym umowa zlecenia wykonywana w okresie od 1 do 30 września 2023 r. nadal nie stanowiłaby tytułu do ubezpieczeń w ZUS.

Spółka z o.o. od 1 września do 31 października 2023 r. zawarła umowę zlecenia ze słuchaczem 2,5-letniej szkoły policealnej w wieku 21 lat. Osoba ta w rozumieniu ustawy - Prawo oświatowe uważana jest za ucznia. Z tytułu umowy zlecenia nie podlega więc ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu (por. interpretacja ZUS z 4 kwietnia 2023 r., znak DI/200000/43/252/2023).

Osoba przyjęta na studia rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania - art. 83 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r. poz. 742 z późn. zm.), dalej ustawy.

Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy, studia są prowadzone na poziome:

• studiów pierwszego stopnia,
• studiów drugiego stopnia,
• jednolitych studiów magisterskich.

Ponadto jak stanowi art. 64 ust. 2 ustawy, studia są prowadzone na profilu:

• praktycznym, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom kształtującym umiejętności praktyczne,
• ogólnoakademickim, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom związanym z prowadzoną w uczelni działalnością naukową.

Zgodnie z wyjaśnieniem ZUS (por. poradnik ZUS pt. "Praca na podstawie umów cywilnoprawnych. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstaw wymiaru składek.", dostępny na stronie internetowej www.zus.pl): "(...) ZUS uzna za studenta (dla celów ubezpieczeń społecznych) osobę od daty przyjęcia w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania do daty ukończenia studiów lub daty skreślenia z listy studentów. Jeżeli data ślubowania jest późniejsza niż dzień 1 października danego roku kalendarzowego, wówczas zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń obejmuje także okres między 1 października, a dniem ślubowania. (...) ".

Datą ukończenia studiów jest data złożenia egzaminu dyplomowego, a w przypadku:

• studiów na kierunkach lekarskim, lekarsko-dentystycznym i weterynaria - data złożenia ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu,
• studiów na kierunkach farmacja i fizjoterapia - data zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki (art. 76 ust. 7 ustawy).

Uwaga! Zgodnie z art. 109 ustawy, osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do dnia 31 października roku, w którym ukończyła te studia, z wyłączeniem prawa do świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 tej ustawy (tj. stypendium socjalnego, stypendium dla osób niepełnosprawnych, zapomogi, stypendium rektora). Zdaniem ZUS, użyte w tym przepisie sformułowanie "zachowuje prawa studenta" nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta. Dlatego też w okresie przypadającym po ukończeniu studiów pierwszego stopnia do dnia poprzedzającego dzień przyjęcia w poczet studentów studiów drugiego stopnia, zleceniobiorca, który nie ukończył 26 lat, z umowy zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Zleceniodawca na okres od 1 lutego do 31 października 2023 r. zawarł umowę zlecenia z osobą będącą studentem studiów licencjackich w wieku 23 lat, która 2 czerwca 2023 r. zdała egzamin dyplomowy i od 1 października 2023 r. podejmie studia drugiego stopnia.

Z tytułu wykonywania umowy zlecenia osoba ta:

• od 1 lutego do 2 czerwca 2023 r. nie podlegała ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• od 3 czerwca do 30 września 2023 r. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, natomiast dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu,
• od 1 do 31 października 2023 r. nie będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów. Jak wyjaśnił ZUS w interpretacji indywidualnej z 9 czerwca 2023 r. (znak DI/100000/43/430/2023): "(...) gdy polski zleceniodawca, posiadający na terytorium Polski swą siedzibę zawiera umowę zlecenia z obywatelem Ukrainy, który posiada status ucznia szkoły ponadpodstawowej lub status studenta, to na zleceniodawcy nie będzie ciążył obowiązek odprowadzania za tą osobę składek na ubezpieczenia społeczne. (...)".

Jak już wyjaśniliśmy, umowa zlecenia nie jest tytułem do ubezpieczeń dla uczniów i studentów, o ile osoby te nie ukończyły 26 lat. Przy ustalaniu wieku należy kierować się przepisami Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 112 K.c., termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Przy czym przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. W świetle powyższego student, który np. urodził się 5 września 1997 r. ukończył 26 lat w dniu 5 września 2023 r.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 12 stycznia 2021 r., z uwagi na zasadę minimalizacji danych wynikającą z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO, zleceniodawca powinien przechowywać w dokumentacji umowy zlecenia oświadczenie osoby zatrudnionej (studenta), który powinien okazać legitymację służbom kadrowym jedynie do wglądu. Możliwe jest uzyskanie danych poprzez pozyskanie informacji o numerze legitymacji, w oparciu o którą zweryfikowano status studenta. Sama legitymacja nie powinna być jednak kopiowana. Uzasadniając powyższe stanowisko, UODO odniósł się do dwóch głównych przyczyn, a mianowicie:

• legitymacja studencka oprócz danych w postaci imienia i nazwiska, numeru PESEL czy adresu zamieszkania zawiera również jedną z danych osobowych w postaci wizerunku osoby, która ją posiada, a nie ma podstaw prawnych do jej przetwarzania, chyba że zostanie wykazany w tym zakresie odrębny cel i odrębna podstawa prawna wynikająca z przepisów RODO,
• ustawa o sus nie zawiera przepisów, które zobowiązywałyby zleceniodawcę do pozyskiwania kopii legitymacji studenckiej w celu wykazania przed ZUS podstawy niepodlegania przez danego studenta obowiązkowym ubezpieczeniom.