Regulacje ogólne

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). Uwzględniając fakt, iż pracownik może zgodnie z harmonogramem świadczyć pracę w różne dni (w tym w niedziele i święta), dni pracy, o których jest mowa w powołanej normie, mają charakter indywidualny.

Przy udzielaniu urlopu jeden jego dzień odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2 K.p.). Powołany przepis jest niezbędny w celu prawidłowego rozliczania urlopu, czego dokonuje się w "wymiarze godzinowym". Pozwala na każdorazowe przeliczenie puli urlopowej na godziny i następnie odjęcie od niej liczby godzin wykorzystanych. Przy pełnym wymiarze pracownik ma do wykorzystania odpowiednio 160 godzin (20 dni x 8 godz.) lub 208 godzin (26 dni x 8 godz.).

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w systemie weekendowym, legitymujący się 10-letnim stażem urlopowym, wystąpił z wnioskiem o urlop w okresie świąt Wielkiej Nocy od 30 marca do 1 kwietnia 2024 r., w którym miał świadczyć pracę w pierwszym dniu 8 godzin, w drugim 10 godzin oraz w ostatnim 12 godzin. Pracodawca udzielił urlopu na wymienione (harmonogramowe) dni pracy pracownika, w których wykorzystał on ogółem 30 godzin urlopu.

Niepełnoetatowiec (1/4 etatu) uprawniony do wyższego wymiaru urlopu, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 2 godziny. Pracownikowi przysługuje w roku 7 dni urlopu wypoczynkowego (1/4 etatu x 26 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni). W praktyce skorzysta on z 28 dni wolnych od pracy (7 dni x 8 godz. = 56 godz.; 56 godz. : 2 godz. = 28 dni), co wynika z obligatoryjnego zaokrąglenia niepełnego dnia urlopu przy ustalaniu puli urlopowej wyrażonej w dniach.

Zasada udzielania urlopu w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, ma odpowiednie zastosowanie do pracownika, którego dobowa norma czasu pracy wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa niż 8 godzin. Dotyczy to przykładowo osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, której czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - Dz. U. z 2024 r. poz. 44, dalej ustawy o rehabilitacji). Godzinowy wymiar urlopu takiego pracownika oblicza się przy użyciu tej normy. Przy zatrudnieniu na pełny etat i przez cały rok, daje to:

• przy stażu niższym niż 10 lat - 140 godzin (20 dni x 7 godz.),
• przy stażu co najmniej 10-letnim - 182 godziny (26 dni x 7 godz.).

Wspomnijmy, że przepisów art. 15 ustawy o rehabilitacji (w tym obniżonej normy) nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę (art. 16 ust. 1 ustawy o rehabilitacji).

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Urlop dodatkowy nie przysługuje natomiast osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów, chyba że jest on niższy niż 10 dni roboczych, wówczas zamiast niego przysługuje urlop z tytułu niepełnosprawności (art. 19 ustawy o rehabilitacji).

W literaturze przedmiotu nie ma zgody co do tego jak obliczać dodatkowy urlop w razie zatrudnienia na ułamek etatu. Część autorów, w tym GIP (pismo z 10 kwietnia 2015 r., znak GNP-364-023-28-1/15), jest zdania, że urlop proporcjonalny należy ustalać osobno dla urlopu kodeksowego oraz dodatkowego. Zdaniem pozostałych ekspertów proporcję należy ustalić od sumy obydwu urlopów.

Zatrudniony na 5/6 etatu pracownik legitymujący się znacznym stopniem niepełnosprawności oraz 15-letnim stażem urlopowym, jest objęty obniżoną normą dobową. Biorąc pod uwagę stanowisko GIP, pracownik ma prawo do urlopu kodeksowego w wymiarze 22 dni (5/6 etatu x 26 dni = 21,66 dnia, po zaokrąglaniu 22 dni) oraz urlopu dodatkowego w wymiarze 9 dni (5/6 etatu x 10 dni = 8,33 dnia, po zaokrągleniu 9 dni).

Po przeliczeniu na godziny jest to odpowiednio 154 godziny (22 dni x 7 godz.) i 63 godziny (9 dni x 7 godz.). Zakładając, że pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 5 godzin i 50 minut na dobę oraz, że skorzystał z całego tygodnia urlopu kodeksowego, jego pula urlopowa została pomniejszona o 29 godzin i 10 minut (5 dni x 5 godz. i 50 min.).

Podobne zasady należy stosować w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym. W przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy znacznej części tych osób nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Krótsza dobowa norma czasu pracy tej grupy zatrudnionych wynika z art. 93 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2023 r. poz. 991 z późn. zm.). Nie dotyczy to pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych zatrudnionych w ww. podmiocie, których obejmują normy powszechne. Z kolei czas pracy pracowników niewidomych, zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami, nie może przekraczać 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Ustawa o działalności leczniczej dokładnie wskazuje jednostki będące podmiotami leczniczymi. Godzinowy wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników medycznych zatrudnionych w podmiotach leczniczych objętych obniżonymi normami czasu pracy stanowi iloczyn liczby dni przysługującego im urlopu i obowiązującej ich normy dobowej. Przykładowo całoroczna pula urlopowa pracowników objętych normą 7 godzin i 35 minut na dobę wynosi odpowiednio 151 godzin i 40 minut (20 dni x 7 godz. i 35 min.) albo 197 godzin i 10 minut (26 dni x 7 godz. i 35 min.). Udzielając urlopu na dni pracy, pulę urlopową takiego pracownika pełnoetatowego obniża się o 7 godzin i 35 minut za każdy wykorzystany dzień, chyba że pracuje on w systemie przewidującym dniówki robocze z inną liczbą godzin pracy.

Pielęgniarka zatrudniona w szpitalu w systemie umożliwiającym wydłużenie dniówki, uprawniona z tytułu stażu pracy do 26 dni urlopu, korzystała z urlopu wypoczynkowego w okresie od 8 do 12 kwietnia 2024 r. Zgodnie z harmonogramem miała w tym czasie świadczyć pracę przez 2 dni po 12 godzin oraz 1 dzień przez 7 godzin i 35 minut. Pracodawca udzielił urlopu tylko na wymienione (i wskazane w harmonogramie) dni pracy. Pracownica wykorzystała w podanym okresie ogółem 31 godzin i 35 minut urlopu (2 dni x 12 godz. + 1 dzień x 7 godz. i 35 min.).

Omówiony powyżej sposób udzielania urlopu (na dni pracy) obejmuje ogół pracowników objętych Kodeksem pracy i ułatwia jego rozliczanie w przypadku zatrudnienia w innych niż podstawowy systemach czasu pracy, zwłaszcza w systemie równoważnym. Wyjaśniamy, że istotą systemu równoważnego czasu pracy jest możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, maksymalnie do 12 godzin (art. 135 K.p.), 16 godzin (art. 136 K.p.), a nawet do 24 godzin (art. 137 K.p.) kompensując ten czas na zasadach określonych w ww. przepisach.

Dwaj pracownicy, zatrudnieni w systemie równoważnego czasu pracy z możliwością przedłużenia dniówki do 12 godzin, wystąpili o urlop na dzień 19 kwietnia br., na co uzyskali zgodę. Pierwszy zgodnie z harmonogramem miał pracować tego dnia 12 godzin, a drugi 8 godzin. Po udzieleniu im urlopu, godzinowa pula urlopowa tych pracowników została pomniejszona odpowiednio o 12 godzin (1,5 dnia urlopowego) w przypadku pierwszego pracownika i o 8 godzin (1 dzień urlopowy) w przypadku drugiego.

W przypadku pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy, to wobec faktu, iż dowolnie ustala on swoje godziny pracy, pracodawca nie przygotowuje dla niego rozkładu czasu pracy, a jedynie w porozumieniu z pracownikiem określa zadania do wykonania w danym okresie. Z kolei urlop przysługuje mu na zasadach dotyczących ogółu pracowników. Udzielenie urlopu wypoczynkowego oznacza jednak konieczność zmniejszenia wymiaru zadań, czyli odpowiednie zmniejszenie liczby wykonywanych czynności, które w miesiącu korzystania z urlopu ma dana osoba wykonać.

Praktyczne rozliczanie urlopu podczas stosowania systemu zadaniowego może nastręczać trudności. W literaturze prezentowane jest stanowisko, iż dla celów urlopowych można ustalać dla pracownika hipotetyczny rozkład czasu pracy. Jeżeli jednak rozkład nie zostanie określony, pracodawca udziela urlopu, przyjmując równy podział godzin na poszczególne dni. W przypadku pełnoetatowego pracownika, oznacza to zmniejszenie jego puli urlopowej o 8 godzin za każdy dzień urlopu wypoczynkowego.

Pracownik zatrudniony na pełny etat w systemie zadaniowym, w marcu br. korzystał z 2 tygodni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca respektując zasadę, iż w tygodniu przypada przeciętnie 5 dni roboczych uznał, że pracownik wykorzystał 10 dni urlopu i za każdy dzień odpisał z jego puli urlopowej po 8 godzin. Taka jest bowiem norma dobowa czasu pracy, niezależnie od faktu, iż w zaprezentowanej organizacji pracownik ma wolną rękę w organizowaniu pracy. Jednocześnie nastąpiło zmniejszenie wymiaru zadań do wykonania w tym miesiącu w takiej proporcji, w jakiej pozostawał czas urlopu do obowiązującego nominału godzin.

Uwaga! Urlop wypoczynkowy powinien obejmować cały dzień pracy danego pracownika wynikający w rozkładu czasu pracy.

W myśl art. 154² § 4 K.p., udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. Wówczas urlopu należy udzielić na część dnia roboczego, a przez resztę dnia pracownik powinien wykonywać pracę.

W dniu 4 marca br. pracodawca zatrudnił informatyka, dla którego jest to pierwsza praca w życiu. Umowę zawarto na 8-tygodniowy okres próbny, a praca była wykonywana w organizacji podstawowej. Ogólny staż urlopowy pracownika wynosi 8 lat. W tej sytuacji 3 kwietnia 2024 r. pracownik nabył pierwszy urlop cząstkowy w wymiarze 1,66 dnia (20 dni x 1/12), co w przeliczeniu na godziny daje 13 godzin i 17 minut.

Pracownik zwrócił się z wnioskiem o urlop na 25 i 26 kwietnia br. Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu na cały pierwszy dzień (8 godz.) oraz na część drugiego w wymiarze 5 godz. i 17 min. W drugim dniu pracownik był zobowiązany przepracować 2 godz. i 43 min. (8 godz. - 5 godz. i 17 min.).

Pewne różnice w udzielaniu urlopu wypoczynkowego dotyczą radców prawnych przedsiębiorstwa. Wynika to z organizacji pracy tych osób. Organizację czasu pracy radcy prawnego normują przepisy ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 499). Zgodnie z art. 18 tego aktu prawnego, do czasu pracy radcy prawnego zalicza się nie tylko pracę wykonywaną w siedzibie pracodawcy, co ma stanowić minimum 2/5 czasu pracy, ale również czas niezbędny do załatwiania spraw poza tą siedzibą, w szczególności w sądach i innych organach oraz czas przygotowania się do tych czynności, co powinno stanowić brakującą część (maksimum 3/5 tego czasu). Przy zatrudnieniu na pełny etat jest to tygodniowo co najmniej 16 godzin pracy (2/5 x 40 godz.), a na 1/2 etatu - 8 godzin pracy (2/5 x 20 godz.) w siedzibie pracodawcy. Czas ten może być wydłużony w zależności od potrzeb zatrudniającego.

Udzielając urlopu radcy prawnemu, pracodawca uwzględnia jego rozkład czasu pracy obejmujący zarówno dni i godziny świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy, jak i wskazane przez radcę dni i godziny wykonywania pracy poza tą siedzibą. Radcom prawnym, tak jak wszystkim pracownikom, udziela się urlopu w dni, które są dla nich dniami pracy, zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy (art. 154² § 1 K.p.) i bez względu na to, czy mają obowiązek w poszczególnych dniach wykonywać pracę w siedzibie pracodawcy, czy też poza nią.

Radca prawny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, który wykonuje pracę w siedzibie pracodawcy w poniedziałki, wtorki i środy (odpowiednio 8 godz. + 4 godz. + 4 godz.) wystąpił z wnioskiem o tygodniowy urlop. Urlopu obejmującego tydzień pracy należy udzielić na 40 godzin (zarówno na dni pracy w siedzibie pracodawcy, jak i pracy wykonywanej w innym miejscu np. w sądzie albo w domu).

Radca prawny zatrudniony na 1/2 etatu pozostaje w dyspozycji pracodawcy zasadniczo w poniedziałki i w czwartki po 8 godzin oraz we wtorki po 4 godziny (w sumie 20 godz. tygodniowo), w tym w siedzibie firmy pracuje w poniedziałki (4 godz.) i w czwartki (4 godz.). Wynikający ze stażu pracy wymiar urlopu wynosi 26 dni. Przy zatrudnieniu w podanym wymiarze radca jest uprawniony do 13 dni (1/2 x 26 dni), czyli 104 godzin urlopu (13 dni x 8 godz.). Urlopu należy mu udzielać na uzgodnione dni pozostawania w dyspozycji pracodawcy (tutaj poniedziałki 8 godz., wtorki 4 godz. i czwartki 8 godz.).