Kryteria przyznawania ulg i świadczeń

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu). Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 26 września 2013 r. (sygn. akt III AUa 307/13): "Kryterium socjalne (...) odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy ono natomiast innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy.". Judykatura zalicza tu przykładowo imprezy masowe typu pikniki, "andrzejki", wycieczki (w tym o charakterze integracyjnym), które mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku (por. wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08). Jak podkreślił Sąd, kryterium socjalne znajduje zastosowanie jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług. W przypadku gdy regulamin Funduszu przewiduje wydatkowanie środków na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej - może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach (por. wyrok SA w Poznaniu z 1 października 2013 r., sygn. akt III AUa 1312/12). Nie dotyczy to dofinansowania wypoczynku indywidualnego, będącego świadczeniem objętym kryterium socjalnym.

Ustawodawca nie wskazuje dokładnie jakie kryterium należy przyjąć, aby badać sytuację życiową, materialną i finansową ubezpieczonego. W jednolitym orzecznictwie Sądu Najwyższego, który już niejednokrotnie wypowiadał się w tej kwestii, wskazuje się, że przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę m.in. dochody pracownika osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 156/07, OSNP 2009/7-8/96) wskazywał, że możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny, jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego Funduszu (por. wyrok SA w Poznaniu z 3 listopada 2023 r., sygn. akt III AUa 378/21).

Z kolei Sąd Apelacyjny w Łodzi w uzasadnieniu wyroku z 22 czerwca 2018 r. (sygn. akt III AUa 237/18) wyjaśnił, że: "(...) Najistotniejszym wyznacznikiem ulgowego charakteru świadczeń i usług z Funduszu jest ich indywidualnie określony adresat. (...) Kryteria socjalne wymienione w art. 8 ust. 1 ustawy (...) o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie pozostają względem siebie w koniunkcji, ani w alternatywie. (...) To charakter usługi wyznacza czy decydującym do jej przyznania okaże się sytuacja życiowa, rodzinna, czy też materialna. Kryteria socjalne w procesie redystrybucji środków funduszu nie konkurują ze sobą (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 14 stycznia 2014 r., III AUa 711/13). Jakkolwiek wydawałoby się, że najistotniejsza jest sytuacja materialna uprawnionego, to jednak ustawodawca wymienił ją na końcu, a jako pierwszą wskazał sytuację rodzinną życiową. Kryterium to zawiera w sobie element wyjątkowości. Szczególna sytuacja życiowa ma charakter nagły i z reguły przemijający. Cechy takiej nie można przypisać stanowi rodzinnemu i materialnemu, które z reguły mają wymiar długotrwały. Wydaje się, że kolejność kryteriów socjalnych ma charakter przypadkowy, a ustawodawca nie przywiązuje do niej wagi. Relacja pomiędzy kryteriami polega na wzajemnym uzupełnianiu się. Przykładowo zasady przyznawania paczek świątecznych uzależnione są sytuacją rodzinną (liczbą posiadanych dzieci), a kryterium materialne i życiowe nie odgrywa w tym wypadku żadnej roli. Z kolei dofinansowanie wczasów uzależnione jest od sytuacji materialnej uprawnionych, przy czym dopuszczalne jest wprowadzenie czynnika rodzinnego (przy dofinansowaniu wypoczynku dzieci). (...)".

Pracodawca ma więc swobodę w wyborze kryteriów, na podstawie których ustala sytuację pracowników. Ma też swobodę w doborze instrumentów, przy pomocy których ustali położenie socjalne osób uprawnionych. Ważne jest, by pracodawca był w stanie wykazać, że przed przyznaniem świadczenia z funduszu rzeczywiście uzależnił samo przyznanie świadczenia, a następnie jego wysokość, od faktycznego poznania sytuacji socjalnej pracownika (por. wyrok SA w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 1121/17).

Pracownik zatrudniony na część etatu wystąpił o dofinansowanie wczasów.

Wymiar czasu pracy nie powinien mieć wpływu na wielkość świadczenia. O wysokości dofinansowania do wypoczynku powinny decydować wyłącznie kryteria socjalne (sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej). Obniżony wymiar czasu pracy wpływa jedynie na wysokość świadczenia urlopowego, wypłacanego na innej podstawie prawnej.

Pracownik korzystał w kwietniu br. z 7 dni urlopu (łącznie z dniami wolnymi z 11 dni wypoczynku). Pracodawca odmówił mu jednak wypłaty przewidzianego w regulaminie Funduszu świadczenia pod nazwą "wczasy pod gruszą", motywując to zbyt krótkim urlopem.

Okres urlopu warunkujący przyznanie dopłaty do wypoczynku pracownika powinien wynikać z postanowień regulaminu. W przypadku wczasów pod gruszą nie ma ustawowego wymogu 14 dni wypoczynku, który dotyczy świadczenia urlopowego. Taki warunek może jednak przewidywać regulamin Funduszu. Prawidłowość postępowania pracodawcy należy zatem oceniać na podstawie postanowień wymienionego aktu wewnątrzzakładowego.

Pracownica wystąpiła o dofinansowanie do wczasów dla całej rodziny oraz dodatkowo do wyjazdu na kolonie dziecka.

Nie ma przeszkód, aby pracownik korzystał z różnych form pomocy (także dwukrotnego wypoczynku dziecka w ciągu roku), jeśli jest to zgodne z regulaminem, a pracownik spełnia kryteria socjalne.