Zasady dotyczące rozliczania i opłacania składek ZUS

Płatnik składek jest zobowiązany do obliczania, potrącania z dochodów zleceniobiorców, rozliczania oraz opłacania należnych składek na ubezpieczenia społeczne za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązany jest również rozliczać i opłacać należne składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP.

Osiągnięty w danym miesiącu kalendarzowym przychód, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy (lub tylko na ubezpieczenie zdrowotne), zleceniodawca wykazuje w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Po sporządzeniu raportu rozliczeniowego, kwoty należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych sumuje i wykazuje w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W deklaracji tej wykazuje również składki na ww. Fundusze.

W razie gdy pracownik oprócz umowy o pracę zawarł z własnym pracodawcą umowę zlecenia, a także umowę o dzieło (lub taką umowę wykonuje na rzecz własnego pracodawcy), umowa ta dla celów składkowych jest traktowana jak umowa o pracę. Przychód uzyskany z tytułu wykonywania zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnej (umowy o dzieło) sumuje się i wykazuje w jednym bloku imiennego raportu miesięcznego z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Inaczej należy postępować w celu rozliczenia należności podatkowych od tych umów, a w konsekwencji odliczenia od przychodu składek na ubezpieczenia społeczne, o czym piszemy w dalszej części dodatku.

Wspomnijmy, że jeżeli pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 r. wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 164 ze zm.), i dodatkowo wykonuje umowę zlecenia (umowę o dzieło) zawartą z własnym pracodawcą lub wykonywaną na jego rzecz, to pracodawca rozlicza za niego także składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, uwzględniając w podstawie jej wymiaru oskładkowany przychód z tej umowy - bez znaczenia jest, czy przedmiotem umowy zlecenia (umowy o dzieło) jest wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o sus, płatnicy składek przesyłają do ZUS dokumenty rozliczeniowe oraz opłacają składki za dany miesiąc, nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
• do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek.

Przy ustalaniu terminu zapłaty składek stosuje się § 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). W myśl powołanego przepisu, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (zastrzeżenie to nie dotyczy terminu opłacania składek ZUS). Przykładowo termin opłacenia składek ZUS za lipiec 2023 r. dla płatnika, dla którego został on określony na 15. dzień następnego miesiąca - upłynął 16 sierpnia 2023 r. (15 sierpnia - dzień ustawowo wolny od pracy).

Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie - Ordynacja podatkowa, z wyłączeniem art. 56a (wyłączenie nie dotyczy odsetek z tytułu nieopłaconych składek ZUS). Zatem odsetki za zwłokę są naliczane począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności składek, do dnia wpłaty, włącznie z tym dniem. Obliczając odsetki za zwłokę, należy zaokrąglać je do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, natomiast 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych (art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej).

Ponadto odsetek za zwłokę nie nalicza się od nieopłaconych w terminie składek:

• z przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia,
• jeżeli ich nieopłacenie wynika z:
• błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń,
• zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, z uwzględnieniem art. 34 ust. 15 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców,
• zastosowania się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie,
• zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie.

Przez utrwaloną praktykę interpretacyjną, o której mowa wyżej, rozumie się wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów prawa dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym. ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nieopłaconych w terminie składek oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. Od składek nieopłaconych w tym terminie nalicza się odsetki za zwłokę za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

Powyższe dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, a także zgodnie z wyjaśnieniem ZUS, składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Uwaga! Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.