Zasady przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej

Jednym z etapów rekrutacji jest rozmowa kwalifikacyjna. Przepisy prawa pracy wskazują jakich granic nie można przekraczać podczas jej przeprowadzania, niemniej oprócz tych stanowiących o zakresie pobieranych danych osobowych, zastosowanie będą miały także normy związane z ochroną dóbr osobistych, których definicję zawiera art. 23 K.c.

Zgodnie art. 47 Konstytucji Rzeczpospolitej, każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Prawo to zostało wzmocnione treścią art. 51 ust. 1 Konstytucji, który stanowi, że nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2017 r. (sygn. akt II PK 33/16, M.P.Pr. 2017/4/203-205) doprecyzował, że: "Granice prawa pracodawcy do pozyskiwania informacji od pracownika są wyznaczone przez normy ustanawiające zakaz dyskryminacji oraz naruszania dóbr osobistych pracownika.".

Kwestia niedyskryminacji została poruszona w art. 11³ oraz art. 18^3a § 1 K.p. Ten ostatni stanowi, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Co do zasady więc informacje o wymienionych w przywołanych przepisach cechach kandydata nie mogą mieć wpływu na zatrudnienie (art. 11³ K.p.), a w związku z tym, nie wolno o nie pytać podczas rekrutacji.

Ustawodawca dopuścił tu jednak pewne wyjątki. Otóż zgodnie z art. 18^3b § 2 K.p., zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie naruszają działania, proporcjonalne do osiągnięcia zgodnego z prawem celu różnicowania sytuacji pracownika, polegające na:

• niezatrudnianiu pracownika z jednej lub kilku przyczyn określonych w art. 18^3a § 1 K.p., jeżeli rodzaj pracy lub warunki jej wykonywania powodują, że przyczyna lub przyczyny wymienione w tym przepisie są rzeczywistym i decydującym wymaganiem zawodowym stawianym pracownikowi,
• wypowiedzeniu pracownikowi warunków zatrudnienia w zakresie wymiaru czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami niedotyczącymi pracowników bez powoływania się na inną przyczynę lub inne przyczyny wymienione w art. 18^3a § 1 K.p.,
• stosowaniu środków, które różnicują sytuację prawną pracownika, ze względu na ochronę rodzicielstwa lub niepełnosprawność,
• stosowaniu kryterium stażu pracy przy ustalaniu warunków zatrudniania i zwalniania pracowników, zasad wynagradzania i awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek.

Nie stanowi także naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu:

• działanie podejmowane przez określony czas, zmierzające do wyrównywania szans wszystkich lub znacznej liczby pracowników wyróżnionych z jednej lub kilku przyczyn określonych w art. 18^3a § 1 K.p., przez zmniejszenie na korzyść takich pracowników faktycznych nierówności, w zakresie określonym w tym przepisie,
• ograniczanie przez kościoły i inne związki wyznaniowe, a także organizacje, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie, dostępu do zatrudnienia, ze względu na religię, wyznanie lub światopogląd, jeżeli rodzaj lub charakter wykonywania działalności przez kościoły i inne związki wyznaniowe, a także organizacje powoduje, że religia, wyznanie lub światopogląd są rzeczywistym i decydującym wymaganiem zawodowym stawianym pracownikowi, proporcjonalnym do osiągnięcia zgodnego z prawem celu zróżnicowania sytuacji tej osoby; dotyczy to również wymagania od zatrudnionych działania w dobrej wierze i lojalności wobec etyki kościoła, innego związku wyznaniowego oraz organizacji, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie.

Jeżeli więc zostanie spełniona jedna z powyższych przesłanek ustawowych i istnieje ku temu racjonalne uzasadnienie, to pracodawca ma prawo już w samym ogłoszeniu o naborze zastrzec, że dotyczy ono tylko i wyłącznie osób spełniających odpowiednie wymagania np. że tworzy stanowiska jedynie dla osób niepełnosprawnych i tylko takie zatrudni. Jeżeli wymagana cecha, której spełnienie jest niezbędne dla wykonywania zadań na konkretnym stanowisku jest nieoczywista i jednocześnie wymóg jej posiadania nie narusza zasady równego traktowania, to organizator może o nią dopytywać podczas spotkania rekrutacyjnego.

Uwaga! W pewnych okolicznościach istotne mogą się okazać nawet bardzo osobiste informacje o kandydacie, przykładowo to czy kobieta jest aktualnie w ciąży, albo czy karmi piersią. Sytuacja taka zaistnieje np., gdy rekrutacja dotyczyć będzie stanowiska pracy, które należy zaliczyć do grupy uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią - Dz. U. poz. 796). Pracodawca odmawiający zatrudnienia osobie, która mogłaby na danym stanowisku pracy doznać uszczerbku na zdrowiu nie naraża się na zarzut dyskryminacji. Potwierdzają to liczne orzeczenia, w tym Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 29 października 2014 r. (sygn. akt III APa 16/14), w którym czytamy, że zróżnicowanie w zatrudnieniu jest nie tylko możliwe, ale wręcz wskazane, zwłaszcza wtedy, gdy wynika z obiektywnych przesłanek, czyli gdy jego podstawą są: "(...) w pełni uzasadnione i usprawiedliwione kryteria prawne, tj. rodzaj pracy, warunki jej wykonywania, kwalifikacje czy doświadczenie zawodowe. (...)".

Często pojawia się też pytanie, czy pracodawca może wykorzystać informacje o kandydacie, które on sam publikuje na portalach społecznościowych? Wypowiedziała się w tym zakresie Grupa Robocza Art. 29 (została powołana na mocy art. 29 dyrektywy 95/46/WE i jest ona niezależnym europejskim organem doradczym w zakresie ochrony danych i prywatności), która stanowczo stwierdziła, że pracodawcy nie powinni zakładać, że skoro profil społecznościowy kandydata jest publicznie dostępny, to można przetwarzać uzyskane za jego pomocą dane. Co do zasady będzie to niemożliwe, chyba że rekrutujący będzie miał ku temu podstawę prawną. "(...) W tym kontekście pracodawca powinien - przed przejrzeniem profilu społecznościowego - rozważyć, czy profil społecznościowy osoby ubiegającej się o pracę jest powiązany z celami biznesowymi czy prywatnymi, ponieważ może to stanowić ważne wskazanie w odniesieniu do dopuszczalności prawnej kontroli danych (...)" (por. Grupa Robocza Art. 29, "Opinia 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy", 8 czerwca 2017 r., str. 13). Przykładem takiego uzasadnionego interesu może być kontrolowanie przez zatrudniającego byłych pracowników w zakresie przestrzegania zakazu konkurencji. W przypadku rekrutacji może się to okazać uzasadnione, np. aby móc ocenić konkretne zagrożenia związane z kandydatami na dane stanowisko. Taka weryfikacja kandydata wymaga jednak wcześniejszego, odpowiedniego poinformowania.