Termin wykorzystania zaległego urlopu

Jeśli nie zachodzą żadne subiektywne ani obiektywne przeszkody, urlop powinien być wykorzystywany na bieżąco, zgodnie z planem urlopów albo w terminach uzgodnionych z pracownikami, w roku kalendarzowym, za który przysługuje. Jeżeli jednak z przyczyn wskazanych w poprzednich punktach urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany zgodnie z planem lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, to stosownie do art. 168 K.p. należy go udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin udzielenia urlopu uznaje się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej w ostatnim zakreślonym przez przepis dniu.

Regulacje art. 168 K.p. wyraźnie adresowane do pracodawcy, mają zastosowanie w przypadku:

• fakultatywnego przesunięcia terminu urlopu (art. 164 K.p.),
• obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu (art. 165 K.p.),
• przerwania urlopu (art. 166 K.p.),
• odwołania z urlopu (art. 167 K.p.).

Wyjaśniamy, że nieudzielenie urlopu do 30 września następnego roku, jakkolwiek narusza przepis art. 168 K.p., nie skutkuje utratą prawa do urlopu zaległego. Urlop ten powinien zostać udzielony w terminie późniejszym.

W myśl art. 168 K.p., obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu w terminie wskazanym w tym przepisie nie dotyczy części urlopu udzielanej w trybie "na żądanie". Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego Państwowej Inspekcji Pracy z 7 kwietnia 2008 r. w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie (znak GIP GPP-110-4560-170/08/PE): "W myśl prawa pracy obowiązkiem pracodawcy jest udzielanie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo (art. 152 Kodeksu pracy). Odstępstwa od tej zasady dopuszczalne są tylko wyjątkowo i są ściśle określone w przepisach. Urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył do niego prawo, jest urlopem zaległym. Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego - zgodnie z art. 168 K.p. - jest koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie 30 września - przyp. red.), niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.

Ten obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art. 167² K.p. czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku nie przechodzi na rok następny. Zatem nieudzielanie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art. 168 K.p.

Przykładowo, jeśli pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał w 2007 r. sześciu dni urlopu, w tym czterech dni urlopu na żądanie, w 2008 r. będzie miał sześć dni urlopu zaległego. Jednak obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 31 marca 2008 r. będzie dotyczył tylko dwóch dni urlopu wypoczynkowego, gdyż pozostałe cztery dni urlopu zaległego były niewykorzystanym w 2007 r. urlopem na żądanie.

Ponadto informujemy, że stosownie do art. 167² K.p. w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują tylko cztery dni urlopu na żądanie i kiedy pracownik w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał czterech dni urlopu na żądanie, cztery dni urlopu przechodzą na rok następny, ale już jako normalne dni urlopu. Ponadto urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, do którego odnoszą się odmienne zasady jego wykorzystywania.

Mając na uwadze te wyjaśnienia, należy stwierdzić, że pracownicy mają obowiązek wykorzystać do 31 marca (obecnie do 30 września - przyp. red.) dni urlopu zaległego »zwykłego«. Natomiast dni niewykorzystanego np. w 2007 r. urlopu na żądanie »przechodzą« na 2008 r. jako »normalny« urlop (...). W planie urlopów pracownik może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć ten urlop z dniami »zwykłego« urlopu wypoczynkowego.

Równocześnie informujemy, że nieudzielenie do końca pierwszego kwartału następnego (obecnie do 30 września - przyp. red.) roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo tylko »zwykłego« urlopu zaległego, może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 2 K.p.).".