Sposób prowadzenia dokumentacji

Jedna postać dokumentacji dla całych akt osobowych

W chwili wejścia w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawy zmieniającej, co nastąpiło z dniem 1 stycznia 2019 r. (za wyjątkiem art. 11 i art. 12, które weszły w życie z dniem ogłoszenia), zmieniła się treść art. 94 pkt 9a K.p. Aktualnie stanowi on, że pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Na początku z przepisu tego wywodzono, że deklaracja pracodawcy, co do postaci, ma się odnosić do całości dokumentacji. Miało to wynikać z celu zmian. Z wykładni językowej omawianej normy oraz użycia w jej treści spójnika "lub" wynika jednak, iż postaci poszczególnych części dokumentacji mogą być różne.

Podział taki może być kontynuowany dla poszczególnych katalogów np. w przypadku ewidencjonowania czasu pracy, część z dokumentów (np. ewidencja czasu pracy, o której mowa w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część, np. wnioski z § 6 pkt 1 lit. b ww. rozporządzenia, w postaci papierowej.

Na ten temat wypowiedział się także resort pracy. W odpowiedzi udzielonej 14 czerwca 2019 r. naszemu Wydawnictwu poinformował, że przechowywania poszczególnych "części" dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach nie należy utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zdaniem Ministerstwa, zróżnicowanie może ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit. a, b, c, d w pkt 1 oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. "(...) Powyższe oznacza, iż nie jest możliwe prowadzenie listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych w różnych postaciach (oba te dokumenty znajdują się bowiem w jednej »części« tj. w punkcie 3 paragrafu 6 rozporządzenia, a więc należy je przechowywać w tej samej postaci), podobnie jak karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (które znajdują się w tej samej »części« określonej w punkcie 4 paragrafu 6 rozporządzenia) (...)".

Tak samo też nie jest możliwe różnicowanie poszczególnych części stanowiących akta osobowe - akta osobowe należy traktować jako jedną całość.

Pracodawca przeprowadził rekrutację, w czasie której kandydaci mieli dostarczyć niezbędną dokumentację pocztą elektroniczną. Ponieważ prowadzi akta osobowe w postaci papierowej, dlatego dokumenty przesłane w ten sposób ma obowiązek wydrukować, a następnie, zachowując zasady wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wpiąć do teczek osobowych.

Wymóg zapewnienia integralności dokumentacji elektronicznej

Stosownie do art. 94 pkt 9a K.p. pracodawca ma obowiązek wybrać postać w jakiej będzie prowadził dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Tymczasem z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że jej prowadzenie w postaci elektronicznej powinno się odbywać w systemie teleinformatycznym spełniającym wymogi wskazane w tym przepisie. System ten musi m.in.:

• dostarczać możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zabezpieczać ją przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, a także zapewnić jej integralność (zabezpieczać przed wprowadzeniem do dokumentacji oraz do związanych z nią metadanych zmian).

Oznacza to, że elektronicznej dokumentacji pracowniczej nie mogą stanowić w żaden sposób niepowiązane ze sobą pliki tekstowe lub arkusze kalkulacyjne. Tak utworzone dokumenty będą miały co prawda postać elektroniczną, ale sama ta cecha nie wystarczy, dla uznania ich za część większej całości, jaką powinna stanowić dokumentacja. Tak samo jest z dokumentami papierowymi, które elementem dokumentacji pracowniczej stają się dopiero wtedy, gdy zostaną do niej włączone. Przykład stanowią papierowe akta osobowe, do których wpina się jedynie te dokumenty, które są istotne z punktu widzenia zatrudnienia i które są odpowiednio uporządkowaną chronologicznie całością. Każdy element akt osobowych jest ponumerowany, co ma pozwalać na odtworzenie historii ich powstawania (czynności wykonywane na dokumentacji są rejestrowane).

Podobnie należy traktować dokumentację prowadzoną elektronicznie, co zapewnić ma prowadzenie jej za pomocą odpowiedniego (spełniającego wymagania z § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej) systemu teleinformatycznego (oprogramowania kadrowego). Dzięki takiemu, dedykowanemu programowi, dokumentacja będzie zintegrowana, a wprowadzane do niej zmiany będą mogły być rejestrowane (analogicznie jak to ma miejsce np. w przypadku akt osobowych). W tej sytuacji powstaje więc pytanie: czy pliki stworzone poza takim systemem, które następnie zostaną do niego dołączone będą dokumentami elektronicznymi w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej? Inaczej mówiąc, czy będą one spełniały wymogi przewidziane dla elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

Ministerstwo Cyfryzacji w swoim stanowisku, które zostało udostępnione naszemu Wydawnictwu 10 czerwca 2019 r., stwierdziło, że: "(...) Jeżeli jest to dokumentacja elektroniczna tworzona przez pracodawcę, to powinna ona być od początku prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym spełniającym wymagania określone w § 9. Czyli w systemie, który jest tak zorganizowany, że między innymi zapewnia integralność treści dokumentacji polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian. A jeżeli zmiany miałby być dokonywane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur (§ 9 pkt 2) powinno być wiadomo, kto takie zmiany wprowadził (§ 9 pkt 4). Oczywistym celem tych przepisów jest zapewnienie gromadzonej dokumentacji wartości dowodowej. Gdyby zatem pracodawca coś poza systemem teleinformatycznym »pilnującym« poprawne prowadzenie dokumentacji i dopiero po pewnym czasie przekształcał i włączał taki dokument do systemu, to mogą pojawić się obawy o wiarygodność takiej dokumentacji. W szczególności zarzuty, że podczas przekształcenia pracodawca dokonał niezarejestrowanych zmian. Można natomiast wyobrazić sobie sytuację, w której wskazane oprogramowanie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych jest uruchamiane w ramach systemu teleinformatycznego rozpoznającego użytkowników, a zapisane pliki po edycji są zapisywane jako PDF. Można też wyobrazić sobie system automatycznie rejestrujący rozliczanie czasu pracy pracowników, który zapisuje dane w arkuszu kalkulacyjnym i co jakiś, np. w cyklu miesięcznym zapisuje zastawiania zbiorcze w formacie PDF w taki sposób, że zapewniona jest pełna rozliczalność.

Działające z powodzeniem systemy zarządzania dokumentacją przeznaczone do tworzenia akt spraw w podmiotach publicznych w taki właśnie sposób wykorzystują edytory tekstów do tworzenia pism w postaci elektronicznej aby w efekcie po podpisaniu finalnej wersji powstawał opatrzony podpisem PAdES plik PDF.

Jeżeli jest to dokument napływający do pracodawcy (nie stworzony przez pracodawcę) to w przypadku gdy dokument byłby podpisany elektronicznie jego zapisanie w innym formacie spowodowałoby utworzenie niepodpisanej kopii, gdyż jakakolwiek najmniejsza zmiana treści albo formatu uszkodziłaby podpis elektroniczny. W takim przypadku nie widać celu przekształcenia dokumentu do formatu PDF. (...)".

Kontynuacja akt osobowych przy kolejnym zatrudnieniu tego samego pracownika

Odpowiednio do art. 94 pkt 9b K.p. oraz art. 7 ust. 2-3 ustawy zmieniającej, akta przechowuje się:

• 50 lat od dnia zakończenia pracy - dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., za wyjątkiem pracowników wymienionych w myślniku drugim,
• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA - dla zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.,
• 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - dla zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.

Zatem pracodawca może prowadzić dotychczasową dokumentację pracowniczą dla osób zatrudnianych po raz pierwszy po 31 grudnia 2018 r. Jeśli zaś chodzi o pracowników zatrudnionych wcześniej, to kwestię tę rozstrzyga art. 9 ustawy zmieniającej. Przepis ten stanowi, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., art. 94⁵ K.p. w aktualnym brzmieniu, stosuje się wtedy, gdy za tego pracownika został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Jedynie w takim przypadku, dokumentacja ponownie zatrudnionego pracownika będzie mogła zostać połączona i będzie podlegała temu samemu, 10-letniemu okresowi przechowywania (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł). W pozostałych przypadkach należy założyć nowe akta.

Po założeniu nowych akt, dotychczasowa dokumentacja pracownika, związana ze stosunkiem trwającym w dniu 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana 50 lat, a ta założona w związku z podpisaniem nowej umowy o pracę 10 lat, chyba że pracodawca zdecyduje się na złożenie raportów ZUS RIA później (ustawodawca nie wyznaczył daty granicznej do złożenia "Oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - ZUS OSW").

Uwaga! Płatnik składek może złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) w każdym czasie. Będzie to skutkowało obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych w wyznaczonych terminach. Oświadczenie takie można przy tym odwołać, jednak nie później niż do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Tak jak wcześniej wskazaliśmy, aktualnie akta osobowe pracowników składają się z 5 części. W części A znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich wykonanych w czasie trwania poprzedniej umowy albo w poprzednim lub równoległym miejscu pracy, o ile spełniają określone wymogi i zachowują aktualność. W pozostałych częściach należy umieszczać:

• w części B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• w części C oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
• w części D odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
• w części E dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Co do zasady akta powinny zawierać dokumenty wytworzone od dnia ich założenia, niemniej można w nich przechowywać także skierowania i orzeczenia lekarskie, które są honorowane na podstawie art. 229 § 1-1² K.p. Poza tym, w przypadku dokumentów, które zostały przez zatrudnionego przedłożone wcześniej, tj. w związku ze stosunkiem pracy, który trwał w 2019 r., a następnie został zakończony (a zatem w przypadku dokumentów, które znajdują się w aktach "historycznych") nie będzie konieczne ich ponowne przedłożenie. Wynika to z faktu, iż pracodawca już je posiada, a zatem może do nowych akt wpiąć potwierdzone kopie.

Jeżeli natomiast chodzi o świadectwo pracy za zakończony okres, to o ile pracownik nie wystąpił o jego wydanie, nie ma obowiązku jego wystawiania (dotyczy przypadku wskazanego w art. 97 § 1 i 1¹ K.p.). Dokument zostanie wydany po definitywnym zakończeniu współpracy i włączony do obecnych akt osobowych. Wobec długiej (pięćdziesięcioletniej) archiwizacji poprzedniej dokumentacji, nie powinno być problemu z ustaleniem przebiegu zatrudnienia.