Metoda obliczania ekwiwalentu

W przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Żadna inna okoliczność nie uprawnia pracodawcy do kompensaty niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie pieniężnej.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wyliczany jest według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop z uwzględnieniem zmian wskazanych w § 15 i nast. rozporządzenia urlopowego, uwzględniających specyfikę tego świadczenia. Aby w prawidłowy sposób obliczyć jego wysokość, należy zgodnie z § 18 rozporządzenia urlopowego:

1) ustalić miesięczne wynagrodzenie z podziałem na:

• przysługujące w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
   
• przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie poprzednich 3 miesięcy - w przeciętnej wysokości z tego okresu,
   
• przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc składniki wynagrodzenia wypłacone w okresie poprzednich 12 miesięcy - w średniej wysokości z tego okresu,

2) zsumować miesięczne wynagrodzenia, a otrzymany wynik podzielić przez współczynnik, który jest wartością stałą dla całego roku kalendarzowego i wyraża średniomiesięczną ilość dni roboczych w tym roku,

3) podzielić otrzymaną stawkę dzienną przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (np. 8 w przypadku pracownika pełnosprawnego, objętego regulacjami Kodeksu pracy, 7 dla osoby niepełnosprawnej w stopniu znacznym i umiarkowanym, która korzysta z obniżonych norm czasu pracy),

4) pomnożyć otrzymaną stawkę godzinową przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu.

W dniu rozwiązania stosunku pracy, tj. 31 stycznia 2016 r. na koncie urlopowym pracownika pozostawało 10 dni (80 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego). Jego wynagrodzenie składało się z:

• wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 2.000 zł miesięcznie,
   
• miesięcznego wynagrodzenia prowizyjnego w wysokości 2% wartości sprzedaży netto,
   
• kwartalnej premii w wysokości od 15% do 75% wypłaconego wynagrodzenia zasadniczego.

Pracodawca obliczył ekwiwalent za urlop w następujący sposób:

1) wyodrębnił trzy rodzaje składników i ustalił ich miesięczną wysokość. Wyniosły one:

• składniki wynagrodzenia określone w stałej miesięcznej wysokości (tu: miesięczne wynagrodzenie zasadnicze), w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu - 2.000 zł,
   
• zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (tu: wynagrodzenie prowizyjne) wypłacone w ostatnich trzech miesiącach, w przeciętnej wysokości z tego okresu; pracownik otrzymał w październiku 2015 r. - 758 zł, w listopadzie 2015 r. - 528 zł i w grudniu 2015 r. - 817 zł, czyli (758 zł + 528 zł + 817 zł) : 3 m-ce = 701 zł,
   
• składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (tu: premia kwartalna) wypłacone w okresie ostatnich 12 miesięcy, w średniej wysokości z tego okresu; pracownik otrzymał w marcu 2015 r. - 1.260 zł, w czerwcu 2015 r. - 2.460 zł, we wrześniu 2015 r. - 3.150 zł i w grudniu 2015 r. - 1.750 zł, czyli (1.260 zł + 2.460 zł + 3.150 zł + 1.750 zł) : 12 m-cy = 718,33 zł;

2) sumę miesięcznych wynagrodzeń podzielił przez współczynnik:
(2.000 zł + 701 zł + 718,33 zł) : 21 = 162,83 zł;

3) otrzymany ekwiwalent za jeden dzień podzielił przez 8:
162,83 zł : 8 = 20,35 zł;

4) otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę pomnożył przez ilość godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego:
20,35 zł x 80 godz. = 1.628 zł.

Pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny w wysokości 1.628 zł.

Jeżeli okres, z którego przyjmowane jest wynagrodzenie zmienne nie był w pełni przepracowany, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy. W tym celu wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Przepis stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Problem ten był rozpatrywany przez Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma: GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP). Jak wyjaśnił GIP, jeżeli w okresie, z którego ustala się średnią wysokość zmiennych składników wynagrodzenia, pracownik przepracował tylko część miesiąca, należy dokonać uzupełnienia wynagrodzenia do wysokości jaka zostałaby pracownikowi wypłacona, gdyby przepracował pełny okres trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Z pracownikiem wynagradzanym stałą stawką miesięczną w wysokości 1.400 zł oraz prowizją z dniem 31 stycznia 2016 r. rozwiązano umowę o pracę. Pracodawca do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przyjął wynagrodzenie stałe w wysokości wynikającej z umowy oraz prowizyjne wypłacone w okresie od października do grudnia 2015 r. Prowizja kształtowała się na następującym poziomie:

Ponieważ pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego wynagrodzenie zostało uwzględnione do wyliczenia ekwiwalentu, pracodawca dokonał dopełnienia wynagrodzenia zmiennego za dni nieprzepracowane: (3.357 zł : 54 dni przepracowanych) x 63 dni jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy = 3.916,50 zł.

Po uzupełnieniu pracodawca obliczył przeciętną wysokość prowizji (3.916,50 zł : 3 m-ce = 1.305,50 zł), a następnie dodał do wynagrodzenia zasadniczego (1.305,50 zł + 1.400 zł = 2.705,50 zł). Otrzymany wynik stanowił podstawę ekwiwalentu pieniężnego.

Reguła "dopełniania" podstawy znajduje zastosowanie także w przypadku nieobecności przez część okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu pracownika wynagradzanego według stałej stawki miesięcznej, uzyskującego jedynie sporadycznie wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową. Tak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi udzielonej naszemu Wydawnictwu 10 sierpnia 2015 r., gdzie czytamy m.in.: "(...) W przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu trzech (dwunastu) miesięcy to przy ustalaniu ekwiwalentu ma zastosowanie § 16 ust. 2 rozporządzenia (rozporządzenia urlopowego - przypis redakcji). Na podstawie tego przepisu wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

W opinii Departamentu przy stosowaniu tych przepisów, także w przypadku pracownika wynagradzanego stawką miesięczną w stałej wysokości, nie ma znaczenia częstotliwość wypłacania wynagrodzenia z dodatkiem za pracę nadliczbową w okresie trzech (dwunastu) miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu jak i wysokość tego wynagrodzenia. (...)".

Z cytowanego stanowiska resortu pracy wynika, że przepis dotyczący dopełnienia podstawy ekwiwalentowej stosuje się w każdym przypadku wystąpienia absencji pracownika uprawnionego do składników zmiennych, choćby uzyskiwanych incydentalnie.

Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 stycznia br. Ponieważ nie wykorzystał on urlopu, nabył prawo do ekwiwalentu. Jego wynagrodzenie było określone stawką miesięczną, a ponadto w okresie trzech poprzednich miesięcy otrzymał 500 zł tytułem zmiennych składników wynagrodzenia (wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe). W przyjmowanym okresie przepracował 31 dni z obowiązujących 62 dni.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu ze składników zmiennych wyniosła po dopełnieniu 333,33 zł, tj. (500 zł : 31 dni) x 62 dni = 1.000 zł; 1/3 x 1.000 zł = 333,33 zł.

Uwaga! Miesiąc lub miesiące w całości nieprzepracowane należy pominąć. Wówczas do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie w wysokości wypłaconej w miesiącach wcześniejszych.