Organizacja wykonywania pracy zdalnej w sposób hybrydowy

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na pełny etat złożył wniosek o pracę zdalną w wymiarze 2 godzin dziennie, proponując od 8⁰⁰ do 14⁰⁰ pracę w siedzibie pracodawcy, a od 15⁰⁰ do 17⁰⁰ w miejscu zamieszkania. Czy porozumienie z pracownikiem może zawierać taki podział pracy i 1-godzinną przerwę na podstawie art. 141 § 1 K.p.? Nadmieniamy, że posiadamy regulamin pracy, lecz nie wydaliśmy regulaminu pracy zdalnej.

W obecnym stanie prawnym rozkład pracy hybrydowej powinien uwzględniać przemieszczanie się pracownika między miejscami wykonywania tej pracy w czasie pracy.

Praca zdalna różni się od tradycyjnej (stacjonarnej) miejscem jej wykonywania. Jest nim miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, którym może być adres zamieszkania pracownika (dalej zwane miejscem wybranym przez pracownika) zamiast siedziby pracodawcy lub innego miejsca wyznaczonego przez niego. Według art. 67¹⁸ K.p., obowiązującego od 7 kwietnia 2023 r., pracownik może pracować zdalnie w pełnym (całkowitym) wymiarze albo częściowo, co potocznie określa się pracą hybrydową lub naprzemienną. W tym przypadku pracownik łączy pracę zdalną i stacjonarną. W efekcie jego umowa o pracę powinna zawierać minimum dwa miejsca wykonywania pracy (wybrane przez pracownika i siedzibę pracodawcy lub inne wskazane przez pracodawcę), jeśli strony nie uzgodniły ich większej liczby (art. 29 § 1 pkt 2 K.p.). Z kolei w informacji o warunkach zatrudnienia pracodawca musi zamieścić zasady przemieszczenia się między tymi miejscami (art. 29 § 3 pkt 1 lit. g K.p. - wprowadzony od 26 kwietnia 2023 r.). Sposób wykonywania pracy hybrydowej może być ustalony w porozumieniu z pracownikiem, jeśli u pracodawcy nie ma porozumienia ze stroną związkową ani regulaminu pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 5 K.p.). Na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 6/2023, str. 35.

Przepisy nie określają sposobu podziału pracy w ramach pracy hybrydowej. Oznacza to dopuszczalność jej wprowadzenia w ramach jednego dnia, pod warunkiem pozostania w zgodzie z przepisami o czasie pracy. Czytelnik ma więc obowiązek zapisania w porozumieniu z pracownikiem organizację pracy hybrydowej w sposób zapewniający nieprzekraczanie norm 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1 K.p.). Powinien w nich uwzględnić okresy przemieszczania się między siedzibą pracodawcy a miejscem zamieszkania pracownika, które będą jego miejscami wykonywania pracy (przykład).

Organizacja pracy przedstawiona w przykładzie zmniejsza okres faktycznego świadczenia pracy o 1 godzinę ze względu na przemieszczanie się. Żeby wyeliminować taki skutek Czytelnik zastanawia się nad zastosowaniem, na podstawie art. 141 K.p., 60-minutowej przerwy, która:

• nie jest wliczana do czasu pracy,
• może być wykorzystana przez pracownika na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych,
• została/zostanie wprowadzona w regulaminie pracy (można to także uregulować w układzie zbiorowym pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Wprowadzenie tej przerwy z założeniem, że w jej trakcie pracownik będzie przemieszczał się między miejscami wykonywania pracy hybrydowej, w obecnym stanie prawnym może być nieuprawnione oraz sprzeczne z celem art. 141 K.p. i naruszające ten przepis, za co grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 K.p.). Ten pogląd potwierdził resort rodziny, do którego nasze Wydawnictwo wystąpiło w kwestii dopuszczalności organizacji czasu pracy pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie pracy na pełny etat, który złożył wniosek o pracę zdalną w wymiarze 2 godzin dziennie, przyjmując, że od 8⁰⁰ do 14⁰⁰ będzie ona wykonywana w siedzibie pracodawcy, a od 15⁰⁰ do 17⁰⁰ w miejscu zamieszkania, z 1-godzinną przerwą (wprowadzoną na podstawie art. 141 § 1 K.p.).

W dniu 12 czerwca br. otrzymaliśmy odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, zgodnie z którą: "(...) przepisy Kodeksu pracy nie wykluczają możliwości wykonywania przez danego pracownika pracy w formie tzw. hybrydowej, także w ramach jednego dnia roboczego, a więc np. świadczenia przez pracownika pracy w siedzibie pracodawcy przez określoną część dobowego wymiaru czasu pracy, a przez pozostałą część tego wymiaru wykonywania pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika. Nie wykluczają one również przemieszczania się pracownika między takimi dwoma miejscami wykonywania pracy, przy czym przepisy Kodeksu nie określają zasad w tym zakresie.

Jednocześnie należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 141 Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Przerwę, o której mowa wyżej, wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Z powołanego przepisu wynika zatem jednoznacznie, że przerwa w pracy na podstawie art. 141 K.p. ma swoje (określone w tym przepisie) przeznaczenie i może być wprowadzona oraz wykorzystywana wyłącznie w celu spożycia posiłku lub załatwienia spraw osobistych.

W konsekwencji ustanowienie i przeznaczenie (wykorzystywanie) czasu takiej przerwy w innym celu, tj. w celu np. przemieszczania się pracownika między dwoma miejscami wykonywania pracy, czyli siedzibą pracodawcy a miejscem świadczenia pracy zdalnej, mogłoby zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów o czasie pracy.

Nadmieniamy, że instytucją ustawowo upoważnioną m.in. do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania (stosowania) przepisów prawa pracy oraz do udzielania zainteresowanym porad prawnych w tym zakresie jest podległa Sejmowi RP Państwowa Inspekcja Pracy. (...)".

Zwracamy uwagę! W świetle wprowadzonych regulacji, przy restrykcyjnym podejściu każda próba wyłączenia z czasu pracy okresu przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy hybrydowej w trakcie dnia pracy może być uznana za naruszenie przepisów o czasie pracy. Dotyczy to również dwóch innych narzędzi prawnych, które Czytelnik może rozważyć, jeżeli chce utrzymać przedstawioną organizację pracy hybrydowej. Pierwsze z nich polega na objęciu pracownika systemem przerywanego czasu pracy, po wprowadzeniu go do regulaminu pracy, gdy dotychczas nie jest w nim wskazany. Można bowiem uznać, że praca hybrydowa wykonywana naprzemiennie każdego dnia pracy spełnia kryterium organizacji pracy, którego realizacji wymaga art. 139 § 1 K.p. do zastosowania tego systemu czasu pracy (druga przesłanka to rodzaj pracy). Charakteryzuje się on tym, iż przewiduje nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5-godzin, z góry zaplanowaną w rozkładzie czasu pracy, niewliczaną do czasu pracy, odpłatną w wysokości połowy należnego wynagrodzenia za przestój. Z art. 139 § 1 K.p. wynika jednak, że przerwa stanowi prywatny czas pracownika, którym swobodnie dysponuje. Tymczasem pracownik z pytania wykorzystywałby ją na przemieszczanie się między miejscami wykonywania pracy. Powstaje zatem wątpliwość, czy to nie wyklucza systemu przerywanego.

Drugim rozwiązaniem, nad którym Czytelnik może się zastanowić, jest indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, wdrażany na pisemny wniosek pracownika (art. 142 K.p.). Pozwala on utrzymać przedstawioną w pytaniu organizację pracy hybrydowej, lecz jednocześnie stawia pod znakiem zapytania poprawność wyłączenia z czasu pracy przemieszczania się między miejscami jej wykonywania w ciągu dnia.

Zwracamy uwagę! Więcej na temat wykonywania pracy zdalnej znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej www.gofin.pl w serwisie "Praca zdalna".