OBLICZANIE WYNAGRODZENIA ZA URLOP WYPOCZYNKOWY

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Natomiast w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia, okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy (art. 172 K.p.).

Rozporządzenie urlopowe wyjaśnia, które składniki bądź inne należności ze stosunku pracy należy w wynagrodzeniu za urlop uwzględnić, a które z podstawy wyłączyć. Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

8) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

9) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

10) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

11) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Dla celu ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego rozporządzenie urlopowe wyróżnia 3 grupy składników wynagrodzenia za pracę, kwalifikowane według następujących zasad:

Z kolei, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało ww. wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które takie wynagrodzenie przysługiwało. Ponadto w sytuacji, gdy pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie należące do omawianej grupy za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

Pracownik w kwietniu 2024 r. korzystał z 10 dni (tj. 80 godz.) urlopu wypoczynkowego. Jest on wynagradzany wyłącznie stałą stawką miesięczną. W okresie od stycznia do marca 2024 r. wypłacono ponadto pewną kwotę z tytułu pracy nadliczbowej z przekroczenia dobowego. Na koniec kwietnia 2024 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie stałe w pełnej wysokości oraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych. W jego podstawie pracodawca uwzględnił wypłacone w poprzednich 3 miesiącach wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową.

Zgodnie z planem pracownik będzie korzystał z urlopu pod koniec maja 2024 r. Do 30 kwietnia br. otrzymywał wynagrodzenie w wysokości 25 zł/godz. Wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu roboczym miesiąca.

Od 1 maja br. podwyższono wynagrodzenie do 30 zł/godz. Pracownik otrzymuje ponadto 15% premię. Aby ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracodawca będzie musiał przeliczyć wynagrodzenie zasadnicze oraz premie wypłacone w lutym, marcu i kwietniu 2024 r. według nowej stawki i dopiero po przeliczeniu przyjąć do podstawy urlopowej.

Pracownik wynagradzany stawką godzinową oraz premią regulaminową skorzystał w kwietniu 2024 r. z urlopu. W lutym 2024 r. pracownik przez cały miesiąc chorował. W tej sytuacji do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjęto wynagrodzenie wypłacone w grudniu 2023 r. oraz w styczniu i marcu 2024 r.

Uwaga! W praktyce rozróżnia się premie regulaminowe oraz premie uznaniowe. Premia regulaminowa jest składnikiem wynagrodzenia za pracę wypłacanym po spełnieniu przez pracownika warunków do jej uzyskania, określonych w regulaminie premiowania albo w innym akcie wewnętrznym bądź w umowie o pracę. Prawo do niej oraz jej wysokość nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy, a pracownik, który spełnił warunki do jej nabycia może dochodzić wypłacenia premii na drodze sądowej. Premie regulaminowe za okresy nie dłuższe niż miesiąc stanowią zatem składnik zaliczany do podstawy wynagrodzenia za urlop.

Inaczej jest, jeśli chodzi o premię uznaniową, do której prawo przyznaje pracodawca według własnego uznania w każdym okresie płatności odrębnie. Nie posiada ona charakteru roszczeniowego i jest w istocie nagrodą, nawet jeżeli jest przyznawana za każdy miesiąc, co kwalifikuje ją jako składnik periodyczny. Podobnie w tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77), w którym wyjaśnił, że premia uznaniowa ma charakter nagrody i nie jest obowiązkowym składnikiem wynagrodzenia, wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Ostatecznie jednak o charakterze premii (regulaminowa czy uznaniowa) decyduje treść aktów wewnętrznych (układów zbiorowych, regulaminów) albo umowy o pracę. Ustalenie w nich konkretnych kryteriów może prowadzić do wniosku, iż jest to składnik roszczeniowy, który do omawianej podstawy należy zaliczać. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 30 marca 1977 r. (sygn. akt I PRN 26/77, PiZS 1978/8/80), prawo podmiotowe do żądania premii powstaje wówczas, gdy odpowiednie akty przewidują z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane wskaźniki premiowania, a wskaźniki te zostały przez pracownika spełnione. Ponadto: "Świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) »premią uznaniową«, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 K.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 K.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę." (por. wyrok SN z 5 grudnia 2016 r., sygn. akt III PK 30/16). Wówczas przyznanie pracownikowi nagrody wychodzi poza zakres normatywny art. 105 K.p. (regulującego okoliczności przyznawania nagród), a taka należność w rzeczywistości staje się częścią wynagrodzenia za pracę. W razie sporu kwestię tę rozstrzyga sąd pracy.

Wynagrodzenie za urlop oblicza się:

• dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Po urlopie rodzicielskim, który zakończył się 31 stycznia br., pracownica wynagradzana według stałej stawki miesięcznej w wysokości 4.600 zł oraz zmiennej, miesięcznej premii regulaminowej, skorzystała z 22 dni (176 godz.) urlopu wypoczynkowego (cały luty i jeden dzień roboczy marca br.). Przed porodem, który nastąpił 2 lutego 2023 r. od 1 października 2022 r. do 1 lutego 2023 r. chorowała. Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego została ustalona z pominięciem miesięcy w całości nieprzepracowanych. Do podstawy urlopowej przyjęto premię wypłaconą w lipcu, sierpniu i wrześniu 2022 r., która wyniosła odpowiednio 620 zł, 890 zł, 330 zł. W tym okresie pracownica przepracowała łącznie 520 godzin.

Pracownicy za luty br. wypłacono pełne wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych w wysokości 594,72 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa wymiaru: 1.840 zł (620 zł + 890 zł + 330 zł),
• stawka za 1 godzinę: 3,54 zł (1.840 zł : 520 godz.),
• wynagrodzenie urlopowe: 594,72 zł (3,54 zł x 168 godz.).

Zakładając, że po urlopie wróciła do pracy, za marzec br. otrzymała ona pełne wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie urlopowe w wysokości 28,32 zł (3,54 zł x 8 godz.).

Pracownik wynagradzany systemem akordowym w kwietniu 2024 r. skorzystał z 11-dniowego (88 godz.) urlopu. W marcu br. otrzymał on wynagrodzenie za 11 dni przestoju (1.539 zł), które pominięto przy ustalaniu podstawy. Wynagrodzenie akordowe jako zmienny składnik przyjęto do podstawy w wysokości wypłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu w wysokości odpowiednio: za styczeń 2024 r. - 4.978 zł, za luty 2024 r. - 4.700 zł, za marzec 2024 r. - 3.020 zł. W podanym okresie pracownik przepracował 416 godzin (168 godz. + 168 godz. + 168 godz. - 88 godz. przestoju).

Wynagrodzenie urlopowe wyniosło 2.685,76 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• 4.978 zł + 4.700 zł + 3.020 zł = 12.698 zł,
• 12.698 zł : 416 godz. = 30,52 zł,
• 30,52 zł x 88 godz. = 2.685,76 zł.

Należy także pamiętać o rozwiązaniu przewidzianym w art. 172¹ K.p., w myśl którego, jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, to pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie przewidziane w art. 172 K.p. lub ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171 K.p. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od wynagrodzenia przewidzianego w art. 172 K.p. lub od ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 171 K.p., pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.