Naliczanie składek za pracowników

Składki społeczne

Składki na ubezpieczenia społeczne (tj. emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) nalicza się pracownikowi od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, jaki uzyskuje on u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Za przychód ten uważa się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze czy za godziny nadliczbowe, ale także różnego rodzaju dodatki (np. stażowy, funkcyjny), nagrody (np. roczne, jubileuszowe), premie pieniężne czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Do przychodów pracowniczych zalicza się także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych trzeba pamiętać, że roczna jej wysokość nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2024 r. limit ten wynosi 234.720 zł.

Składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe nalicza się od tej samej kwoty co składki emerytalno-rentowe, ale bez uwzględniania rocznego limitu podstawy ich wymiaru.

W podstawie wymiaru składek społecznych nie uwzględnia się pracownikowi wynagrodzenia chorobowego, zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych oraz przychodów zwolnionych z oskładkowania na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe wynoszą:

• emerytalna - 19,52% podstawy wymiaru,
• rentowe - 8% podstawy wymiaru,
• chorobowa - 2,45% podstawy wymiaru,
• wypadkowa - stopa procentowa składki wypadkowej jest zróżnicowana i ustalana indywidualnie dla każdego płatnika.

Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane ze środków pracownika podlegają odliczeniu od dochodu zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).

Składka zdrowotna

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej pracownika ustala się według tych samych przepisów co podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Różnica jest jedynie taka, że podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie podlega rocznemu ograniczeniu oraz nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego. Ponadto podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek: emerytalnej, rentowych i chorobowej finansowanych ze środków pracownika. Składka zdrowotna wynosi 9% podstawy wymiaru. Składkę tę za pracownika oblicza, pobiera z jego wynagrodzenia i odprowadza do ZUS pracodawca.

W przypadku gdy wyliczona przez pracodawcę składka jest wyższa od wyliczonej zaliczki na pdof, obliczoną składkę obniża się do wysokości zaliczki. Składka ta nie powinna być jednak pomniejszana do kwoty faktycznej zaliczki na pdof za dany miesiąc wyliczonej na potrzeby podatkowe (należnej do urzędu skarbowego), tylko do kwoty odpowiadającej kwocie zaliczki na pdof, obliczonej na zasadach obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 r. Pracodawca powinien więc zastosować obowiązujące w tym dniu parametry potrzebne przy wyliczeniu zaliczki na pdof, tj.: 17% (lub 32%) stawkę podatku oraz miesięczną kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 43,76 zł. Aby zatem prawidłowo przeprowadzić obniżenie składki zdrowotnej, konieczne jest wyliczenie należnej zaliczki na pdof z zastosowaniem obecnie obowiązujących zasad (m.in. 12% stawki podatku) w celu prawidłowego odprowadzenia jej do US i ustalenie zaliczki na pdof według reguł obowiązujących w dniu 31 grudnia 2021 r. - ale wyłącznie w celu sprawdzenia, czy wyliczona składka zdrowotna podlega obniżeniu do wysokości zaliczki na pdof czy nie.

Analogicznie ustala się - dla celów ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej - wysokość hipotetycznej zaliczki na pdof u osób korzystających z tzw. podatkowej ulgi dla młodych, ulgi dla pracujących seniorów, na powrót czy dla rodzin 4+. W ich przypadku pracodawca nie nalicza i nie potrąca zaliczki na pdof do urzędu skarbowego, ale musi ją ustalić - również według zasad obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 r. - aby sprawdzić, czy składkę zdrowotną należy obniżyć do jej wysokości czy nie.