Systemy czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek określić stosowane w zakładzie systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy względnie w obwieszczeniu, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym i nie musi wydawać regulaminu pracy, czyli zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Do kierowców wykonujących przewozy towarowe stosuje się w praktyce najczęściej jeden z dwóch systemów czasu pracy: równoważny lub zadaniowy.

System zadaniowy

Historycznie większą popularnością cieszył się system zadaniowy, w ramach którego rozkład czasu pracy ustala w założeniach sam kierowca. Jest to jednak fikcja, biorąc pod uwagę fakt, iż większość umów przewozowych zastrzega konieczność dostawy zamówionego towaru w określonych godzinach, a część z nich zawiera nawet kary umowne za niedotrzymanie wynikających z nich terminów. Wskazuje to jasno, że przygotowywanie rozkładów czasu pracy przez samych kierowców nie jest możliwe, gdyż w praktyce są one układane przez przewoźnika i przekazywane kierowcom w mniej oficjalnej formie.

Wprowadzenie systemu zadaniowego musi być uzasadnione rodzajem wykonywanych przewozów lub ich szczególną organizacją. Wymogi te są na tyle ogólne i niekonkretne, że w praktyce system ten może wprowadzić każdy przewoźnik. Przemawia za tym również fakt, iż system ten znajduje zastosowanie wobec wszystkich kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym (art. 17 ustawy o czasie pracy kierowców). Niewątpliwą wadą systemu zadaniowego jest konieczność ustalania przez pracodawcę zadań przewozowych dla kierowcy w takim wymiarze, aby były one możliwe do wykonania w ramach 8-godzinnej normy dobowej oraz przeciętnie 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy, a ponadto z uwzględnieniem przepisów regulujących prawo do przerw przeznaczonych na odpoczynek oraz okresów odpoczynku. Obowiązek ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 marca 2006 r. (sygn. akt II PK 165/05, OSNP 2007/5-6/69), uznając, że na pracodawcy ciąży obowiązek dokumentowania, a następnie wykazania w sporze, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy. Jednorazowe określenie zadań jest w praktyce niewykonalne w przypadku kierowców wykonujących przewozy towarowe, o ile nie obsługują oni stałych kursów pomiędzy tymi samymi miejscami. Z kolei w przypadku regularnej obsługi stałych linii nie ma możliwości określenia rozkładu czasu pracy przez kierowcę, który musi w takich okolicznościach dostosować się do planu narzuconego przez pracodawcę. To z kolei przeczy istocie zadaniowego czasu pracy, w którym kierowca powinien mieć swobodę decydowania o kolejności i czasie realizacji przydzielonych zadań.

Istotną wadą systemu zadaniowego jest również mylne przekonanie, że wyłącza on ryzyko wystąpienia pracy w nadgodzinach. Z przywołanego wyżej wyroku wynika bowiem, że w razie sporu to na pracodawcy ciąży udowodnienie, że powierzone kierowcy zadania były możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w postanowieniu z 7 grudnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 427/99, OSNP 2001/8/274), uznając, że warunkiem stosowania zadaniowego czasu pracy u kierowców w transporcie międzynarodowym jest m.in. takie określenie zadań, by ich wykonanie było możliwe w ramach norm czasu pracy. W praktyce oznacza to, że jeśli powierzone kierowcy zadania będą od niego wymagały regularnego przekraczania norm czasu pracy, np. wykonywania jej powyżej 8 godzin na dobę lub w wymiarze wyższym niż przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, ma on prawo do wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał bowiem w swoim orzecznictwie, iż samo nazwanie czasu pracy zadaniowym nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w nadgodzinach (por. wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99, OSNP 2000/22/810).

Pracodawca zatrudniający 4 kierowców rozwożących towar do okolicznych hurtowni w ramach systemu zadaniowego zwolnił dyscyplinarnie jednego z nich, gdy przyłapał go na sprzedaży paliwa pochodzącego ze zbiornika służbowego pojazdu. Do czasu zatrudnienia nowego kierowcy rozdzielił zadania realizowane przez zwolnionego pracownika między pozostałych kierowców, co spowodowało przekraczanie przez nich dobowej normy czasu pracy oraz konieczność wykonywania zadań również w wolne soboty.

W takim przypadku mimo stosowania systemu zadaniowego, kierowcy mają prawo do wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny, gdyż przydzielone im zadania nie były obiektywnie możliwe do wykonania w ramach obowiązujących norm czasu pracy.

Przepis art. 17 ustawy o czasie pracy kierowców nie zawiera regulacji dotyczących maksymalnej długości okresu rozliczeniowego, obowiązującego w ramach systemu zadaniowego. W praktyce oznacza to, że może on wynosić do 4 miesięcy, zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 12 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców.

Stosowanie zadaniowego systemu czasu pracy nie wyłącza obowiązku przestrzegania regulacji dotyczących przerw w prowadzeniu pojazdu i czasie pracy, odpoczynków dziennych i tygodniowych czy doby pracowniczej. Tak więc ograniczenia czasu pracy będą podobne jak w innych systemach czasu pracy.

System równoważny

Wzrost popularności równoważnego czasu pracy wynika z faktu, iż od 1 stycznia 2012 r. do art. 15 ustawy o czasie pracy kierowców regulującego ten system czasu pracy wprowadzono ust. 6, z którego wynika, że kierowcom zatrudnionym w tym systemie przy przewozie rzeczy nie trzeba układać rozkładów czasu pracy. Przed tą datą inspekcja pracy twierdziła, że w razie braku odmiennych regulacji ustawowych kierowcom wykonującym przewozy towarowe w ramach równoważnego czasu pracy, należało układać rozkłady na cały okres rozliczeniowy z góry. Wykładnię tę przedstawiono w stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie ustalania rozkładów czasu pracy przy przewozach rzeczy (nr pisma: GNP 302/4560-184/07), w którym uznano, że skoro przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy jest możliwe jedynie w ramach rozkładu czasu pracy, to w razie braku przepisu określającego jego długość, powinien on obejmować cały okres rozliczeniowy. Był to więc wyjątek od ogólnej zasady, zgodnie z którą rozkłady czasu pracy nie są wymagane przy przewozach rzeczy, uzasadniany jedynie naturą systemu równoważnego.

Taka wykładnia prawa powodowała, że formalnie przedsiębiorcy stosujący do kierowców wykonujących przewóz rzeczy system równoważny, musieli planować im fikcyjne grafiki, które często nie miały związku z faktycznym czasem pracy w ramach polecanych na bieżąco zadań. Niejednokrotnie plany pracy przewidywały pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie z wyłączeniem sobót, niedziel i świąt. Z kolei ich wykonanie, czyli ewidencja czasu pracy wykazywała znaczne odstępstwa od tych założeń, wynikające z faktu, iż przedsiębiorcy transportowi nie mieli fizycznej możliwości zaplanowania kierowcom pracy na 3 lub nawet 4 miesiące naprzód. Dostrzegł to ustawodawca, decydując się na wprowadzenie do ustawy omawianej zmiany, dzięki której wykładnia prezentowana przez GIP w omawianym stanowisku utraciła aktualność. Brak obowiązku tworzenia harmonogramów rodzi jednak kolejny problem, gdyż w razie kontroli czasu pracy inspektor PIP nie ma materiału porównawczego dla ewidencji czasu pracy, co wyłącza możliwość ustalenia przekroczeń normy dobowej. Jako nadgodziny w dobie inspektorzy zakwalifikują jedynie przypadki przekroczenia maksymalnego, 12-godzinnego przedłużonego wymiaru czasu pracy, co przełoży się na wzrost liczby przekroczeń normy średniotygodniowej, rekompensowanych zawsze 100% dodatkiem do normalnego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to wzrost kosztów zatrudnienia.

Wyjściem z sytuacji może być wprowadzenie tzw. mini grafików, czyli harmonogramów obejmujących kilka najbliższych dni lub np. jedno zadanie przewozowe. Dzięki takim dokumentom pracodawca będzie mógł wykazać, że w niektórych dobach planował kierowcy np. 8 czy 10 godzin pracy, co umożliwi zakwalifikowanie części nadgodzin jako przekroczeń dobowych, rekompensowanych, co do zasady, 50% dodatkiem do normalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca stosujący w praktyce mini grafiki otrzyma możliwość kontroli liczby przepracowanych przez poszczególnych kierowców godzin jeszcze w trakcie okresu rozliczeniowego, co pozwoli lepiej gospodarować ich czasem pracy. Dzięki wglądowi w plany pracy poszczególnych kierowców może bowiem określić stopień realizacji wymiaru czasu pracy, redukując liczbę wypracowywanych nadgodzin oraz przypadki niedopracowania wymiaru wskutek nierozplanowania wszystkich godzin.

Zaletą płynącą z wprowadzenia systemu równoważnego jest możliwość polecania do 12 godzin pracy w dobie bez ryzyka konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z nadgodzinami. Jest to rekompensowane skróconym wymiarem czasu pracy w innych dobach lub udzielaniem dodatkowych dni harmonogramowo wolnych od pracy. Możliwość planowania wymiaru równego normie (8 godzin) lub nawet niższego od niej jest równie istotną zaletą omawianego systemu. Dzięki temu pracodawca zyskuje bowiem możliwość idealnego dopasowania czasu pracy w poszczególnych dobach do przewidywanej liczby godzin niezbędnych do realizacji zaplanowanego zadania. Podnosi to niewątpliwie efektywność pracy i stopień wykorzystania czasu pracy, a ponadto ogranicza przypadki nadgodzin do sytuacji niemożliwych do przewidzenia na etapie układania harmonogramu.

W ramach systemu równoważnego obowiązuje, co do zasady, miesięczny okres rozliczeniowy, który w uzasadnionych przypadkach może być jednak przedłużony do 3 miesięcy, a w przypadku prac uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy.