Potrącenia z wynagrodzenia

Dopuszczalność i granice potrąceń

Z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - podlegają potrąceniu należności określone w art. 87 § 1 K.p. Są to:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
   
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
   
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
   
• kary pieniężne z odpowiedzialności porządkowej.

Ponadto z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeżeli z uwagi na absencję w pracy pracownik nie zachował do nich prawa (art. 87 § 7 K.p.).

Uwaga! Powyższa regulacja nie dotyczy wynagrodzenia nadpłaconego z powodu błędu pracodawcy. Problematyka ta była przedmiotem rozważań Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma: GPP-110-4560-43/09/PE/RP). Zdaniem GIP, jeżeli pracownik nie wyraża zgody na zwrot nadpłaconej z powodu pomyłki pracodawcy kwoty wynagrodzenia, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Pracodawca jest obowiązany dokonywać potrąceń na zaspokojenie należności alimentacyjnych - przy zachowaniu wszystkich obowiązujących w tym przedmiocie zasad - także bez postępowania egzekucyjnego. Wierzyciel musi jednak poprzeć swój wniosek w powyższej sprawie tytułem wykonawczym (art. 88 K.p.). Występują tu ponadto pewne ograniczenia. Pracodawca nie może dokonywać przedmiotowych potrąceń, jeżeli:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a dostępna (określona w dalszej części) kwota, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,
   
• wynagrodzenie za pracę jest już zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Inne potrącenia mogą być dokonywane pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody pracownika (art. 91 § 1 K.p.). Zgoda pracownika w formie innej niż pisemna jest nieważna (por. wyrok SN z 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98, OSNP 1999/21/684).

Potrąceń dokonuje się w granicach określonych w art. 87 § 3 i 4 K.p. W miesiącu, w którym wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się potrąceń od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniającej te składniki (art. 87 § 8 K.p.).

W przypadku wypłaty w tym samym miesiącu obok wynagrodzenia za pracę świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalnej, ekwiwalentu za urlop, nagrody jubileuszowej), to zdaniem GIP świadczenia te należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia, stosując (jedną) kwotę wolną (znak pisma: GNP-364/306-072-43-1/12). W dniu 16 maja 2013 r. nasze Wydawnictwo otrzymało stanowisko resortu pracy w tej sprawie, podzielające opinię GIP.

Wynagrodzenie pracownika zostało zajęte na poczet pożyczki bankowej. Pracownik w styczniu br., który w związku z przejściem na emeryturę był jego ostatnim miesiącem pracy, otrzymał wynagrodzenie za pracę oraz odprawę emerytalną. Pracodawca zastosował rozwiązanie rekomendowane w stanowiskach urzędowych i ustalił kwotę potrącenia od sumy tych świadczeń. Zastosował ponadto jedną kwotę wolną.

Uwaga! Odprawa emerytalna oraz nagroda jubileuszowa podlegają ochronie przed potrąceniami jak wynagrodzenie za pracę. Takiej samej ochronie podlega odprawa tzw. ekonomiczna (por. wyroki SN z 17 lutego 2004 r. sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419 oraz z 14 listopada 1996 r., sygn. akt I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193).

Świadczenia alimentacyjne

Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych charakteryzuje nie tylko priorytetowa ranga wśród innych potrąceń, ale także dopuszczalna - stosunkowo wysoka - wartość potrącenia. Egzekucja świadczeń alimentacyjnych upoważnia do potrącenia 3/5 wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu art. 87 § 1 K.p. - odliczeniu podlegają wyłącznie składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zdaniem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 16 października 2007 r.), obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 K.p., obejmują jednak także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Departament motywuje swoje stanowisko faktem bezpośredniego finansowania przez pracownika części składki zdrowotnej (w wysokości 1,25% podstawy wymiaru), a tym samym zmniejszenia o tę kwotę należnego wynagrodzenia.

Pracownik, którego wynagrodzenie zostało zajęte na poczet należności alimentacyjnych w kwocie 5.400 zł, jest wynagradzany według stałej stawki miesięcznej w wysokości 4.000 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł), ponadto złożył pracodawcy PIT-2, co upoważnia go do stosowania kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł).

Wysokość potrącenia na poczet zadłużenia alimentacyjnego wynosi 1.712,38 zł, co wynika z wyliczenia:

1) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

• emerytalna: 4.000 zł x 9,76% = 390,40 zł,
   
• rentowe: 4.000 zł x 1,5% = 60 zł,
   
• chorobowa: 4.000 zł x 2,45% = 98 zł,
   
• łącznie: 390,40 zł + 60 zł + 98 zł = 548,40 zł;

2) składka zdrowotna:

• do pobrania:
  (4.000 zł - 548,40 zł) x 9% = 310,64 zł,
   
• zmniejszająca zaliczkę na podatek:
  (4.000 zł - 548,40 zł) x 7,75% = 267,50 zł;

3) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

• podstawa opodatkowania:
  4.000 zł - (111,25 zł + 548,40 zł) = 3.340,35 zł, po zaokrągleniu 3.340 zł;
   
• zaliczka przed odliczeniem składki zdrowotnej:
  3.340 zł x 18% - 46,33 zł = 554,87 zł;
   
• zaliczka po odliczeniu składki zdrowotnej:
  554,87 zł - 267,50 zł = 287,37 zł, po zaokrągleniu 287 zł;

4) wyliczenie kwoty potrącenia:
3/5 x [4.000 zł - (548,40 zł + 310,64 zł + 287 zł)] = 1.712,38 zł.

Świadczenia alimentacyjne korzystają z jeszcze jednego przywileju. Otóż nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych w pełnej wysokości (art. 87 § 5 K.p.).

Inne należności

Potrącenie sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne, a także nierozliczonych zaliczek pieniężnych może wynosić 1/2 wynagrodzenia po odliczeniach składkowo-podatkowych. Z pierwszeństwa korzystają potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułu egzekucyjnego. Zaliczka powinna być potrącana w drugiej kolejności, jeśli nie spowoduje to przekroczenia dopuszczalnej wielkości potrąceń.

W ostatniej kolejności potrąca się kary pieniężne z odpowiedzialności porządkowej pracowników. Kara za jedno przekroczenie lub za jeden dzień nieobecności nieusprawiedliwionej nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Wartość tę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, z zastosowaniem współczynnika obowiązującego dla danego roku kalendarzowego (§ 2 i 2a rozporządzenia o wynagrodzeniu). Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych.

Suma potrąceń na poczet egzekwowanych świadczeń niealimentacyjnych i zaliczek pieniężnych nie może przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami należności alimentacyjnych trzech piątych wynagrodzenia. Tak stanowi art. 87 § 4 K.p.

Należności inne niż wymienione powyżej mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika wyłącznie na podstawie pisemnej zgody zainteresowanego (art. 91 K.p.). Wielkość potrącenia wymienionych należności nie została przez ustawodawcę uwarunkowana wysokością uzyskanego w danym miesiącu wynagrodzenia - tak jak ma to miejsce w przypadku należności pobieranych z wynagrodzenia bez zgody pracownika. Także w tym wypadku występuje jednak kwota wolna od potrąceń, która nie może być naruszona nawet na wyraźne żądanie pracownika.

Kwota wolna

Niezależnie od ograniczeń, o których mowa wyżej, ustawodawca przewidział w większości przypadków kwotę wolną od potrąceń. Gwarantuje ona - zwłaszcza najniżej zarabiającym - zachowanie pewnego minimum bytowego. Jak już sygnalizowaliśmy, powyższe nie dotyczy jedynie należności alimentacyjnych. W pozostałych przypadkach wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
   
• 75% wymienionego wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych,
   
• 90% wymienionego wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych,

a w razie potrąceń dokonywanych na podstawie pisemnej zgody pracownika:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa wyżej - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
   
• 80% tej kwoty - przy potrącaniu innych należności (art. 87¹ § 1 i art. 91 § 2 K.p.).

