SKŁADKI ZUS OD ŚWIADCZEŃ WYPŁACANYCH PRACOWNIKOM NA LETNI WYPOCZYNEK

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) pracowników, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof).

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków (art. 18 ust. 2 ustawy o sus),
• przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 1-30 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), dalej rozporządzenia składkowego,
• kosztów opłacenia składki podstawowej na pracowniczy program emerytalny oraz wpłat do pracowniczego planu kapitałowego finansowanych przez podmiot zatrudniający.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe należy mieć na uwadze przepis art. 19 ustawy o sus, w myśl którego roczna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach. Jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone, wynagrodzenie to ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z trzeciego kwartału roku poprzedniego. W 2024 r. kwota ta wynosi 234.720 zł (Mon. Pol. z 2023 r. poz. 1342).

Do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, z zastrzeżeniem że:

• nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz nie stosuje się ograniczenia do rocznej kwoty granicznej,
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracowników, potrąconych przez pracodawcę z ich środków (art. 81 ust. 1, 5, 6 ustawy zdrowotnej).

Świadczenia finansowane z Funduszu

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na mocy tego przepisu oskładkowaniu nie podlega m.in. dofinansowanie do wczasów pracownika i członków jego rodziny, w tym w formie tzw. wczasów pod gruszą oraz dopłata do kolonii/obozu dzieci pracownika sfinansowane ze środków Funduszu. Zakładamy przy tym, że regulamin Funduszu przewiduje taki rodzaj pomocy dla osób uprawnionych i przy przyznawaniu tego rodzaju świadczenia uwzględniono kryterium socjalne (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o Funduszu). Jak wyjaśnił ZUS w interpretacji indywidualnej z 10 sierpnia 2023 r. (znak DI/100000/43/677/2023) w sprawie wyłączenia z oskładkowania przyznanych pracownikom środków w postaci bonusu wakacyjnego przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: "(...) Aby świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (...)

Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. Znajduje to potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00, w którym sąd wskazał, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady »każdemu po równo«. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r. o sygn. akt I UK 121/09, w którym sąd stwierdził, iż przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

W tym miejscu można zwrócić uwagę na treść wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 5 listopada 2013 r. w sprawie o sygn. akt III AUa 1063/13, gdzie sąd wskazał, iż prawidłowa interpretacja art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie zezwala na przyznanie przez pracodawcę świadczeń z ZFŚS pracownikom, z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem wskazanego w tym przepisie kryterium socjalnego. Takie przyzwolenie byłoby bowiem traktowane - jak trafnie wskazuje doktryna - jako przyznanie dodatków do wynagrodzenia. Przepis ten wyraźnie bowiem określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia łącznie z rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. To powiązanie może oznaczać tylko jedno; im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie. Nakłada to na przyznających świadczenia obowiązek indywidualnej (w żadnym przypadku zbiorowej) kwalifikacji wniosków (A. Martuszewicz, Komentarz do art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych...). Jeśli więc pracodawca spełnia powyższe przestanki, tj. uzależnia przyznanie pracownikom świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu (ocenia stopień sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników), to nie istnieją przeszkody prawne, by mógł skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (...)".

Jeśli zaś chodzi o opodatkowanie ww. świadczeń, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof zwolnione są także dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł.

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 sierpnia 2019 r. (nr 0113-KDIPT2-2.4011.368.2019.2.MP): "(...) dopłaty do wypoczynku podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• wypoczynek jest zorganizowany,
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
• forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,
• dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18 roku życia.

Wskazanie przez ustawodawcę w ww. przepisie form wypoczynku oznacza, że nie każda dopłata do wypoczynku może korzystać ze zwolnienia, a tylko ta, która związana jest z wypoczynkiem zorganizowanym. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu przedmiotowego zwolnienia, dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich na przykład jak wczasy potocznie nazywane »pod gruszą«.

Definiując powyższe formy wypoczynku zgodnie z Uniwersalnym Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN S.A., pod ich pojęciem należy rozumieć:

• wczasy, czyli wypoczynek, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, wyżywienie, a niekiedy także rozrywki,
• kolonie, czyli zorganizowany pobyt wypoczynkowy dzieci i młodzieży szkolnej w czasie wakacji poza miejscem stałego zamieszkania,
• obóz, czyli forma zorganizowanego wypoczynku grupy ludzi, połączona z uprawianiem sportu, nauką czegoś,
• zimowisko, czyli zorganizowany wyjazd wypoczynkowy dla dzieci w czasie ferii zimowych,
• wycieczka, czyli wędrówka lub wyjazd w celach turystycznych.

Aby omawiane zwolnienie miało zastosowanie, wypoczynek powinien być zorganizowany przez podmiot, który ma formalno-prawne umocowanie do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę jego funkcjonowania. Istotne jest zatem, aby podmiot organizujący wypoczynek dla dzieci - statutowo zajmował się tego typu działalnością, lub też w ramach działalności gospodarczej.

Do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zaliczyć można podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np. biura turystyczne czy inne podmioty prowadzące działalność w formie domów wczasowych, pensjonatów, gospodarstw agroturystycznych itp. oraz podmioty, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, tj.:

• kościoły, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego,
• stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje - które również zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością,
• szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki nieposiadające osobowości prawnej - o których mowa w art. 92c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (...)".

Przepisy ustawy o pdof nie zawierają szczególnych unormowań dotyczących dokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 tej ustawy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 lutego 2023 r. (nr 0115-KDIT2.4011.819.2022.1.MM) w tej kwestii wyjaśnił, że: "(...) aby dofinansowanie do wypoczynku dzieci mogło być zwolnione od podatku należałoby przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są różnego rodzaju dowody wpłaty. Pojęcie dowód wpłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, czy też dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie.

Dokument taki powinien zawierać co najmniej:

• nazwę i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego została dokonana wpłata (w razie wątpliwości winno zostać przedstawione zaświadczenie usługodawcy czy świadczy usługi w zakresie organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży),
• formę wypoczynku,
• imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku,
• imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty,
• kwotę i datę dokonania zapłaty. (...)".

Analogiczne stanowisko zajął we wcześniejszej interpretacji z 26 sierpnia 2019 r.

Zakładamy, że pracodawca ze środków Funduszu dofinansuje pracownikowi wczasy pod gruszą w wysokości 1.200 zł oraz jego dzieciom w wieku 13 lat i 15 lat letni obóz zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie w kwocie 2.000 zł. Regulamin Funduszu przewiduje takie formy pomocy, z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

Dofinansowanie do wczasów pod gruszą oraz letni obóz dzieci sfinansowane ze środków Funduszu jest zwolnione w całości z oskładkowania. Z kolei zwolniona z opodatkowania w całości jest kwota dofinansowania do letniego obozu dzieci. Natomiast dofinansowanie do wczasów pod gruszą jest wolne od podatku tylko do wysokości 1.000 zł i pod warunkiem, że pracownik, licząc od 1 stycznia 2024 r., nie otrzymał żadnych innych świadczeń sfinansowanych z Funduszu oraz funduszu związków zawodowych. Jeśli otrzymał inne świadczenia, ale ich łączna wysokość nie przekracza 1.000 zł, np. wynosi 700 zł, to zwolniona z podatku jest kwota 300 zł (opodatkowaniu podlega kwota 900 zł, tj. 1.200 zł - 300 zł).

Pracownik otrzyma dopłatę do letniego wypoczynku (wczasy zorganizowane przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie) sfinansowaną ze środków Funduszu w wysokości 2.400 zł (po 600 zł na każdą osobę, w tym dwoje dzieci w wieku 13 lat i 15 lat). W 2024 r. pracownik nie korzystał ze świadczeń z Funduszu. Regulamin Funduszu przewiduje takie formy pomocy, z uwzględnieniem kryterium socjalnego.

Kwota dopłaty z Funduszu jest w całości zwolniona z oskładkowania. Natomiast wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof jest dopłata w wysokości 1.000 zł i na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o pdof - dopłata na dzieci w wieku 13 lat i 15 lat w kwocie 1.200 zł. Nadwyżka w wysokości 200 zł podlega opodatkowaniu.

Świadczenia finansowane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą Funduszu

Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o Funduszu (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego). Świadczenia finansowane z funduszu socjalno-bytowego utworzonego na podstawie układu zbiorowego, do wskazanej wyżej kwoty - nie podlegają więc oskładkowaniu. Są one natomiast opodatkowane.

Świadczenia finansowane ze środków obrotowych pracodawcy

Jeśli pracownik otrzymuje od pracodawcy świadczenie na letni wypoczynek np. dofinansowanie do wczasów, sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy, to jego kwota podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. Przepisy składkowe nie wyłączają takiego rodzaju świadczenia z oskładkowania. Natomiast z podstawy opodatkowania wyłączeniu może podlegać część dofinansowania przypadająca na dzieci pracownika, jeżeli spełnia warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o pdof. Przypominamy, że na mocy powołanego przepisu, wolna od podatku dochodowego jest dopłata do wypoczynku zorganizowanego przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18 z innych źródeł niż wymienione w lit. a tego przepisu (np. ze środków obrotowych pracodawcy) - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł. W razie przekroczenia tej kwoty, nadwyżka podlega opodatkowaniu.

Pracownik otrzyma dopłatę w wysokości 1.200 zł do letniego obozu dziecka w wieku 15 lat sfinansowaną ze środków obrotowych pracodawcy. Wypoczynek zostanie zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Kwota dopłaty będzie oskładkowana oraz wolna od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o pdof.

Uwaga! Jeżeli podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód wolny od podatku, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof, odliczenie od dochodu nie dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przyjmujemy, że w lipcu 2024 r. pracodawca ze środków obrotowych dofinansuje wypoczynek dziecka pracownika w wieku 12 lat do kolonii w wysokości 800 zł oraz że w tym miesiącu pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 5.800 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów, złożył pracodawcy PIT-2 uprawniający do zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę 300 zł oraz nie jest uczestnikiem PPK. Rozliczenie składkowo-podatkowe będzie przedstawiało się następująco:

Pracodawca z własnych środków opłaci część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, całą składkę na ubezpieczenie wypadkowe oraz składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP.