Okoliczności powstania godzin nadliczbowych oraz sposób obliczania za nie wynagrodzenia

Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 K.p.). Polecenie pracownikowi wykonywania czynności po godzinach pracy wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy bądź nakazanie stawienia się do pracy w dniu dla niego wolnym, są dopuszczalne w sytuacji, gdy występuje konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Pracę nadliczbową - z pewnymi wyjątkami - można powierzyć także w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Ustawodawca przewidział jednak możliwość zwiększenia limitu. Powinno to jednak nastąpić przez wprowadzenie stosownego postanowienia do układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo umowy o pracę. Przy ustalaniu wyższego limitu należy brać pod uwagę normę wynikającą z art. 131 § 1 K.p., w myśl którego tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin. Jak zauważył Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (znak pisma: DPR-III-079-612/TW/08), ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych niż 150, pracodawca powinien uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni. Jak wyjaśnił resort "(...) Maksymalny limit może zatem zostać wskazany w wysokości 384 godzin (od 52 tygodni w roku odejmuje się cztery tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli osiem). Natomiast u pracowników korzystających z 26-dniowego urlopu wypoczynkowego maksymalny limit wynosi 376 godzin (od 52 tygodni odejmujemy pięć tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez osiem godzin nadliczbowych). (...)".

Wyjaśnienia zasad limitacji godzin nadliczbowych dokonał także Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 7 grudnia 2009 r. (znak pisma: GPP-417/501-4560-12/09/PE/RP), w którym odniósł się do limitu godzin nadliczbowych u kierowców. Jak wyjaśnił: "(...) maksymalny limit godzin nadliczbowych może wynosić 416 godzin w roku kalendarzowym. Wynika on z przemnożenia 52 tygodni w roku przez osiem godzin. Ten maksymalny limit godzin nadliczbowych odnosi się zarówno do pracowników podlegających Kodeksowi pracy (art. 131 § 1 K.p.), jak i pracowników, do których stosuje się ustawę z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (...).".

Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek (50% lub 100% w zależności od dnia lub pory w jakich przedmiotowa praca była wykonywana). Za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

• w nocy,
   
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
   
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.

Za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu, dodatek jest niższy i wynosi 50% wynagrodzenia. Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje jednakże za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Dodatek ten nie przysługuje, gdy przekroczenie normy średniotygodniowej następuje w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownik otrzymał dodatki z tytułu przekroczenia dobowego, o których mowa wyżej.

Uwaga! Jak sygnalizuje Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma: GPP-306-4560-32/09/PE/RP), godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły, zatem pracownik powinien otrzymać rekompensatę pieniężną za te godziny (oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek) razem z wynagrodzeniem za dany miesiąc. Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku wypłaty dodatków jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca z własnej inicjatywy oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym. Działania pracownika lub pracodawcy powinny nastąpić przed terminem wypłaty, w przeciwnym wypadku pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatki.

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy zajął też stanowisko w sprawie wynagrodzenia w miesiącu wystąpienia nadgodzin oraz miesiącu odbierania za nie czasu wolnego (znak pisma: GNP-367-4560/05/PE). Zdaniem Departamentu, jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udziela w innym miesiącu niż w tym, w którym praca ta wystąpiła, to w miesiącu wystąpienia nadgodzin pracownik otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie, natomiast w miesiącu, w którym odbiera czas wolny odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego.

Warto też przywołać stanowiska organu w sprawie pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Otóż Komisja Prawna Głównego Inspektora Pracy w piśmie z 8 grudnia 2004 r. zajęła stanowisko, że pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za dzień wolny udzielony w zamian za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (co powinno być regułą), bez względu na sposób określenia wynagrodzenia za pracę, stawką godzinową czy stawką miesięczną. Nieudzielenie dnia wolnego może zostać przy tym uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Przywołaną regułę potwierdził Główny Inspektorat Pracy (znak pisma: GPP-249-4560-52/09/ /PE/RP), dodając, że pracownikowi przysługuje w tych okolicznościach cały dzień wolny, nawet jeżeli liczba godzin przepracowanych w dniu wolnym była niższa niż obowiązująca norma. Gdyby jednak pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego (np. pracownik byłby chory) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej, wówczas pracownik nabywa prawo do 100% dodatku za każdą godzinę takiego przekroczenia. Ewentualne godziny ponad normę dobową (co do zasady, powyżej 8 godziny) powinny być opłacone 50% dodatkiem, niezależnie od tego, czy pracownik za pierwsze 8 godzin otrzymał dzień wolny czy rekompensatę pieniężną.

Przepisy prawa pracy dokładnie określają podstawę ustalenia dodatków za pracę nadliczbową.

Kodeks pracy nie definiuje natomiast pojęcia normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Termin ten został jednak wyjaśniony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 3 czerwca 1986 r. (sygn. akt I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140), w którym czytamy, że przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników. Dalsze wyjaśnienia znajdują się w uzasadnieniu do przytoczonego rozstrzygnięcia. Zdaniem Sądu, pracownik nie może tracić dlatego, że zamiast np. pracować przez 8 godzin pracuje w danym dniu przez 10 godzin. Za te 10 godzin musi otrzymać normalne wynagrodzenie w myśl zasady, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Wynagrodzenie to może więc obejmować również dodatek funkcyjny czy dodatek za staż pracy, jak również dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia czy inne dodatki, albowiem stałe dodatkowe składniki wynagrodzenia mają charakter wynagrodzenia jak najbardziej normalnego. W skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Zasady obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu o wynagrodzeniu. Otóż przy ustalaniu wynagrodzenia określonego procentowo w celu obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. W celu obliczenia należności za jedną godzinę:

1) według składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, należy tę stawkę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

2) według zmiennych składników wynagrodzenia - wynagrodzenie ustalone według zasad obowiązujących podczas obliczania wynagrodzenia za urlop, dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie.

Jak wyjaśnił resort pracy w piśmie z 24 października 2014 r., liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu oznacza liczbę godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika). Zatem: "(...) niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego (...) należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy.". Różnicowanie wysokości świadczeń tylko z powodu rozkładu poszczególnych pracowników nie ma uzasadnienia. Niezależnie od indywidualnego planu pracy, stawkę za godzinę nadliczbową oraz dodatek do tej stawki uzyskuje się, używając tego samego dzielnika w odniesieniu do wszystkich pracowników, czyli normatywnego czasu pracy.

Pracownik jest objęty systemem równoważnym w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym i wynagradzany stawką miesięczną w kwocie 1.800 zł oraz premią i dodatkiem stażowym w wysokości po 20% wynagrodzenia zasadniczego. W okresie październik-grudzień 2015 r. obowiązywały go 504 godziny pracy, przy czym na pierwsze dwa miesiące zaplanowano mu po 182 godziny pracy, a na ostatni 140 godzin.

W grudniu 2015 r. pracownik przepracował 4 godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego w zwykłym dniu roboczym w porze dziennej. Za dodatkową pracę wypłacono mu 60 zł tytułem normalnego wynagrodzenia (1.800 zł + 1.800 zł x 20% x 2 = 2.520 zł; 2.520 zł : 168 godz. = 15 zł; 15 zł x 4 godz. = 60 zł) i 21,44 zł tytułem dodatków (1.800 zł : 168 godz. = 10,71 zł; 10,71 zł x 50% = 5,36 zł; 5,36 zł x 4 godz. = 21,44 zł).

Z kolei w celu obliczenia stawki dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej, jeżeli pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną, stawkę tę należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego (pismo Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, znak: DPR-III-079-475/ZN/08). Powyższe ma znaczenie wówczas, gdy okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc.

Na wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w normach podstawowych od poniedziałku do piątku w sześciomiesięcznym okresie rozliczeniowym przypadającym na półrocze kalendarzowe składają się:

• wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości miesięcznej: 2.200 zł,
   
• premia: 40% wynagrodzenia zasadniczego wypłacanego w danym miesiącu.

W grudniu 2015 r. pracownik przepracował 168 godzin rozkładowych oraz 8 godzin nadliczbowych z przekroczenia dobowego w dniach roboczych w porze dziennej. Ponadto po rozliczeniu czasu pracy na koniec tego miesiąca stwierdzono 2 godziny przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej.

Pracownik z tytułu pracy nadliczbowej otrzymał:

1) normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w wysokości 146,64 zł, według wyliczenia:
     2.200 zł + (2.200 zł x 40%) = 3.080 zł,
     3.080 zł : 168 godzin = 18,33 zł,
     8 godz. x 18,33 zł = 146,64 zł;

2) dodatki 50% za godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego 52,40 zł, według wyliczenia:
     2.200 zł : 168 godz. = 13,10 zł,
     13,10 zł x 50% = 6,55 zł,
     8 godz. x 6,55 zł = 52,40 zł;

3) dodatki 100% za godziny nadliczbowe z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej 26,20 zł, według wyliczenia:
     13,10 zł x 2 godz. = 26,20 zł;

4) łącznie za godziny nadliczbowe 225,24 zł:
    146,64 zł + 52,40 zł + 26,20 zł = 225,24 zł;

Wynagrodzenie pracownika za grudzień 2015 r. wyniosło 3.305,24 zł, tj.: 2.200 zł + (40% x 2.200 zł) + 225,24 zł = 3.305,24 zł.

Zakładamy przy tym, że za 2 godziny przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej normalne wynagrodzenie wypłacono w miesiącu wystąpienia dodatkowej pracy, co miało miejsce w innym miesiącu kalendarzowym.