Treść regulaminu i administrowanie Funduszem

Zakres regulaminu ZFŚS

Zasady korzystania z Funduszu, w tym podział środków na poszczególne cele i rodzaje działalności, określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Podstawę prawną dla stanowienia regulaminów jako zakładowego źródła prawa w zakresie m.in. zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu stanowi art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Pracodawca, u którego nie występują związki zawodowe, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W myśl art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881), jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - przy uzgadnianiu treści regulaminu organizacje te przedstawiają wspólne stanowisko. W sytuacji gdy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie treści regulaminu Funduszu w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Jak wyjaśnił jednoznacznie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 664/98: "Warunkiem obowiązywania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy (...)". Natomiast w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00 stwierdził, że pracodawca administrujący środkami Funduszu nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest stosownie do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Przyjęte przez ustawodawcę kryterium socjalne prowadzi do wniosku, że wykluczone jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo".

Także w wyroku z dnia 25 sierpnia 2004 r., sygn. akt I PK 22/03, Sąd Najwyższy orzekł, że pracodawca, który narusza art. 8 ust. 1 ustawy przez wydatkowanie środków Funduszu bez zachowania kryterium socjalnego, nie może powoływać się na klauzule generalne określone w art. 8 K.p. Zgodnie z tą normą, nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Natomiast w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, stwierdzono, iż działalność w postaci imprez masowych, takich jak pikniki, organizowanie wycieczek (w tym o charakterze integracyjnym) - mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku. Z kolei kryterium socjalne znajduje zastosowanie jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług. Zatem w przypadku, gdy regulamin Funduszu przewiduje wydatkowanie środków na inne jeszcze cele, mieszczące się w ramach działalności socjalnej - może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach z imprez integracyjnych, w tym np. pikników czy wycieczek.

Pracodawca tworzący Fundusz jest zobowiązany wprowadzić regulamin ZFŚS, uzgodniony ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników.

Zarządzanie środkami Funduszu

Środki Funduszu powinny być zgromadzone na specjalnym rachunku bankowym. Należy je wyodrębnić z reszty majątku pracodawcy.

Środkami Funduszu administruje pracodawca. Administrowanie to polega nie tylko na dysponowaniu środkami Funduszu, lecz także na realizacji wynikających z ustawy obowiązków. Obejmuje zwłaszcza zapewnienie obsługi finansowej, kadrowej i technicznej funkcjonowania Funduszu w zakładzie pracy. Jak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 11 marca 2011 r., sygn. akt I SA/Lu 917/10: "Tworzony w zakładzie pracy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest odrębną od majątku zakładu pracy masą majątkową, stanowiącą przedmiot wykorzystywania według ściśle określonych ustawą i regulaminem zasad i na rzecz określonych podmiotów, co oznacza, że pracodawca administrując nią z woli ustawodawcy, świadczy czynności administrowania, a jednocześnie pośrednictwa pomiędzy faktycznym sprzedawcą (usługi, towaru) a pracownikami. Czynności te mają charakter obligatoryjny (pracodawca do ich świadczenia jest zobowiązany ustawą), nieodpłatny i są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa."

W zakres pojęcia "administrowanie Funduszem przez pracodawcę", poza zarządzaniem i kierowaniem środkami Funduszu, wchodzi także ponoszenie kosztów związanych z prowadzeniem rachunku Funduszu. Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 30 grudnia 1998 r., nr PB3-5656/722-571/98 wyjaśniło, że: "(...) art. 10 (...) ustawy zobowiązuje pracodawcę do administrowania środkami Funduszu, a tym samym ponosi on określone koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego Funduszu, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania samego Funduszu w zakładzie pracy. (...)".

Środki zgromadzone na rachunku ZFŚS nie są własnością pracodawcy. Z obowiązkami związanymi z administrowaniem tymi środkami nie są więc związane uprawnienia "właścicielskie", jeżeli chodzi o dysponowanie mieniem Funduszu. W tym zakresie pracodawca jest bezwzględnie związany przepisami ustawy o ZFŚS, które wymagają, aby każda decyzja o wydatkowaniu środków Funduszu była podjęta w oparciu o tzw. kryterium socjalne. Ponadto mogą być one przeznaczone tylko na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS, bez względu na to, w jakiej sytuacji czy też kondycji finansowej znajduje się pracodawca.

W szczególności niedopuszczalne jest "przeniesienie" środków finansowych zgromadzonych na rachunku Funduszu do majątku obrotowego pracodawcy w przypadku, gdy zakład podlega likwidacji lub upadłości.

Środki Funduszu, których nie wykorzystano w danym roku kalendarzowym, przechodzą na rok następny. W przypadku gdy pracodawca nie ma już obowiązku tworzenia Funduszu, niewykorzystanych środków zgromadzonych na rachunku nie może spożytkować w sposób zupełnie dowolny. Zarówno środki jakie zostały z poprzedniego roku, jak i środki likwidowanego Funduszu muszą być wykorzystane zgodnie z regulaminem Funduszu i ustawą.

Środki Funduszu z mocy ustawy nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem egzekucji w związku ze zobowiązaniami samego Funduszu.

Należy dodać, że pracodawca lub osoba odpowiedzialna w jego imieniu za realizację przepisów ustawy, wykorzystująca środki Funduszu na inny cel, na podstawie art. 12a ustawy podlega karze grzywny.