Obowiązki informacyjne

Z umową o przygotowanie zawodowe wiążą się dwa obowiązki informacyjne, których realizacja należy do pracodawcy. Pierwszy to zawiadomienie o zatrudnieniu młodocianego wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego, a jeśli pracodawca jest rzemieślnikiem - dodatkowo izbę rzemieślniczą (§ 3a rozporządzenia o przygotowaniu zawodowym). Pracodawca przekazuje je od razu po zawarciu umowy. Może to zrobić osobiście, listownie lub elektronicznie. Nie wnosi żadnych opłat, a sprawa jest załatwiana "od ręki". Pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/pracownicy-w-firmie/chce-zatrudnic-pracownika/proc_578-zawiadomienie-o-zawarciu-umowy-z-mlodocianym, pracodawca znajdzie:

• dostęp do ścieżki cyfrowej - wystarczy, że naciśnie przycisk "Załatw online",
• wzór zawiadomienia - może je wydrukować i wypełnić, jeśli wybrał osobistą lub listowną formę spełnienia obowiązku informacyjnego; nie jest to oficjalny wzór, wynikający z przepisów, stąd pracodawca może przygotować swoją wersję, zawierającą dane własne, młodocianego i umowy.

Drugim obowiązkiem jest przekazanie pracownikowi młodocianemu, w postaci papierowej lub elektronicznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, tzw. informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i 3¹ K.p.). Umieszcza w niej co najmniej dane o:

a) obowiązującej pracownika młodocianego dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

b) obowiązującym pracownika młodocianego dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

c) przysługujących pracownikowi młodocianemu przerwach w pracy,

d) przysługującym pracownikowi młodocianemu dobowym i tygodniowym odpoczynku,

e) zakazie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych,

f) zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę, o ile dotyczą pracownika młodocianego, którego nie wolno zatrudniać w porze nocnej,

g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, jeśli dotyczy pracownika młodocianego,

h) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi młodocianemu składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

i) wymiarze przysługującego pracownikowi młodocianemu płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego,

j) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

k) prawie pracownika młodocianego do szkoleń,

l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik młodociany jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,

W przypadkach określonych powyżej pracodawca może zastosować formę opisową lub (z wyjątkiem lit. g i l) odesłać do odpowiednich przepisów prawa pracy. Natomiast jeżeli nie musi ustalać regulaminu pracy, w informacji wpisuje dodatkowo dane o: terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia, porze nocnej, przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika młodocianego do pracy, pracodawca informuje go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Uwaga! Każda zmiana warunków pracy w trakcie zatrudnienia młodocianego zobowiązuje do aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, w postaci papierowej lub elektronicznej. niezwłocznie, lecz nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do młodocianego. Nie jest konieczna, gdy zmiana wynika z modyfikacji przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały wskazane w informacji (art. 29 § 3³ K.p.). Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 2016 r. (sygn. akt I PK 151/15) uznał, że jest to niezbędne m.in. z chwilą ustawowej zmiany dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, stwierdzającej przez jaki czas pracodawca może zatrudniać pracownika w skali doby oraz tygodnia.

W opinii części ekspertów, informacja o warunkach zatrudnienia może od razu wskazywać dane aktualne i przyszłe. Odmienne stanowisko w tej kwestii zajął Główny Inspektorat Pracy, który twierdzi, że: "(...) obowiązek wskazany w przepisie art. 29 § 3² i 3³ K.p. powinien być realizowany w chwili zaistnienia zmian w warunkach zatrudnienia. Sformułowanie »(...) niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian« jednoznacznie wskazuje, że chodzi o informację o zaistniałej zmianie, a nie zmianie, która ma dopiero nastąpić.

Celem wskazanego przepisu jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. (...)" (por. pismo GIP z 10 maja 2013 r., znak GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP).

Pogląd GIP odnosi się wprawdzie do art. 29 § 3² i 3³ K.p. w brzmieniu obowiązującym do 25 kwietnia 2023 r. (włącznie). Można jednak przyjąć, że zachowuje aktualność wobec obecnej treści art. 29 § 3³ K.p., ponieważ zmienił się tylko termin graniczny, do którego powinien być wykonany aktualizacyjny obowiązek informacyjny.

Pierwszy z pracowników młodocianych z poprzednich przykładów, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu kucharza, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi 6 godzin, 5 lutego 2024 r. otrzymał od pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin pracy, informację o warunkach zatrudnienia o następującej treści:

Pracownik powinien otrzymać aktualizację informacji odpowiednio nie później niż w dniu:

• 16. urodzin w zakresie norm czasu pracy, które od 3 czerwca 2024 r. będą wynosić maksymalnie: 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień,
• nabycia prawa do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych (z upływem 31 stycznia 2025 r.),
• uzyskania prawa do 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia (z upływem 31 lipca 2024 r.).

Drugi z pracowników młodocianych, zatrudniony w celu przyuczenia do pracy, otrzymał 1 marca 2024 r. informację o warunkach zatrudnienia o następującej treści: