Funkcjonowanie ZFŚS w firmie

Podmioty tworzące ZFŚS

Zaspokajania potrzeb socjalno-bytowych i kulturalnych pracowników pracodawca może dokonywać w oparciu o zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej Fundusz). Podstawę do jego tworzenia stanowi ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Określa ona zasady tworzenia Funduszu przez pracodawców i zasady gospodarowania jego środkami.

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (np. pracodawca, który zatrudnia 22 osoby, ale po przeliczeniu na pełne etaty 19) mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Pracodawcy, z wyjątkiem jednostek sfery budżetowej, mogą zwolnić się z obowiązku tworzenia Funduszu na warunkach określonych ustawą. Pracodawca, zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie zamierza tworzyć Funduszu, postanowienie w tej sprawie powinien wprowadzić do układu zbiorowego pracy, a jeśli nie jest objęty układem, do regulaminu wynagradzania.

W przypadku gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym w tym celu przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Działalność socjalna Funduszu

Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Co należy rozumieć przez działalność socjalną i kto jest uprawniony do korzystania ze środków Funduszu wynika z art. 2 ustawy o ZFŚS. Przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Na mocy tej ustawy mogą też być dofinansowane zakładowe obiekty socjalne, do których zalicza się ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Cała działalność Funduszu organizowana jest na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, którymi są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Wysokość odpisów

W myśl art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS, układy zbiorowe pracy albo regulaminy wynagradzania u pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz. Inaczej jest w przypadku pracodawców należących do sfery budżetowej. Dokonują oni odpisów na Fundusz w wysokości określonej w ustawie.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Natomiast odpis podstawowy na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Pracownicy młodociani mają odpis na Fundusz naliczany w zależności od roku nauki. Wynosi on w pierwszym roku nauki 5%, w drugim 6%, a w trzecim 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Naliczanie odpisów

Naliczania odpisu na Fundusz dokonuje się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych... (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). W myśl § 1 rozporządzenia przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny etat. Liczbę tę należy skorygować w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych.

W przypadku naliczania odpisu na Fundusz w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia Funduszu. Podobnie jak u innych pracodawców, liczbę członków spółdzielni należy skorygować zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Terminy odprowadzenia odpisów

Pracodawcy, którzy obowiązkowo tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, muszą przekazać w terminach określonych w ustawie o ZFŚS środki na rachunek bankowy. Przy czym pierwszą ratę odpisów stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych na jednego pracownika odprowadzają w terminie do 31 maja danego roku. Natomiast drugą ratę odpisów, stanowiącą różnicę pomiędzy równowartością dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy a kwotą przekazaną do 31 maja, przekazują w terminie do 30 września danego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).