Przepisy Kodeksu pracy regulujące kwestie związane z wysokością kwoty wolnej od potrąceń nie przewidują odliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne, jednak biorąc pod uwagę stanowisko Departamentu Prawa Pracy MPiPS, dotyczące ustalenia dopuszczalnej kwoty potrącenia, także w przypadku kwoty wolnej od potrąceń należy odliczyć składkę zdrowotną.

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł), a pracodawca jest uprawniony do zmniejszania zaliczek na podatek dochodowy o kwotę 46,33 zł. Pracownik ten nie rozliczył zaliczki udzielonej z tytułu wyjazdu służbowego. Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika na ten cel kwotę, która nie naruszy kwoty wolnej w wysokości 1.016,77 zł, co wynika z wyliczenia:

1) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

• emerytalna: 1.850 zł x 9,76% = 180,56 zł,
   
• rentowe: 1.850 zł x 1,5% = 27,75 zł,
   
• chorobowa: 1.850 zł x 2,45% = 45,33 zł,
   
• łącznie: 180,56 zł + 27,75 zł + 45,33 zł = 253,64 zł;

2) składka zdrowotna:

• do pobrania:
  (1.850 zł - 253,64 zł) x 9% = 143,67 zł,
   
• zmniejszająca zaliczkę na podatek:
  (1.850 zł - 253,64 zł) x 7,75% = 123,72 zł;

3) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

• podstawa opodatkowania:
  1.850 zł - (111,25 zł + 253,64 zł) = 1.485,11 zł, po zaokrągleniu 1.485 zł,
   
• zaliczka przed odliczeniem składki zdrowotnej:
  1.485 zł x 18% - 46,33 zł = 220,97 zł,
   
• zaliczka po odliczeniu składki zdrowotnej:
  220,97 zł - 123,72 zł = 97,25 zł, po zaokrągleniu 97 zł;

4) wynagrodzenie po odliczeniach składkowo-podatkowych: 1.850 zł - (253,64 zł + 143,67 zł + 97 zł) = 1.355,69 zł;

5) kwota wolna: 1.355,69 zł x 75% = 1.016,77 zł.

Kwoty wolne w różnych wariantach podawaliśmy w dodatku nr 20 do UiPP nr 21/2015 oraz w formie "ściągi" dołączonej do UiPP nr 24/2015.

Potwierdza to także Główny Inspektorat Pracy (znak pisma: GPP-416-4560-327/08/PE), wskazując, iż zakaz swobodnego dysponowania przez pracownika częścią wynagrodzenia dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze odnosi się do kwoty proporcjonalnej.

Dokonując ustalenia kwoty wolnej od potrąceń dla niepełnoetatowca, w pierwszej kolejności ustala się wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika, a następnie odlicza składki i podatek. Główny Inspektor Pracy zajął także stanowisko w sprawie kwoty wolnej w przypadku pracownika niepełnoetatowego w razie potrąceń tzw. dobrowolnych (znak pisma: GPP-364-4560-8-1/11/PE/RP). Zdaniem GIP kwota ta analogicznie jak w przypadku potrąceń niewymagających zgody pracownika powinna być proporcjonalnie pomniejszana. Z kolei w pierwszym roku pracy zdaniem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma: GPP-416-4560-465/07/PE) kwotę wolną ustala się na podstawie minimalnego wynagrodzenia przysługującego takiemu pracownikowi, tj. w 2016 r. - 1.480 zł (80% x 1.850 zł).

Uwaga! Kwota wolna od potrąceń powinna być obliczana na podstawie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku niezależnie od tego za jaki okres wypłacane jest świadczenie podlegające potrąceniu. Obowiązuje tu data dokonywania wypłaty. Takie stanowisko w tej sprawie prezentuje Główny Inspektorat Pracy (znak pisma: GPP-364-4560-3-1/11/PE/RP).