Właściwa reprezentacja pracodawcy

Zasadniczo umowę o pracę powinien podpisać pracodawca, którym zgodnie z treścią art. 3 K.p., jest jednostka organizacyjna (choćby nie posiadała osobowości prawnej), a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Przepis art. 3¹ K.p. dopuszcza jednak, aby za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonywała także osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że podmiot, który działa w imieniu pracodawcy bez właściwego umocowania nie ma statusu osoby wyznaczonej do dokonywania skutecznych czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 3¹ K.p. (por. wyrok z 5 października 2017 r., sygn. akt I PK 287/16, BSN-IPUSiSP 2018/2/14-15).

Przepis art. 3¹ K.p. nie zawiera żadnych wytycznych co do sposobu lub trybu wyznaczania osoby wykonującej za pracodawcę zadania z zakresu prawa pracy, w tym także dotyczących zawierania umów o pracę. Skoro tak, to zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego może do tego dojść nawet w sposób dorozumiany, a więc poprzez każde zachowanie zatrudniającego, które dostatecznie ujawnia jego wolę (art. 60 K.c. w zw. z art. 300 K.p.). Takie rozumienie omawianej normy potwierdzone zostało w postanowieniu z 29 stycznia 2014 r. (sygn. akt II PK 238/13), w którym Sąd Najwyższy zauważył, że: "(...) wyznaczenie osoby do dokonywania za pracodawcę czynności prawnych z zakresu prawa pracy może nastąpić w każdy sposób dostatecznie ujawniający taką wolę reprezentowanego.".

Bacząc jednak na to, że w stosunkach pracy ważna jest pewność prawa, przyjąć należy, że tak udzielone upoważnienie może się okazać niewystarczające. W wyroku z 11 kwietnia 2017 r. (sygn. akt II PK 45/16) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że: "(...) Wyznaczenie osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 3¹ § 1 K.p. następuje przez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną będącą pracodawcą i wyrażenie zgody przez wyznaczoną osobę. Forma złożenia tego oświadczenia uzależniona jest od wewnętrznej regulacji w danej jednostce organizacyjnej. W każdym razie oświadczenie powinno być złożone w sposób wyraźny i jeżeli wyznaczenie nie obejmuje wszystkich czynności zarówno w sprawach indywidualnych, jak i zbiorowych, musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do zarządzającego. (...)". Jeżeli upoważnienie takie ma charakter generalny (ma wielu, niesprecyzowanych konkretnie odbiorców), a nie indywidualny, to w związku z tym, że nie musi być skierowane do konkretnej osoby, może zostać dokonane w akcie ustrojowym pracodawcy, czyli w statucie lub umowie spółki prawa handlowego (por. wyrok SA w Szczecinie z 15 maja 2014 r., sygn. akt III AUa 936/13), lub porządkowym (w regulaminie pracy). Poza tym, może ono dotyczyć wykonywania wszystkich czynności z zakresu prawa pracy albo jedynie czynności określonego rodzaju, albo uwarunkować ich wykonywanie od nieobecności kierownika jednostki lub pracodawcy (por. wyrok SN z 3 grudnia 2010 r., sygn. akt I PK 155/10).

Uwaga! Przepisy prawa pracy, w tym Kodeks pracy, nie przewidują kar za nieprzestrzeganie zasad reprezentowania pracodawcy. Wydaje się także, że ze względu na ochronę pracownika, jako słabszej strony stosunku pracy, umowa o pracę podpisana przez osobę, która nie posiada umocowania pracodawcy, nie będzie od razu uznana za bezwzględnie nieważną. Można by jej przypisać taki charakter, gdyby zatrudnienie pracownika okazało się niezgodne z wolą zatrudniającego, a to z kolei niełatwo wykazać, gdy pracownik codziennie pojawia się w pracy i wykonuje swoje obowiązki, a pracodawca zdaje sobie z tego sprawę i tego nie neguje (godzi się na to). W razie pojawienia się sporu w tej kwestii, właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie sąd.

Na następnej stronie prezentujemy przykładowe upoważnienia, tj.:

a) upoważnienie indywidualne do dokonywania wybranych czynności

b) upoważnienie generalne, zawarte w regulaminie pracy, bez ograniczenia czynności:

Osoba upoważniona ma prawo udzielać pełnomocnictwa innym osobom do poszczególnych czynności wynikających z jej umocowania (por. uzasadnienie wyroku SN z 20 września 2005 r., sygn. akt II PK 412/04, OSNP 2006/13-14/210).

W przepisie art. 3¹ K.p brak jest zastrzeżenia, że upoważnić można tylko osobę fizyczną, dlatego nie ma żadnych przeszkód, aby przekazać takie kompetencje np. spółce prawa handlowego, czyli osobie prawnej. W piśmiennictwie przyjmuje się także, że osoba taka nie musi należeć do struktury organizacyjnej podmiotu.

Uwaga! Zgodnie z art. 29 RODO, podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Z przepisu tego wynika, że także "szeregowi" pracownicy działu kadr powinni posiadać stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (należy je odróżnić od upoważnienia do dokonywania czynności prawnych w imieniu pracodawcy, np. podpisywania umów o pracę).