Planowanie urlopu wypoczynkowego

Jak wynika z art. 163 K.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² K.p. (tzw. urlopu na żądanie). W praktyce plan urlopów jest sporządzany na podstawie propozycji pracowników, które uwzględnia się, jeśli nie koliduje to z normalnym funkcjonowaniem zakładu pracy. Pracodawca zasadniczo nie jest związany wnioskiem pracownika. Nie dotyczy to pracowników występujących z wnioskiem o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopach związanych rodzicielstwem (macierzyńskim, na warunkach macierzyńskiego, ojcowskim oraz rodzicielskim) na mocy art. 163 § 3, art. 182^1g, art. 182³ § 3 oraz art. 183 § 2 K.p., który jest dla pracodawcy wiążący (termin tego urlopu nie musi i z reguły nie jest uwzględniony w planie). Ponadto młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

Plany urlopów są zwykle sporządzane na okresy roczne, półroczne albo kwartalne, przy czym plan na krótszy okres jest bardziej racjonalny i możliwy do realizacji. Sygnalizujemy, że zdaniem niektórych autorów obowiązuje jeden plan roczny. Powyższe wywodzą z literalnego brzmienia przepisu, którego dyspozycja posługuje się liczbą pojedynczą.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca uwzględnia w nim zarówno te urlopy, do których pracownicy nabyli już prawo, jak i te, do których prawo nabędą w trakcie okresu, na który ten plan jest sporządzany, a więc urlopy:

• zaległe, niewykorzystane z różnych przyczyn w poprzednim roku (latach),
• kolejne, do których pracownicy nabywają prawo 1 stycznia każdego roku,
• uzupełniające, do których pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikające z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
• dodatkowe, przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

Uwaga! Nie planuje się urlopu nabywanego w roku kalendarzowym debiutu zawodowego. Przyjmuje się, że pracownik może wykorzystywać ten urlop sukcesywnie za każdy przepracowany miesiąc.

Regulacje kodeksowe pozwalają też na odstąpienie od tworzenia planu urlopów. O powyższym stanowi art. 163 § 1¹ K.p., zgodnie z którym pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Także pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa może nie tworzyć planu urlopów. Wówczas ustala on termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego sugestie oraz potrzebę niezakłóconej pracy zakładu. Indywidualne uzgodnienia terminu udzielenia urlopu nie obejmują 4 dni urlopu na żądanie.

Plan urlopów ma charakter wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Zmiana terminu korzystania z urlopu jest dopuszczalna w przypadkach określonych w art. 164-167 K.p., co omawiamy w dalszej części opracowania.

Przepisy nie określają wzoru planu urlopów. Można go sporządzić w dowolnej formie, przy czym na rynku są dostępne gotowe druki w tym zakresie. Druk planu urlopów znajduje się również w naszym serwisie www.druki.gofin.pl.

Przykładowy plan urlopów

Podmiotem zobowiązanym do udzielenia urlopu jest ten pracodawca, u którego pracownik uzyskał prawo do urlopu. Udzielenie urlopu przez innego pracodawcę może wystąpić wyjątkowo, np. w sytuacji określonej w art. 23¹ K.p., tj. w razie przejścia zakładu pracy na tego pracodawcę, który staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Prawo urlopowe nie wskazuje sposobu w jaki pracodawca powinien potwierdzić udzielenie pracownikowi urlopu. Jest to kwestia organizacyjna pozostawiona do rozwiązania w zakładzie pracy. Może zostać ustalona w regulaminie pracy albo zarządzeniem wewnętrznym pracodawcy lub może wynikać z przyjętego zwyczaju. W orzecznictwie do niedawna przeważał pogląd, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu prawa do urlopu bez zgody pracodawcy, co tłumaczy się znaczeniem pojęcia "udzielenie urlopu", zawierającego w sobie element przyzwolenia pracodawcy. Jednak w uzasadnieniu do wyroku z 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194) Sąd Najwyższy uznał, że idący na wypoczynek zgodnie z planem urlopów pracownik nie musi składać dodatkowo wniosku o urlop. Plan urlopu stanowi bowiem wiążące obie strony porozumienie i pracownik nie musi pytać pracodawcy o zgodę, jeśli rozpoczyna urlop w terminie określonym w planie urlopów.

Praktyka zakładowa często jest jednak inna i pomimo obowiązujących planów zakłada się w niej stosowanie wniosków, co ułatwia kontrolę wykorzystywania urlopów. Sposoby potwierdzenia udzielenia urlopu to najczęściej karta urlopowa i (lub) podpisany przez przełożonego wniosek pracownika o urlop.

Zgodnie z planem pracownik miał wykorzystać urlop od 8 do 23 kwietnia br., jednak z powodu wypadku i kilkudniowej nieobecności zasiłkowej nie rozpoczął urlopu w zakładanym terminie. Pracownik złożył wniosek i rozpoczął urlop od 19 kwietnia br., nie oczekując na stosowaną w zakładzie kartę urlopową od pracodawcy. Pracodawca zarzucił pracownikowi naruszenie dyscypliny pracy.

Zarzut jest słuszny. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 15 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591) pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Zaplanowany urlop nie doszedł do skutku, a fakt pokrywania się części okresów nie usprawiedliwia samowolnego udania się pracownika na urlop.

Przykład wniosku o urlop wypoczynkowy oraz karty urlopowej.